لا يمكن فتح مصدر البيانات أثناء الدمج. استخدام Excel كمصدر بيانات لعملية الدمج. أمثلة على العمل مع الحقول

تتكون عملية الدمج من عدة مراحل.

المرحلة 1. إعداد بيانات جدول البيانات

يجب أن يستوفي الجدول المراد دمجه متطلبات معينة:

• يجب ألا تكون هناك خلايا مدمجة في الجدول. سيكون من الأدق أن نقول هذا: إذا كانت هناك خلايا مدمجة في الجدول، فيجب أن تكون مستعدًا لحقيقة أنه أثناء التصدير سيتم إلغاء الدمج، وبالتالي سيتم تشكيل صفوف و/أو أعمدة فارغة إضافية، والتي يمكن أن تعطل هيكل الجدول. بشكل عام الخلايا المندمجة شريرة :)
• يجب أن تحتوي جميع الأعمدة على أسماء فريدة لاستخدامها عند الدمج. إذا كان الجدول يفتقد الصف الأول الذي يحتوي على أسماء الأعمدة، فسيتم استبداله بالصف الأول من البيانات، مما يعني أنه لن يشارك في التوزيع.

على سبيل المثال، لنأخذ طاولة مع قائمة عملاء نادي اللياقة البدنية الممتاز.

المرحلة 2. تحضير قالب مستند Word

في هذه المرحلة، يتم إنشاء مستند في محرر النصوص Word والذي سيتم تضمين بيانات جدول البيانات فيه في المستقبل. يعد نص هذا المستند جزءًا مشتركًا لجميع المراسلات البريدية.

لنفترض أننا نخطط لإرسال رسائل إعلام إلى جميع العملاء الذين تنتهي صلاحية بطاقة النادي الخاصة بهم الشهر المقبل.

سيكون نص الرسالة هو نفسه باستثناء العنوان ورقم بطاقة النادي وتاريخ انتهاء الصلاحية. سيتم استيراد هذه البيانات من جدول بيانات Excel (مظلل باللون الأزرق)

وبالتالي، في هذه المرحلة، تتم طباعة النص المشترك لجميع الحروف في مستند Word.

لمزيد من العمل المريح أثناء الدمج، يوصى بتعيين المعلمة تظليل المجالإلى موقع دائماًلتمييز حقول الدمج المدرجة عن النص العادي. عند التمكين، تظهر الحقول بخلفية رمادية. وبطبيعة الحال، لا تتم طباعة هذه الخلفية.

المرحلة 3. معالج دمج MS Word في العمل

افتح ملف الرسالة في برنامج MS Word.

أسهل طريقة لدمج البيانات هي اتباع معالج الدمج. في الإصداراتبعد وورد 2003 يبدأ معالج الدمجعبر زرابدأ الدمجعلى علامة التبويب النشرات الإخبارية

في الإصدارات قبل Word2007 يجب عليك تنفيذ أمر القائمةالخدمة - الرسائل والمراسلات - الدمج.وبالإضافة إلى ذلك، لعملية أكثر ملاءمةالإصدارات قبل Word2007، يمكنك عرض شريط أدوات دمج المراسلات

مرة أخرى، يرجى ملاحظة أن نموذج الرسالة يحتوي فقط على نص مشترك بين جميع الحروف، لذلك يبدو الاستئناف نحن نحترمك!، ورقم البطاقة والتاريخ مفقودان.

يعمل معالج الدمج في 6 خطوات.

