Birləşmə zamanı məlumat mənbəyini açmaq mümkün olmadı. Excel-dən birləşmə prosesi üçün məlumat mənbəyi kimi istifadə. Sahələrlə işləmək nümunələri

Birləşmə proseduru bir neçə mərhələdən ibarətdir.

Mərhələ 1. Elektron cədvəl verilənlərinin hazırlanması

Birləşdiriləcək cədvəl müəyyən tələblərə cavab verməlidir:

• Cədvəldə birləşdirilən xanalar olmamalıdır. Bunu söyləmək daha doğru olardı: Cədvəldə birləşdirilən xanalar varsa, onda siz buna hazır olmalısınız ki, ixrac zamanı birləşmə ləğv ediləcək və buna uyğun olaraq əlavə boş sətir və/və ya sütunlar əmələ gələcək, cədvəlin strukturunu poza bilər. Ümumiyyətlə, birləşən hüceyrələr pisdir :)
• bütün sütunlar birləşdirilərkən istifadə ediləcək unikal adlara malik olmalıdır. Cədvəldə sütun adları olan birinci sətir yoxdursa, o, məlumatların birinci cərgəsi ilə əvəz olunacaq, yəni paylamada iştirak etməyəcək.

Nümunə olaraq, Excellent fitness klubunun müştərilərinin siyahısı olan bir masa götürək.

Mərhələ 2. Word sənədi şablonunun hazırlanması

Bu mərhələdə Word mətn redaktorunda gələcəkdə elektron cədvəl məlumatlarının daxil ediləcəyi sənəd yaradılır. Bu sənədin mətni bütün göndərişlər üçün ümumi hissədir.

Tutaq ki, gələn ay klub kartının müddəti bitən bütün müştərilərə bildiriş məktubları göndərməyi planlaşdırırıq.

Məktubun mətni ünvan, klub kartının nömrəsi və istifadə müddəti istisna olmaqla eyni olacaq. Bu məlumatlar Excel cədvəlindən idxal ediləcək (mavi rənglə vurğulanmış)

Beləliklə, bu mərhələdə bütün hərflər üçün ümumi olan mətn Word sənədində çap olunur.

Birləşmə zamanı daha rahat işləmək üçün parametri təyin etmək tövsiyə olunur Sahənin kölgəsi mövqe tutmaq Həmişə daxil edilmiş birləşmə sahələrini düz mətndən ayırmaq üçün. Aktivləşdirildikdə sahələr boz fonla görünür. Təbii ki, bu fon çap olunmur.

Mərhələ 3. MS Word Merge Wizard iş başında

MS Word-də məktub faylını açın.

Məlumatları birləşdirməyin ən asan yolu Birləşdirmə Sihirbazını izləməkdir. Versiyalarda Word2003-dən sonra Birləşdirmə Sihirbazı başlayırdüyməsi vasitəsiləBirləşməyə başlayın nişanda Xəbərlər

Versiyalarda Word2007-dən əvvəl menyu əmrini yerinə yetirməlisinizXidmət - Məktublar və poçt göndərişləri - Birləşmə.Bundan əlavə, daha rahat əməliyyat üçün versiyaları Word2007-dən əvvəl Siz Poçt Birləşməsi alətlər panelini göstərə bilərsiniz

Bir daha qeyd edək ki, məktub formasında yalnız bütün hərflər üçün ümumi olan mətn var, ona görə də müraciət belə görünür Sizə hörmət edirik!, və kartın nömrəsi və tarixi yoxdur.

Birləşdirmə Sihirbazı 6 addımda işləyir.