الخطوة 1:حدد نوع المستند المراد إرساله، في حالتنا حروف
	الخطوة 2:حدد المستند الذي سيتم إنشاء المراسلات على أساسه؛ يمكن أن يكون مستندًا حاليًا مفتوحًا أو قالبًا أو مستندًا موجودًا. عند اختيار الخيار عينةأو الوثيقة الموجودةيصبح من الممكن تحديد الملف المطلوب في Explorer. نحن نختار الوثيقة الحالية
الخطوه 3:حدد المستلمين. في حالتنا، سيكون مصدر البيانات عبارة عن جدول Excel، لذا حدد الخيار باستخدام قائمة. ثم باستخدام الزر مراجعة...حدد الملف المطلوب في Explorer
		بعد تحديد ملف، يتم فتح مربع حوار يتضمن الجدول المحدد. إذا كنا بحاجة إلى كافة السجلات، فانقر على الفور فوق "موافق". إذا لزم الأمر، يمكنك فرز القائمة أو تصفية السجلات المطلوبة أو العثور عليها باستخدام الأوامر المناسبة. إن إمكانيات التصفية والبحث هنا، بالطبع، أضعف بكثير مما هي عليه في Excel، ولكن يمكنك إجراء تحديد بسيط باستخدام قيم نصية أو رقمية. بالإضافة إلى ذلك، من الممكن تحديد المشاركات للتوزيع يدويًا باستخدام مربعات الاختيار :) في حالتنا، نحن بحاجة إلى تعيين مرشح حسب المجال النشرة الإخباريةحسب القيمة "نعم" (تظهر القيمة "نعم" في الجدول إذا انتهت صلاحية بطاقة النادي الشهر المقبل). يمكن ضبط عامل التصفية من خلال النقر على اسم الحقل واختيار "نعم"، أو استخدام رابط التصفية في نفس مربع الحوار
الخطوة 4:أدخل الحقول المطلوبة في المستند. قبل اختيار أحد الخيارات التي يقدمها المعالج، يجب عليك وضع المؤشر في النص الذي تريد إدراج البيانات فيه. إذا نسيت القيام بذلك، فلا بأس، يمكن إدراج الحقول في أي مكان في المستند ثم نقلها. وفي حالتنا نضع المؤشر بعد كلمة "الاحترام" قبل علامة التعجب. وبما أننا بحاجة إلى حقول منفصلة، ​​فإننا نختار عناصر اخرى...
		يتم فتح مربع حوار للسماح لك بتحديد حقول الدمج. حدد حقلاً اسم، يضعط إدراج، نفس الشيء بالنسبة للميدان اسم العائلة. إغلاق النافذة إدراج حقول الدمجوإضافة مسافات بين الحقول المدرجة. إذا كانت المعلمة تظليل المجالتعيين على الموقف دائماً، ستكون الحقول المدرجة مرئية بوضوح على الخلفية الرمادية. ضع المؤشر بعد الرقم، وانقر على الرابط مرة أخرى عناصر اخرى...، يختار رقم بطاقة النادي - إدراج. أدخل الحقل بنفس الطريقة تاريخ إنتهاء البطاقة بالإضافة إلى الحقول المذكورة أعلاه، يجب عليك إدخال نهاية الطلب ذ، والذي يعتمد على قيمة الحقل أرضية. للقيام بذلك، سنستخدم حقلًا خاصًا يسمح لك بإدراج إحدى القيمتين اعتمادًا على البيانات. ضع المؤشر مباشرة بعد كلمة "الاحترام" ثم اضغط على الزر قواعدعلى علامة التبويب النشرات الإخباريةوحدد الخيار إذا...ثم...إلا. في الإصدارات السابقة لـ Word2007، يتم استدعاء زر مماثل أضف حقل كلمةويقع على شريط الأدوات الاندماج في مربع الحوار الذي يفتح، قم بتعيين المعلمات بعد الضغط على موافق نحصل على النتيجة
الخطوة 5:نقوم بعرض الحروف الناتجة باستخدام أزرار التنقل. في هذه الخطوة، يمكنك أيضًا تغيير قائمة المستلمين عن طريق تطبيق عامل تصفية أو إلغاء تحديد خانات الاختيار. وبما أننا طبقنا عامل التصفية مسبقًا، فقد بقي هناك 3 مستلمين.
		وبإلقاء نظرة فاحصة على النتيجة التي تم الحصول عليها، نرى أنها لا تلبي توقعاتنا تمامًا رقم بطاقة النادي بدلا من ذلك 001768 يتم عرضه كـ 1768 ، والتاريخ ليس مثل تاريخنا على الإطلاق: أولاً الشهر، ثم اليوم، على الرغم من أن كل شيء كان على ما يرام في جدول Excel. يمكن أن تنشأ نفس المشاكل عند استيراد الخلايا ذات الأرقام العشرية، وتنسيق العملة، وما إلى ذلك. الاستنتاج مخيب للآمال: عند الدمج، لا يتم الحفاظ على تنسيق الأرقام والتواريخ. ولكن هناك طريقة للخروج! إن حقول مستند Word التي يتم إدراج بياناتنا فيها هي تعليمات برمجية يمكن عرضها أولاً وتغييرها ثانيًا. لرؤية رمز الحقل، على سبيل المثال، مع رقم بطاقة النادي، يجب النقر بزر الماوس الأيمن عليه (RMB) وتحديد الأمر الرموز/قيم الحقل. نحصل على ما يلي ( مجال مدمج "M__club_card" } لن نقوم بتغيير الكود نفسه، ولكننا سنضيفه إلى التنسيق. سيكون مبدأ إضافة التنسيق واضحًا لأي شخص على دراية بسيطة بإنشاء تنسيق مخصص في Excel. للتأكد من أن الرقم يحتوي دائمًا على ستة أرقام، يجب أن يتكون التنسيق من ستة أصفار: ( مجال مدمج "M__club_card"\# "000000" ) . الآن انقر بزر الماوس الأيمن مرة أخرى على الحقل - تحديث الحقل، ونرى الرقم بالتنسيق المطلوب. نحن نفعل الشيء نفسه مع التاريخ.( MERGEFIELD "card_expiration_date" \@ "د. مم. YYYY " ) ونحصل على النسخة النهائية يمكنك قراءة المزيد حول رموز حقول Word في تعليمات Word أو على

لقد رأيت مؤخرًا صورة جامحة في إحدى المنظمات :)

كانت الشركة تنتقل إلى مبنى جديد - من منطقة موسكو إلى موسكو. نحن نتحدث بالتالي عن تغيير الشروط الأساسية لعقد العمل لجميع الموظفين. وبحسب الإجراء، يجب إخطار الموظفين بعدم التوقيع على الخطوة القادمة، ومن ثم يجب إبرام اتفاقيات إضافية لعقود عملهم مع الجميع. توظف المنظمة حوالي 1.5 ألف شخص، ويجب على قسم الموارد البشرية إعداد المستندات بشكل عاجل.

ماذا حدث بعد ذلك؟
يرسل رئيس قسم الموارد البشرية طلبًا إلى قسم تكنولوجيا المعلومات لوضع اللمسات الأخيرة على نظام شؤون الموظفين: تحتاج إلى إنشاء نماذج مطبوعة - إشعار واتفاقية إضافية. تجيب تكنولوجيا المعلومات بأن مثل هذا التعديل سيكلف عدة آلاف من اليورو، ولا يتم تضمين التكاليف في الميزانية، ومن بين أمور أخرى، من الممكن التنفيذ في موعد لا يتجاوز شهرين.

يرسل موظفو الموارد البشرية اللعنات إلى قسم تكنولوجيا المعلومات، ويذهبون إلى العمل في عطلات نهاية الأسبوع، ويتركون الأطفال الصغار في المنزل. إنجاز عمل خالد: تم إنشاء 3000 مستند في يومين! تمت إضافة الاسم وتفاصيل جواز السفر لكل موظف يدويًا إلى القالب، وهكذا 3000 مرة!

هل سيكونون قادرين على مسامحة أنفسهم على إضاعة وقتهم بشكل متواضع عندما يكتشفون ذلك التعاطي دمج المراسلاتقالب في برنامج Word مع جدول Excel يحتوي على بيانات شخصية، ويمكن القيام بذلك في حوالي عشرين دقيقة :)

الخطوة 1. قم بإنشاء قالب مستند في Word.

يتم تمييز البيانات التي ستتغير باللون الأحمر: الاسم الأخير والاسم الأول والعائلي والرقم وتاريخ عقد العمل والمنصب والقسم ونهايات الكلمات المحترمة والمستلمة حسب الجنس.

الخطوة 2. قم بإنشاء مصدر بيانات في Excel.

بعد أن قمنا بإعداد الدمج، سيقوم البرنامج باستبدال البيانات من المصدر في القالب. كل سطر هو وثيقة منفصلة.

الخطوة 3. ارجع إلى قالب المستند الذي أنشأناه في Word. يتعين علينا العمل مع علامة التبويب "Mailouts" ودراستها بعناية.

انقر فوق الزر "تحديد المستلمين"، وحدد خيار "استخدام القائمة الموجودة" وافتح مصدر البيانات (ملف Excel يحتوي على معلومات حول الموظفين).

في النافذة التالية، حدد ورقة الملف التي تحتوي على البيانات الضرورية.

الخطوة 4. ضع المؤشر في المكان الذي تريد إدراج البيانات فيه من المصدر في نص القالب، وانقر فوق الزر "إدراج حقل دمج" وحدد الحقل المطلوب.

هذا هو الشكل الذي يبدو عليه القالب الخاص بي بعد إدراج جميع حقول الدمج:

الخطوة 5. إنشاء قواعد تغير نهايات الكلمتين "عزيزي" و"مستلم" حسب جنس الموظف.

ضع المؤشر بعد نهاية الكلمة. انقر فوق الزر "القواعد" وحدد "إذا...ثم...آخر" في القائمة المنسدلة.

نكتب القاعدة: إذا كان الجنس أنثى - ف...، وإلا...

الخطوة 6. قم بتنسيق التواريخ.

إذا كنت قد استخدمت المراسلات (الدمج) من قبل، فمن المحتمل أنك واجهت حقيقة أن التواريخ المنقولة من Excel تبدو مختلفة تمامًا في Word. على سبيل المثال، بدلاً من 19/06/2012، من المرجح أن ترى 19/06/2012؛ ومن غير المرجح أن تناسبك هذه النتيجة.

هناك طرق مختلفة لحل هذه المشكلة، وسوف نستخدم الطريقة الأسهل والأكثر ملاءمة.

لنضغط على تركيبة المفاتيح Alt+F9، الآن يمكننا رؤية رموز حقول الدمج.

داخل كود حقل Contract_Date، نضع شرطة مائلة عكسية قبل قوس الإغلاق المتعرج، وبعدها مفتاح التنسيق:
(ميرجفيلد "تاريخ_العقد" \@ "DD.MM.YYYY" }
@ - تعيين التاريخ، "DD.MM.YYYY" - مفتاح تنسيق التاريخ للنموذج 19.06.2012 .
يمكنك استخدام أي تنسيق آخر. على سبيل المثال، بحيث يبدو التاريخ 19 يونيو 2012، استخدم المفتاح \@ "DD MMMMM YYYY".

للخروج من وضع تحرير التعليمات البرمجية، اضغط على Alt+F9 مرة أخرى.

الخطوة 7. انقر على زر "عرض النتائج" للتحقق مما حدث.

الخطوة 8. تحرير قائمة الموظفين.

من خلال النقر على زر "تحرير قائمة المستلمين"، يمكنك استبعاد الإدخالات الفردية من القائمة، أو التحقق من التكرارات، أو تعيين الفرز أو عوامل التصفية.

يجب أن تولي اهتمامًا خاصًا للفرز حتى لا تضطر إلى إضاعة الوقت في فرز المستندات بعد طباعتها. من الأفضل الفرز حسب أسماء الموظفين أو أسماء الأقسام.

الخطوة 8. أكمل عملية الدمج.

انقر فوق الزر "بحث ودمج". إذا قمت بتحديد خيار طباعة المستندات، فسيتم إرسال المستندات مباشرة إلى الطابعة. إذا كنت بحاجة إلى مراجعة المستندات وإجراء تعديلات قبل الطباعة، فحدد "تحرير المستندات الفردية".

سيتم إنشاء ملف Word منفصل بنتائج الدمج.

مستعد! استمتع بالوقت الذي توفره!

تحديث ردا على التعليق alexey_lao :
باستخدام ماكرو بسيط، يمكنك حفظ كل مستند كملف منفصل.

نقوم بحفظ القالب الخاص بنا كملف بالملحق .docm (ملف Word مع دعم الماكرو).

اضغط على تركيبة المفاتيح Alt+F8 (استدعاء نافذة الماكرو).

في النافذة التي تفتح، قم بتعيين "اسم" الماكرو (على سبيل المثال، SaveFiles) وحدد ملفنا باستخدام القالب في القائمة المنسدلة "وحدات الماكرو من" (أفضل إنشاء وحدات ماكرو مباشرة في الملف بحيث تكون العمل حتى عندما يكون الملف مفتوحًا على كمبيوتر آخر). انقر فوق الزر "إنشاء".

في المكان الذي يومض فيه المؤشر، اكتب رمز الماكرو:

Dim DocNum كعدد صحيح
بالنسبة لـ DocNum = 1 إلى ActiveDocument.MailMerge.DataSource.Reco rdCount
ActiveDocument.MailMerge.DataSource.Acti veRecord = DocNum
مع ActiveDocument.MailMerge
.Destination = wdSendToNewDocument
.SuppressBlankLines = صحيح
مع مصدر البيانات
.FirstRecord = ActiveDocument.MailMerge.DataSource.Acti veRecord
.LastRecord = ActiveDocument.MailMerge.DataSource.Acti veRecord
انتهت ب
.تنفيذ الإيقاف المؤقت:=خطأ
انتهت ب
مع ActiveDocument
.SaveAs FileName: = "C://Test/" & DocNumتنسيق الملف:=wdFormatXMLDocument
.يغلق
انتهت ب

بدلاً من C://Test/، أدخل عنوان المجلد الذي تريد حفظ المستندات فيه.
نغلق نافذة محرر Visial Basic ونعود إلى وثيقتنا بالقالب.