Addım 1: göndəriləcək sənədin növünü seçin, bizim vəziyyətimizdə belədir Məktublar
	Addım 2: poçt göndərişlərinin yaradılacağı sənədi seçin, o, açıq cari sənəd, şablon və ya mövcud sənəd ola bilər; Seçim seçərkən Nümunə və ya Mövcud sənəd Explorer-də istədiyiniz faylı müəyyən etmək mümkün olur. Biz seçirik Cari sənəd
Addım 3: alıcıları seçin. Bizim vəziyyətimizdə məlumat mənbəyi Excel cədvəli olacaq, buna görə seçimi yoxlayın Siyahıdan istifadə. Sonra düyməni istifadə edin Baxış-icmal... Explorer-də istədiyiniz faylı seçin
		Fayl seçildikdən sonra seçilmiş cədvəllə dialoq pəncərəsi açılır. Bütün qeydlərə ehtiyacımız varsa, dərhal OK düyməsini basın. Lazım gələrsə, siyahını çeşidləyə, tələb olunan qeydləri süzgəcdən keçirə və ya müvafiq əmrlərdən istifadə edərək tapa bilərsiniz. Buradakı filtrləmə və axtarış imkanları, əlbəttə ki, Excel-dən daha zəifdir, lakin mətn və ya rəqəmsal dəyərlərdən istifadə edərək sadə seçim edə bilərsiniz. Bundan əlavə, qeyd qutularından istifadə edərək, paylama üçün yazıları əl ilə seçmək mümkündür :) Bizim vəziyyətimizdə sahəyə görə filtr təyin etməliyik Xəbər bülleteni"bəli" dəyəri ilə (klub kartının müddəti gələn ay başa çatarsa, cədvəldə "bəli" dəyəri görünür). Filtr sahənin adına klikləyərək və “bəli” seçməklə və ya eyni dialoq qutusundakı Filtr linkindən istifadə etməklə təyin edilə bilər.
Addım 4: sənədə tələb olunan sahələri daxil edin. Sihirbazın təklif etdiyi variantlardan birini seçməzdən əvvəl kursoru mətnə ​​məlumat daxil etmək istədiyiniz yerə qoymalısınız. Bunu etməyi unutmusunuzsa, eybi yoxdur, sahələr sənədin istənilən yerinə daxil edilə və sonra köçürülə bilər. Bizim vəziyyətimizdə kursoru “Hörmət” sözündən sonra nida işarəsindən əvvəl qoyuruq. Ayrı-ayrı sahələrə ehtiyacımız olduğundan, seçirik Digər elementlər...
		Birləşmə sahələrini seçməyə imkan verən bir dialoq qutusu açılır. Sahə seçin ad, basın Daxil et, sahə üçün eyni soyad. Pəncərənin bağlanması Birləşmə sahələrinin daxil edilməsi və daxil edilmiş sahələr arasında boşluqlar əlavə edin. Əgər parametr Sahənin kölgəsi vəziyyətinə təyin edin Həmişə, daxil edilmiş sahələr boz fonda aydın görünəcək. Kursoru nömrədən sonra qoyun, yenidən linki vurun Digər elementlər..., seçin Klub kartı nömrəsi - Daxil et. Sahəni eyni şəkildə daxil edin Kartın istifadə müddəti Yuxarıdakı sahələrə əlavə olaraq, sorğunun sonunu daxil etməlisiniz ci, bu sahənin dəyərindən asılıdır Mərtəbə. Bunu etmək üçün, məlumatlardan asılı olaraq iki dəyərdən birini daxil etməyə imkan verən xüsusi bir sahədən istifadə edəcəyik. Kursoru "Hörmət" sözündən dərhal sonra qoyun və düyməni basın Qaydalar nişanda Xəbərlər və seçimi seçin ƏGƏR...ONDA...BAŞQA. Word2007-dən əvvəlki versiyalarda oxşar düymə çağırılır Word sahəsi əlavə edin və alətlər panelində yerləşir Birləşmə Açılan dialoq qutusunda parametrləri təyin edin OK düyməsini basdıqdan sonra nəticəni alırıq
Addım 5: Naviqasiya düymələrindən istifadə edərək yaranan hərflərə baxırıq. Bu addımda siz həmçinin filtr tətbiq etməklə və ya onay qutularını silməklə alıcıların siyahısını dəyişə bilərsiniz. Filtri daha əvvəl tətbiq etdiyimiz üçün 3 alıcı qalıb.
		Əldə edilən nəticəyə daha yaxından nəzər saldıqda bunun gözləntilərimizə tam cavab vermədiyini görürük Bunun əvəzinə klub kartı nömrəsi 001768 kimi göstərilir 1768 , tarix isə heç də bizimkinə bənzəmir: əvvəlcə ay, sonra gün, baxmayaraq ki, Excel cədvəlində hər şey qaydasında idi. Eyni problemlər ondalık rəqəmlər, valyuta formatı və s. olan xanaları idxal edərkən yarana bilər. Nəticə məyusedicidir: birləşdirərkən nömrələrin və tarixlərin formatı qorunmur. Ancaq bir çıxış yolu var! Məlumatlarımızın daxil edildiyi Word sənədinin sahələri, birincisi, baxıla bilən, ikincisi isə dəyişdirilə bilən kodlardır. Sahə kodunu görmək üçün, məsələn, klub kartı nömrəsi ilə, üzərinə sağ klikləməlisiniz (RMB) və əmri seçin Kodlar/Sahə Dəyərləri. Aşağıdakıları alırıq (Mergefield "M__club_card" } Kodun özünü dəyişdirməyəcəyik, lakin formata əlavə edəcəyik. Format əlavə etmək prinsipi Excel-də xüsusi format yaratmaqla bir qədər tanış olan hər kəs üçün aydın olacaq. Ədədin həmişə altı rəqəmdən ibarət olmasını təmin etmək üçün format altı sıfırdan ibarət olmalıdır: (Mergefield "M__club_card"\# "000000" ). İndi yenidən sahəyə sağ vurun - Yeniləmə sahəsi və lazımi formatda nömrəni görürük. Tarixlə eyni şeyi edirik.( MERGEFIELD "card_expiration_date" \@ " D.D. MM. YYYY ") Və son versiyanı alırıq Word sahə kodları haqqında daha ətraflı Word yardımında və ya burada oxuya bilərsiniz