اضغط على Alt+F8 مرة أخرى، وحدد ماكرو SaveFiles في القائمة وانقر فوق الزر "Run".

بينما يقوم الكمبيوتر بإنشاء وحفظ كل مستند على حدة، يمكنك تناول فنجان من القهوة وقطعة من الكعك. أو اذهب إلى المنزل للنوم إذا كان هناك أكثر من بضع مئات من المستندات :)

يمكنك تنزيل الملفات مع الأمثلة هنا:
http://hrexcel.ru/download/excel4hr_istochnik_dannyh.xlsx
http://hrexcel.ru/download/excel4hr_shablon.docx

تجربة!

أنت الآن بحاجة إلى إنشاء مصدر بيانات دمج (العناوين والأسماء الأخيرة لمستلمي البريد الإلكتروني).

1. في القسم حدد المستلميننافذة او شباك الاندماججزء المهام، حدد إنشاء قائمة(الشكل 8.6).

أرز. 8.6. نافذة او شباك حدد المستلمينسادة الاندماج

2. انقر على الأمر يخلقفي الفصل إنشاء قائمة. سيتم فتح مربع حوار كما هو موضح في الشكل. 8.7.

مصدر بيانات الدمج عبارة عن قاعدة بيانات تتكون من سجلات، بناءً على كل منها سيتم إنشاء نسخة محددة من الرسالة باستخدام المستند الرئيسي. كافة السجلات لها نفس حقول البيانات.

تم إدراج بعض الحقول الأكثر شيوعًا مسبقًا في نافذة إنشاء مصدر البيانات. يمكنك إزالة الحقول غير الضرورية من قاعدة البيانات وإضافة الحقول الخاصة بك.

أرز. 8.7. إنشاء مصدر بيانات

عناصر القسم الأخرى حدد المستلمينتسمح لك بتحديد قاعدة بيانات موجودة، تم إنشاؤها مسبقًا في Word أو في تطبيق مثل Access، أو دفتر العناوين كمصدر بيانات.

ملحوظةلا يؤثر وجود حقول إضافية في مصدر البيانات على نتيجة الدمج بأي شكل من الأشكال، ولكنه يؤدي إلى إبطاء البرنامج.

3. انقر فوق الزر إعدادات. سيتم فتح مربع حوار كما هو موضح في الشكل. 8.8.

4. قم بتمييز أحد العناصر جاذبية.

5. انقر فوق الزر يمسحمسح الحقل المميز.

أرز. 8.8. إعداد حقول مصدر البيانات

أرز. 8.9. نافذة الحوار دمج المستلمين

6. كرر الخطوتين 4 و5، وقم بإزالة كافة الحقول باستثناء الاسم. اسم العائلة, منظمة, العنوان 1و فِهرِس.

7. انقر فوق الزر نعم.

8. انقر فوق الزر يغلقنوافذ الحوار.

9. في مربع الحوار لحفظ المستند الذي يفتح، أدخل اسم الضيوف وانقر على الزر يحفظ. الصورة الموضحة في الشكل. 8.9 مربع الحوار دمج المستلمين، والذي لا يوجد لديه أي إدخالات حاليا.

10. سيكون عليك بالتأكيد إدخال المعلومات في مصدر البيانات في مرحلة ما. انقر فوق الزر يتغير...للقيام بذلك الآن. سيتم فتح نموذج إدخال البيانات. دعونا نضيف بعض الإدخالات. لاحقًا، سيقوم الدمج بإنشاء عدد نسخ من المستند الرئيسي تمامًا مثل عدد السجلات الموجودة في مصدر البيانات.

11. املأ حقول النموذج.

12. لإضافة إدخال آخر، انقر فوق الزر قم بإنشاء إدخال.

13. أدخل بعض الإدخالات الإضافية، مع نقل المعلومات الواردة في الجدول إليها. 8.1.

الجدول 8.1. دمج مصدر البيانات

14. انقر على الزر يغلقلحفظ قاعدة البيانات ثم على الزر نعمنافذة او شباك المستلمون.

ملحوظةلتغيير معلومات مصدر البيانات، انقر فوق في شريط الأدوات الاندماجعلى الزر المستلمونثم في نافذة الحوار التي تفتح - على الزر يتغير. سيتم فتح نموذج مصدر البيانات. للتنقل عبر السجلات المصدر، استخدم الأزرار أولاً, خلف, إلى الأمام, آخرفي أسفل النموذج.

أرز. 8.10. شريط الأدوات الاندماج

7 المحاضرة رقم 8

دمج المستندات.

يتم استخدام دمج البريد عندما تحتاج إلى إنشاء مجموعة من المستندات، مثل تسميات العناوين أو الرسائل الموجودة على الورق ذي الرأسية، والتي يتم إرسالها إلى عدد كبير من العملاء. يحتوي كل حرف أو ملصق على معلومات عامة وفردية. على سبيل المثال، يجب أن يخاطب الخطاب العميل بالاسم الأخير. تأتي المعلومات الفردية لكل حرف أو ملصق من مصدر بيانات.

تتكون عملية الدمج من عدة خطوات عامة.

إعداد الوثيقة الرئيسية. يحتوي المستند الرئيسي على نصوص ورسومات مشتركة بين كافة إصدارات المستند الرئيسي، مثل عنوان المرسل أو التحية على الورق ذي الرأسية.

ربط مستند بمصدر بيانات. مصدر البيانات هو ملف يحتوي على معلومات يجب إدراجها في المستند، مثل أسماء وعناوين مستلمي الرسالة.

قم بتحسين قائمة المستلمين أو العناصر. يقوم Microsoft Office Word بإنشاء نسخة من المستند الرئيسي لكل عنصر أو سجل في ملف البيانات.

إضافة عناصر نائبة نصية (حقول دمج) إلى مستند عند الدمج، تتم تعبئة حقول الدمج ببيانات من ملف البيانات.

معاينة الدمج وإكماله يمكنك معاينة كل نسخة قبل طباعة مجموعة نسخ المستند بالكامل.

يتم استخدام أوامر التبويب للدمج مع البريد النشرات الإخبارية.

يمكنك أيضًا الدمج باستخدام جزء المهام الاندماج، والذي يسمح لك بتنفيذ العملية بأكملها خطوة بخطوة. لاستخدام جزء المهام، في مجموعة ابدأ الدمجعلى علامة التبويب النشرات الإخباريةحدد العنصر ابدأ الدمج، ثم أشر معالج الدمج خطوة بخطوة.

إعداد الوثيقة الرئيسية

قم بتشغيل تطبيق Word.

بشكل افتراضي، يتم فتح مستند فارغ. دعها تبقى مفتوحة. إذا قمت بإغلاقه، فلن تكون الأوامر التي تحتاج إلى تنفيذها في الخطوة التالية متاحة بعد الآن.

على علامة التبويب بريدفي مجموعة الاندماجاختر فريق ابدأ الدمج.

انقر فوق نوع المستند الذي تريد إنشاءه.

على سبيل المثال، يمكنك إنشاء أنواع المستندات التالية.

مجموعة من المغلفاتعناوين الإرجاع الموجودة على كافة المظاريف هي نفسها، ولكن عنوان المستلم فريد في كل حالة. حدد عنصر المغلفاتوعلى علامة التبويب خيارات المغلفصندوق المحادثة خيارات المغلفيرجى الإشارة إلى تفضيلاتك فيما يتعلق بحجم المظروف وتنسيق النص.

مجموعة من ملصقات العناوينيحتوي كل ملصق على اسم وعنوان فريد من نوعه. حدد عنصر ملصقاتوفي مربع الحوار خيارات الملصقتشير إلى نوع الملصق الذي تحتاجه.

مجموعة من المستندات على ترويسة أو رسائل البريد الإلكترونيالمحتوى الأساسي لجميع الرسائل أو الرسائل هو نفسه، ولكن تحتوي كل منها على معلومات مخصصة لمستلم معين، على سبيل المثال الاسم أو العنوان أو بعض المعلومات الأخرى. لإنشاء هذه الأنواع من المستندات، حدد حروفأو رسائل البريد الإلكتروني.

الدليل أو المجلديعرض كل عنصر نفس نوع المعلومات، مثل الاسم أو الوصف، ولكنها فريدة لكل عنصر. انقر فهرسلإنشاء هذا النوع من المستندات.

استئناف الاندماج

إذا كنت بحاجة إلى مقاطعة عمل الدمج، فيمكنك حفظ المستند الرئيسي واستئناف الدمج لاحقًا. يقوم Microsoft Office Word بحفظ مصدر البيانات والبيانات الميدانية. إذا استخدمت جزء المهام الاندماجسيعود Word إلى النقطة التي تريد استئناف الدمج فيها.

عندما تصبح جاهزًا لاستئناف عملية الدمج، افتح المستند.

سيطلب منك Word تأكيدًا لفتح المستند، والذي سيقوم بتشغيل أمر SQL.

بما أن هذا المستند متصل بمصدر بيانات، انقر فوق نعم. يظهر نص المستند مع كافة الحقول المدرجة.

ربط مستند بمصدر بيانات

لإجراء دمج البيانات في مستند رئيسي، يجب عليك توصيل المستند بمصدر بيانات أو ملف بيانات.

اختيار ملف البيانات

على علامة التبويب بريدفي مجموعة الاندماجاختر فريق حدد المستلمين.

اتبع الخطوات التالية:

افتح مستند مايكروسوفت وورد. يجب أن يحتوي هذا المستند على جدول واحد. يجب أن يحتوي الصف الأول من الجدول على العناوين، ويجب أن تحتوي الصفوف المتبقية على الإدخالات التي يجب تضمينها في المستند المركب. يمكنك أيضًا استخدام مصدر بيانات رأس كمصدر بيانات (مصدر بيانات الرأس. مستند يحتوي على صف رأس (أو سجل) يُستخدم لدمج مصدر البيانات المحدد مع مستند الدمج الرئيسي.).

تحسين قائمة المستلمين أو العناصر

إذا كنت تتصل بملف بيانات محدد، فقد لا ترغب في نقل بيانات جميع سجلات ملفات البيانات إلى المستند الرئيسي.

للحد من قائمة المستلمين أو استخدام مجموعة فرعية من عناصر ملف البيانات، اتبع الخطوات التالية:

على علامة التبويب بريدفي مجموعة الاندماجاختر فريق تحرير القائمة.

في مربع الحوار دمج الوجهات

اختيار السجلات الفرديةتكون هذه الطريقة مفيدة للغاية إذا كانت القائمة قصيرة. حدد خانات الاختيار الموجودة بجانب هؤلاء المستلمين الذين يجب تضمينهم في القائمة، وقم بإلغاء تحديد خانات الاختيار الموجودة بجانب هؤلاء المستلمين الذين يجب استبعادهم من القائمة.

إذا كنت تعلم أنك تريد تضمين بعض السجلات فقط في المستند الرئيسي، فيمكنك إلغاء تحديد خانة الاختيار الموجودة في شريط العنوان ثم تحديد السجلات التي تريدها فقط. وبالمثل، إذا كنت تريد تضمين معظم القائمة في مستندك، فحدد خانة الاختيار في شريط العنوان، ثم قم بإلغاء تحديد الإدخالات التي لا تريد تضمينها.

فرز الإدخالاتانقر فوق رأس عمود العنصر الذي تريد الفرز حسبه. يتم فرز القائمة أبجديًا تصاعديًا (من الألف إلى الياء).

تصفية الإدخالاتتكون هذه الميزة مفيدة إذا كانت القائمة تحتوي على إدخالات لا تريد رؤيتها أو تضمينها في المستند الرئيسي.