Bu yaxınlarda bir təşkilatda vəhşi bir şəkil gördüm :)

Şirkət yeni binaya - Moskva vilayətindən Moskvaya köçürdü. Müvafiq olaraq, bütün işçilər üçün əmək müqaviləsinin vacib şərtlərinin dəyişdirilməsindən danışırıq. Prosedura görə, işçilər qarşıdakı yerdəyişmə barədə imzalanmadan xəbərdar edilməli, sonra hər kəslə onların əmək müqavilələrinə əlavə müqavilələr bağlanmalıdır. Təşkilatda 1,5 minə yaxın işçi çalışır, kadrlar şöbəsi təcili sənədlər hazırlamalıdır.

Sonra nə olacaq?
Kadrlar şöbəsinin müdiri kadrlar sistemini yekunlaşdırmaq üçün informasiya texnologiyaları şöbəsinə sorğu göndərir: çap formaları yaratmalısınız - bildiriş və əlavə razılaşma. İT cavab verir ki, belə bir modifikasiya minlərlə avroya başa gələcək və xərclər büdcəyə daxil edilmir və digər şeylər arasında həyata keçirilməsi iki aydan gec olmayaraq mümkündür.

İT departamentində lənətlər göndərən HR zabitləri həftə sonları kiçik uşaqları evdə qoyub işə gedirlər. Ölməz əmək şücaəti: iki gündə 3000 sənəd yaradıldı! Hər bir işçinin adı və pasport məlumatları şablona əl ilə əlavə edildi və s. 3000 dəfə!

İstifadə etdiklərini bildikləri zaman, vaxtlarını belə vasat bir şəkildə boşa xərclədikləri üçün özlərini bağışlaya biləcəklərmi? Poçt Birləşməsişəxsi məlumatları ehtiva edən Excel cədvəli ilə Word-də şablon, bu, təxminən iyirmi dəqiqə ərzində edilə bilər :)

ADDIM 1. Word proqramında sənəd şablonu yaradın.

Dəyişəcək məlumatlar qırmızı rənglə vurğulanır: soyadı, adı, atasının adı, nömrəsi, əmək müqaviləsinin bağlanma tarixi, vəzifəsi, şöbəsi və cinsindən asılı olaraq hörmət edilən və alınan sözlərdə sonluq.

ADDIM 2. Excel-də məlumat mənbəyi yaradın.

Birləşdirməni qurduqdan sonra proqram mənbədən məlumatları şablona əvəz edəcək. Hər bir sətir ayrıca sənəddir.