إضافة عناصر نائبة للنص (حقول الدمج) إلى مستند

بعد توصيل المستند الرئيسي بملف البيانات، يمكنك إدخال نص المستند وإضافة عناصر نائبة للنص للإشارة إلى المكان الذي يجب أن تظهر فيه البيانات الفريدة في كل نسخة من المستند.

تسمى العناصر النائبة للنص، مثل العنوان أو التحية، بحقول الدمج. تتوافق الحقول الموجودة في Word مع عناوين الأعمدة المميزة في ملف البيانات.

تمثل أعمدة ملف البيانات فئات البيانات. الحقول المضافة إلى المستند الرئيسي هي عناصر نائبة نصية لهذه الفئات.

تمثل خطوط ملف البيانات سجلات البيانات. عند إجراء عملية دمج المراسلات، يقوم Word بإنشاء نسخة من المستند الرئيسي لكل سجل.

عند وضع حقل في المستند الرئيسي، فهذا يعني ضمنيًا أن فئة معينة من البيانات، مثل اسم العائلة أو العنوان، يجب أن تظهر في موقعها.

ملحوظة.عند إدراج حقل دمج في المستند الرئيسي، يتم وضع اسم الحقل دائمًا بين قوسين مزدوجين (""). في المستندات المركبة، لا يتم استخدام هذه الأقواس للتأكيد. إنها تسمح لك فقط بتمييز الحقول الموجودة في المستند الرئيسي عن النص العادي.

ماذا يحدث أثناء الاندماج

عند الدمج، تحل البيانات الموجودة في الصف الأول من ملف البيانات محل الحقول الموجودة في المستند الرئيسي، وبالتالي تشكل المستند المركب الأول. تحل البيانات الموجودة في الصف الثاني من ملف البيانات محل الحقول لتكوين مستند مركب ثانٍ، وهكذا.

أمثلة على العمل مع الحقول

يمكنك إضافة أي عنوان عمود من ملف البيانات إلى المستند الرئيسي كحقل. يمنحك هذا بعض المرونة عند إنشاء الترويسة والتسميات ورسائل البريد الإلكتروني والمستندات المركبة الأخرى.

يمكنك دمج الحقول وفصلها باستخدام علامات الترقيم. على سبيل المثال، لإنشاء عنوان دقيق، تحتاج إلى إدراج الحقول التالية في المستند الرئيسي:

"الاسم الاول الاسم الاخير"

"البيت والشارع"

"المدينة"، "المنطقة"، "الرمز البريدي"

بالنسبة لحالات الاستخدام الشائع، مثل كتل العناوين أو سطور الترحيب، يوفر Word حقولاً معقدة — وهي مجموعة من الحقول المتعددة. الأمثلة مذكورة أدناه.

حقل كتلة العنوان عبارة عن مزيج من عدة حقول، بما في ذلك الاسم الأول واسم العائلة والمنزل والشارع والمدينة والرمز البريدي.

قد يشتمل حقل سطر الترحيب على حقل اسم واحد أو أكثر، اعتمادًا على كلمات الترحيب المستخدمة.

ويمكن تخصيص محتوى كل حقل من الحقول المعقدة وفقًا لذلك. على سبيل المثال، يمكنك اختيار اسم رسمي للعنوان (السيد أندريه ألفيروفيتش جونيور)، واستخدام "من أجل" بدلاً من "عزيزي" في عنوانك.

تعيين حقول الدمج إلى ملف بيانات

للتأكد من أن Word سيعثر على عمود في ملف البيانات يتوافق مع كل عنوان أو عنصر ترحيب، يجب تعيين حقول دمج المراسلات في Word إلى الأعمدة الموجودة في ملف البيانات.

لمطابقة الحقول، حدد اختيار المجالفي مجموعة إنشاء مستند وإدراج الحقولعلى علامة التبويب النشرات الإخبارية.

سوف يظهر صندوف حوار اختيار المجال.

تظهر عناصر الخطاب والتحية على اليسار. تظهر عناوين الأعمدة من ملف البيانات على اليمين.

يبحث Word عن العمود المناسب لكل عنصر. يوضح الرسم التوضيحي أن Word عثر تلقائيًا على تطابق للعمود اسم العائلةحقل ملف البيانات اسم العائلة. لكنه لم يتمكن من مقارنة العناصر الأخرى مع بعضها البعض. وبشكل خاص، من ملف البيانات هذا، لم يعثر Word على تطابق للحقل اسم.

في القائمة الموجودة على اليمين، يمكنك تمييز عمود ملف البيانات المطابق للعنصر الموجود على اليسار. الآن يوضح الرسم التوضيحي أن العمود اسميطابق المجال اسم. لا يوجد شيء خاطئ في الحقول جاذبية, معرف فريدو اسم العائلةلا يوجد تطابق. لا يحتاج المستند الرئيسي إلى استخدام كل حقل. إذا قمت بإضافة حقل لا توجد بيانات له في ملف البيانات، فسوف يظهر في المستند الرئيسي كعنصر نائب لنص فارغ - عادةً ما يكون سلسلة فارغة أو حقل مخفي.

إدخال المحتوى وإضافة الحقول

في المستند الرئيسي، انقر فوق المكان الذي تريد إدراج الحقل فيه.

استخدم المجموعة إنشاء مستند وإدراج الحقولعلى علامة التبويب النشرات الإخبارية.

أضف أيًا من العناصر التالية.

كتلة العنوان مع الاسم والعنوان البريدي وغيرها من المعلومات

حدد عنصر كتلة العنوان.

في مربع الحوار إدراج كتلة العنوانحدد عناصر العنوان وتنسيقات العرض التي تريدها، ثم انقر فوق نعم.

اختيار المجال، إذًا لم يتمكن Word من العثور على بعض المعلومات المطلوبة لكتلة العنوان. انقر فوق السهم المجاور (لا تطابق)

خط الترحيب

حدد عنصر خط الترحيب.

حدد تنسيق سطر التحية الذي يتضمن التحية والاسم وعلامة الترقيم التي تلي الاسم.

حدد نص سطر الترحيب للحالات التي لا يتوفر فيها اسم المستلم، على سبيل المثال، عندما لا يحتوي مصدر البيانات على الاسم الأول أو الأخير للمستلم ولكن اسم الشركة فقط.

انقر فوق الزر نعم.

إذا ظهر مربع حوار اختيار المجال، إذًا لم يتمكن Word من العثور على بعض المعلومات المطلوبة لسطر الترحيب. انقر فوق السهم المجاور (لا تطابق)، ثم قم بتمييز الحقل المقابل في مصدر البيانات الذي تريد دمجه.

الحقول الفردية

يمكن إدراج المعلومات من الحقول الفردية، مثل الاسم الأخير أو رقم الهاتف أو مبلغ مساهمة الجهة المانحة. لإضافة حقل من ملف بيانات إلى المستند الرئيسي بسرعة، انقر فوق السهم الموجود بجانب القائمة إدراج حقل البيانات، ثم حدد اسم الحقل.

لاستخدام المزيد من الخيارات عند إدراج حقول فردية في مستند، اتبع الخطوات التالية:

على علامة التبويب بريدفي مجموعة تسجيل وإضافة الحقولاختر فريق أدخل حقل الدمج.

في مربع الحوار إدراج حقل البياناتقم بتنفيذ أحد الإجراءات التالية.

لتحديد حقول العناوين التي ستتطابق تلقائيًا مع حقول مصدر البيانات حتى إذا كانت حقول مصدر البيانات لها أسماء مختلفة، حدد حقول العنوان.

لتمييز الحقول التي تستخدم البيانات دائمًا مباشرةً من عمود ملف البيانات، حدد حقول قاعدة البيانات.

في القائمة مجالاتانقر فوق الحقل المطلوب.

انقر فوق الزر إدراج، وثم يغلق.

إذا ظهر مربع حوار اختيار المجال، إذًا لم يتمكن Word من العثور على بعض المعلومات اللازمة لإدراج الحقل. انقر فوق السهم المجاور (لا تطابق)، ثم قم بتمييز الحقل المقابل في مصدر البيانات الذي تريد دمجه.

• الحقول المخصصة من قائمة جهات اتصال Outlook

الطريقة الوحيدة لتضمين حقول قائمة جهات الاتصال المخصصة في المستند الرئيسي هي بدء عملية دمج المراسلات من Outlook. تحتاج أولاً إلى تكوين عرض قائمة جهات الاتصال باستخدام تلك الحقول التي يجب استخدامها أثناء الدمج بالضبط. بعد هذا يمكنك البدء في الدمج. بمجرد إجراء كافة الإعدادات الضرورية، سيتم فتح Word تلقائيًا ويمكنك إكمال دمج البريد.

تنسيق نتائج الدمج

لتنسيق البيانات الموجودة في مستند، حدد حقل دمج البريد وقم بتنسيقه بنفس الطريقة التي تقوم بها بتنسيق أي نص آخر. يجب أن يتضمن التحديد علامات اقتباس مزدوجة ( « » ) المحيطة بالميدان.

معاينة وإكمال الدمج

بمجرد إضافة كافة الحقول إلى المستند الرئيسي، يمكنك معاينة نتائج الدمج. قبل اكتمال عملية الدمج فعليًا، يمكنك مراجعة المستندات المدمجة وإجراء التغييرات المناسبة إذا لزم الأمر.

للعرض، قم بأحد الإجراءات التالية في مجموعة عرض النتائجنوافذ التبويب النشرات الإخبارية :

انقر عرض النتائج.

تصفح كل صفحة مستند مركب على حدة باستخدام الأزرار الإدخال التاليو المنشور السابقفي مجموعة عرض النتائج.

عرض مستند محدد باستخدام الأمر ابحث عن المستلم.

استكمال عملية الدمج

يمكن طباعة مستندات متعددة أو تحريرها بشكل فردي. يمكن القيام بذلك لجميع المستندات أو لمجموعة فرعية من المستندات.

حدد ما إذا كنت تريد تحرير مجموعة المستندات بأكملها، أو النسخة المعروضة حاليًا فقط، أو مجموعة فرعية من المستندات المحددة بواسطة رقم سجل محدد. يحفظ Word النسخ التي تريد تحريرها كملف واحد، مفصولة بفواصل الصفحات.

حفظ الوثيقة الرئيسية

تذكر أنه يتم حفظ المستندات المركبة بشكل منفصل عن المستند الرئيسي. من المفيد إبقاء المستند الرئيسي منفصلاً لأنه قد يكون مفيدًا عند إجراء عمليات دمج لاحقة.

علمنا من مقال العدد السابق أن طريقة الدمج تتيح لك إنشاء مصدر بيانات باستخدام برنامج Word. في هذه المقالة، سننظر في كيفية الحصول على معلومات مصدر البيانات من جدول Excel.

يمكن استخدام مصدر البيانات في إصدارات Word 2000/2002/2003/2007، ولكن عملية إنشائه هي نفسها بالنسبة لجميع إصدارات Word. لذلك، دعونا نصف الخوارزمية لإنشاء مصدر البيانات:

1. افتح اكسل.
2. في الجدول الذي يظهر، في الخلية A1، أدخل اسم الحقل الأول (على سبيل المثال، بلد)، في B1 – الثاني (على سبيل المثال، فِهرِس) إلخ. (رسم بياني 1).

أرز. 1. جدول البيانات

باستخدام الجدولكلمة 2000/2002

1. افتح أو أنشئ مستندًا رئيسيًا في Word.
2. الاندماجزر ( دمج مربع الحوار).
3. الاندماجفي الخطوة الثانية حدد الزر يحصل بيانات،ومن القائمة - فتح مصدر البيانات(الصورة 2).