ADIM 3. Word-də yaratdığımız sənəd şablonuna qayıdın. "Mailouts" nişanı ilə işləməliyik, diqqətlə öyrənməliyik.

"Alıcıları seçin" düyməsini basın, "Mövcud siyahıdan istifadə et" seçimini seçin və məlumat mənbəyini açın (işçilər haqqında məlumat olan Excel faylı).

Növbəti pəncərədə lazımi məlumatları ehtiva edən fayl vərəqini seçin.

ADDIM 4. Kursoru şablon mətnində mənbədən məlumat daxil etmək istədiyiniz yerə qoyun, "Birləşmə sahəsini daxil edin" düyməsini basın və istədiyiniz sahəni seçin.

Bütün birləşmə sahələri daxil edildikdən sonra şablonum belə görünür:

ADDIM 5. İşçinin cinsindən asılı olaraq “əziz” və “alındı” sözlərinin sonluqlarını dəyişdirən Qaydalar yaradın.

Kursoru sözün sonundan sonra qoyun. "Qaydalar" düyməsini klikləyin və açılan siyahıda "ƏGƏR... SONRA... BAŞQA" seçin.

Biz qaydanı yazırıq: əgər cins qadındırsa - onda..., əks halda...

ADIM 6. Tarixləri formatlayın.

Əgər əvvəllər poçt göndərişlərindən (birləşdirmə) istifadə etmisinizsə, yəqin ki, Excel-dən köçürülmüş tarixlərin Word-də tamamilə fərqli görünməsi faktı ilə qarşılaşmısınız. Məsələn, 19/06/2012 əvəzinə, çox güman ki, 19/6/2012-ni görəcəksiniz; bu nəticə çətin ki, sizə yaraşsın.

Bu problemi həll etməyin müxtəlif yolları var, biz ən sadə və ən rahat olandan istifadə edəcəyik.

Alt+F9 düymələr kombinasiyasına basaq, indi birləşmə sahələrinin kodlarını görə bilərik.

Müqavilə_Tarix sahəsinin kodunun içərisində bağlanan əyri mötərizədən əvvəl tərs kəsik işarəsi, ondan sonra isə format açarı qoyuruq:
( MERGEFIELD "Müqavilə_tarixi" \@ "GG.AA.YYYY" }
@ - tarix təyini, "GG.AA.YYYY" - formanın tarix formatı açarı 19.06.2012 .
İstənilən başqa formatdan istifadə edə bilərsiniz. Məsələn, tarix belə görünür 19 iyun 2012-ci il, açardan istifadə edin \@ "DD MMMM YYYY".

Kod redaktə rejimindən çıxmaq üçün yenidən Alt+F9 düymələrini basın.

ADIM 7. Nə baş verdiyini yoxlamaq üçün “Nəticələrə baxmaq” düyməsini klikləyin.

ADDIM 8. İşçilərin siyahısının redaktə edilməsi.

"Alıcıların siyahısını redaktə et" düyməsini klikləməklə, siyahıdan fərdi girişləri istisna edə, dublikatları yoxlaya, çeşidləmə və ya filtrlər təyin edə bilərsiniz.

Sənədləri çap etdikdən sonra çeşidləməyə vaxt itirməmək üçün çeşidləməyə xüsusi diqqət yetirməlisiniz. İşçi adlarına və ya şöbə adlarına görə çeşidləmək ən əlverişlidir.

ADDIM 8. Birləşməni tamamlayın.

"Tap və birləşdir" düyməsini basın. Sənədləri Çap et seçimini seçsəniz, sənədlər birbaşa printerə göndəriləcək. Çap etməzdən əvvəl sənədləri nəzərdən keçirmək və redaktə etmək lazımdırsa, "Fərdi sənədləri redaktə et" seçin.

Birləşmə nəticələri ilə ayrıca Word faylı yaradılacaq.

Hazır! Qənaət etdiyiniz vaxtdan həzz alın!

Şərhə cavab olaraq YENİLƏNİB alexey_lao :
Sadə bir makrodan istifadə edərək, hər bir sənədi ayrıca fayl kimi saxlaya bilərsiniz.

Şablonumuzu .docm (makros dəstəyi ilə Word faylı) uzantılı fayl kimi saxlayırıq.

Alt+F8 düymələr kombinasiyasını basın (Makro pəncərəsini çağırır).

Açılan pəncərədə makronun “Adını” təyin edin (məsələn, SaveFiles) və “Makrolardan” açılan siyahısında şablonu olan faylımızı seçin (Mən birbaşa faylda makro yaratmağa üstünlük verirəm ki, onlar fayl başqa kompüterdə açıq olduqda belə işləyin). "Yarat" düyməsini basın.

Kursorun yanıb-söndüyü yerə makro kodu yazın:

DocNum-u Tam Ədər kimi Dim
DocNum üçün = 1 ActiveDocument.MailMerge.DataSource.Reco rdCount
ActiveDocument.MailMerge.DataSource.Acti veRecord = DocNum
ActiveDocument.MailMerge ilə
.Təyinat = wdSendToNewDocument
.SuppressBlankLines = Doğrudur
.DataSource ilə
.FirstRecord = ActiveDocument.MailMerge.DataSource.Acti veRecord
.LastRecord = ActiveDocument.MailMerge.DataSource.Acti veRecord
İlə bitir
.Execute Pause:=False
İlə bitir
ActiveDocument ilə
.SaveAs FileName:="C://Test/" & Sənəd Num, FileFormat:=wdFormatXMLDocument
.Yaxın
İlə bitir

C://Test/ əvəzinə sənədləri saxlamaq istədiyiniz qovluğun ünvanını daxil edin.
Visial Basic redaktoru pəncərəsini bağlayıb şablonla sənədimizə qayıdırıq.

Yenidən Alt+F8 düymələrini basın, siyahıdan SaveFiles makrosunu seçin və “Çalış” düyməsini basın.

Kompüter hər bir sənədi növbə ilə yaradıb saxlayarkən, siz bir fincan qəhvə və peçenye içə bilərsiniz. Və ya bir neçə yüzdən çox sənəd varsa, yatmaq üçün evə gedin :)

Nümunələri olan faylları buradan yükləyə bilərsiniz:
http://hrexcel.ru/download/excel4hr_istochnik_dannyh.xlsx
http://hrexcel.ru/download/excel4hr_shablon.docx

Təcrübə edin!

İndi birləşmə məlumat mənbəyi yaratmalısınız (e-poçt alıcılarının ünvanları və soyadları).

1. Bölmədə Qəbul edənləri seçin pəncərə Birləşmə tapşırıq paneli, seçin Siyahının yaradılması(Şəkil 8.6).

düyü. 8.6. Pəncərə Qəbul edənləri seçin ustadlar Birləşmə

2. Komandanın üzərinə klikləyin Yaradın Fəsildə Siyahının yaradılması. Şəkildə göstərilən bir dialoq qutusu açılacaqdır. 8.7.

Birləşmə məlumat mənbəyi, hər biri əsasında əsas sənəddən istifadə edərək məktubun müəyyən bir nüsxəsi yaradılacaq qeydlərdən ibarət verilənlər bazasıdır. Bütün qeydlər eyni məlumat sahələrinə malikdir.

Ən çox yayılmış sahələrdən bəziləri məlumat mənbəyi yaratma pəncərəsində əvvəlcədən siyahıya alınmışdır. Siz verilənlər bazasından lazımsız sahələri silib öz sahənizi əlavə edə bilərsiniz.

düyü. 8.7. Məlumat Mənbəsinin Yaradılması

Digər bölmə maddələri Qəbul edənləri seçinəvvəllər Word-də və ya Access kimi proqramda yaradılmış mövcud verilənlər bazasını və ya məlumat mənbəyi kimi ünvan kitabçasını seçməyə imkan verir.

Qeyd Məlumat mənbəyində əlavə sahələrin olması birləşmənin nəticəsinə heç bir şəkildə təsir göstərmir, lakin proqramı ləngidir.