أرز. 2. القائمة المنسدلة فتح مصدر البيانات

1. في مربع حوار جديد فتح مصدر بياناتمن القائمة المنسدلة نوع الملفيختار كتبآنسةاكسل.
2. افتح الملف المحدد بالنقر فوق الزر يفتح.
3. في مربع الحوار الذي يظهر مايكروسوفتاكسل(الشكل 3) حدد النطاق أو الاسم.

أرز. 3. نافذة مايكروسوفتاكسل

الملف الناتج اكسللقد أصبح، كما كان، "مقيدًا" كمصدر بيانات، لذا يمكنك الآن إدراج حقول دمج في المستند الرئيسي، وكذلك دمج مصدر البيانات مع المستند الرئيسي كما هو موضح في المقالة السابقة.

قاعدة اختيار السجلات لتضمينها في عملية الدمج مع المستند الرئيسي

يمكن تضمين السجلات التي تستوفي معايير محددة معينة في عملية الدمج. يتم استخدام الروابط لتحديد السجلات أو, و.

لتعيين معايير الاختيار:

1. افتح المستند الرئيسي.
2. اختر من شريط الأدوات الاندماجزر ( دمج مربع الحوار).
3. في مربع الحوار الاندماجفي الخطوة الثالثة حدد الزر اختيار السجلات.

ونتيجة لذلك، سيظهر مربع حوار اختيار السجلات.

1. في علامة التبويب اختيار السجلاتصندوق المحادثة اختيار السجلاتفي العمود مجالمن القائمة المنسدلة، حدد اسم الحقل الذي سيتم تطبيق الشرط عليه.
2. في العمود المشغل أو العاملحدد عملية المقارنة.
3. في العمود معنىأدخل القيمة للمقارنة بها.
4. بعد تحديد كافة المعايير، أغلق النافذة اختيار السجلاتبالضغط على الزر نعم(الشكل 4) .

أرز. 4. النافذة اختيار السجلات

1. في مربع الحوار الاندماجانقر فوق الزر دمجأو على شريط الأدوات الاندماجاضغط الزر ( الدمج في مستند جديد).

باستخدام الجدولExcel كمصدر بيانات فيكلمة 2003

1. على القائمة خدمةاختر فريق الرسائل والمراسلات، ثم الأمر الاندماج.
2. في جزء المهام الذي يفتح الاندماج،باستخدام الزر إضافي،انتقل إلى المرحلة الثالثة من المعالج اختيار المستلم،ثم انقر فوق الأمر
3. ابحث عن ملف جدول بيانات Excel المطلوب وافتحه بالنقر المزدوج عليه.
4. تأكد من أن الصف الأول من البيانات يحتوي على رؤوس الأعمدة (هذه هي حقول الدمج) (الشكل 5).

أرز. 5. النافذة حدد الجدول

ملحوظة. فى الشباك دمج المستلمينيمكنك تحرير الإدخالات.

1. انتقل إلى الخطوة الرابعة، حدد الأمر
2. في مربع الحوار الذي يظهر أضف حقل دمج(الشكل 6) حدد حقلاً من القائمة، بعد وضع مؤشر الماوس أولاً في المكان الموجود في المستند الرئيسي حيث يجب أن يوجد حقل الدمج.

أرز. 6. مربع الحوار أضف حقل دمج

للالتزام بشأن من الضروري تحديد السجلات المراد تضمينها في عملية الدمج مع المستند الرئيسي في Word 2003،الانتقال إلى المرحلة الثالثة، حدد الأمر، وفي مربع الحوار دمج المستلمين(الشكل 7) قم بإلغاء تحديد مربع R للإدخال الذي لا ينبغي إرسال نص المستند الرئيسي إليه.

أرز. 7. مربع الحوار دمج المستلمين

باستخدام الجدولExcel كمصدر بيانات فيكلمة 2007

1. على علامة التبويب النشرة الإخباريةفي مجموعة الاندماجاختر فريق حدد المستلمين.
2. حدد (الشكل 8)، ابحث عن الملف المطلوب في مربع الحوار اختيار مصدر البياناتوافتحه.

أرز. 8. اختيار الفريق استخدام القائمة الموجودة

ملحوظة. بعد تحديد ملف، ستصبح أوامر علامة التبويب نشطة

1. انقر فوق تغيير قائمة الحقولعندما تتغير القائمة.
2. انقر فوق أدخل حقل الدمجوحدد حقلاً من القائمة، بعد وضع مؤشر الماوس أولاً في المكان الموجود في المستند الرئيسي حيث يجب أن يوجد حقل الدمج.

تحديد السجلات المراد تضمينها في عملية دمج البريد في Word 2007

1. في علامة التبويب النشرات الإخباريةفي مجموعة ابدأ الدمجيضعط حدد المستلمينواختر من القائمة المنسدلة استخدام القائمة الموجودة.
2. ابحث عن ملف جدول بيانات Excel المطلوب وافتحه بالنقر المزدوج عليه.
3. تأكد من أن الصف الأول من البيانات يحتوي على رؤوس الأعمدة (هذه هي حقول الدمج).
4. في علامة التبويب النشرات الإخباريةفي مجموعة ابدأ الدمجيختار تغيير قائمة المستلمين.

5. في مربع الحوار دمج المستلمين (الشكل 9)، قم بإلغاء تحديد مربع R للإدخال الذي لا تريد إرسال نص المستند الرئيسي إليه.

أرز. 9. نافذة دمج المستلمين

الفوائد الرئيسية لاستخدام Excel كمصدر بيانات لعملية الدمج

1. توفير الوقت، لأن ليست هناك حاجة لأداء نفس العمل مرارا وتكرارا.

2. أتمتة سير العمل عن طريق إنشاء نسخ متعددة من قالب المستند بتفاصيل مختلفة.

3. الراحة والسهولة في أداء العمل والذي يتكون من ثلاث مراحل فقط: إنشاء المستند الرئيسي وإنشاء مصدر بيانات ودمجها مباشرة.

ج.أ. سيروفا، البروفيسور. RSUH