3. Düyməni basın Parametrlər. Şəkildə göstərilən bir dialoq qutusu açılacaqdır. 8.8.

4. Elementi vurğulayın Apellyasiya.

5. Düyməni basın Sil vurğulanmış sahəni silin.

düyü. 8.8. Məlumat mənbəyi sahələrinin qurulması

düyü. 8.9. Dialoq pəncərəsi Qəbul edənləri birləşdirin

6. 4 və 5-ci addımları təkrarlayaraq, Addan başqa bütün sahələri silin. soyad, Təşkilat, Ünvan 1 Və indeks.

7. Düyməni basın tamam.

8. Düyməni basın Yaxın dialoq pəncərələri.

9. Açılan sənədin saxlanması üçün dialoq pəncərəsində qonaqlar adını daxil edin və düyməni basın Yadda saxla. Şəkildə göstərilən şəkil. 8.9 dialoq qutusu Qəbul edənləri birləşdirin, hazırda heç bir girişi yoxdur.

10. Nə vaxtsa məlumat mənbəyinə mütləq məlumat daxil etməli olacaqsınız. düyməni basın Dəyiş... indi etmək. Məlumat daxiletmə forması açılacaq. Bəzi girişlər əlavə edək. Daha sonra birləşmə məlumat mənbəyində qeydlər olduğu qədər əsas sənədin tam surətini yaradacaq.

11. Forma sahələrini doldurun.

12. Başqa qeyd əlavə etmək üçün düyməni basın Giriş yaradın.

13. Cədvəldə göstərilən məlumatları onlara köçürərək daha bir neçə qeyd daxil edin. 8.1.

CƏDVƏL 8.1. Məlumat mənbəyini birləşdirin

14. Düyməni basın Yaxın verilənlər bazasını saxlamaq üçün və sonra düyməni basın tamam pəncərə Qəbul edənlər.

Qeyd Məlumat mənbəyi məlumatını dəyişdirmək üçün alətlər panelində klikləyin Birləşmə düyməsinə Qəbul edənlər, və sonra açılan dialoq pəncərəsində - düymədə Dəyişmək. Məlumat mənbəyi forması açılacaq. Mənbə qeydləri arasında getmək üçün düymələrdən istifadə edin Birinci, Geri, İrəli, Son formanın aşağı hissəsində.

düyü. 8.10. Alətlər paneli Birləşmə

7 Mühazirə № 8

Sənədlərin birləşdirilməsi.

Poçt birləşməsi çox sayda müştəriyə göndərilən ünvan etiketləri və ya blankda məktublar kimi sənədlər toplusunu yaratmaq lazım olduqda istifadə olunur. Hər bir məktub və ya stiker həm ümumi, həm də fərdi məlumatları ehtiva edir. Məsələn, məktub müştəriyə soyadla müraciət etməlidir. Hər hərf və ya stiker üçün fərdi məlumat məlumat mənbəyindən gəlir.

Birləşmə prosesi bir neçə ümumi addımdan ibarətdir.

Əsas sənədin qurulması. Əsas sənəddə qayıdış ünvanı və ya blankdakı salam kimi əsas sənədin bütün versiyaları üçün ümumi olan mətn və qrafiklər var.

Sənədin məlumat mənbəyinə qoşulması. Məlumat mənbəyi, məktubu qəbul edənlərin adları və ünvanları kimi sənədə daxil edilməli olan məlumatları ehtiva edən bir fayldır.

Qəbul edənlərin və ya elementlərin siyahısını dəqiqləşdirin. Microsoft Office Word məlumat faylında hər bir element və ya qeyd üçün əsas sənədin surətini yaradır.

Sənədə mətn yer tutucularının (birləşmə sahələrinin) əlavə edilməsi Birləşdiyiniz zaman birləşmə sahələri məlumat faylından verilənlərlə doldurulur.

Birləşməyə ön baxmaq və tamamlamaq Siz sənədin bütün nüsxə dəstini çap etməzdən əvvəl hər bir nüsxəyə baxa bilərsiniz.

Tab əmrləri poçtla birləşmək üçün istifadə olunur Xəbərlər.

Siz həmçinin tapşırıq panelini istifadə edərək birləşdirə bilərsiniz Birləşmə, bu, bütün prosesi addım-addım həyata keçirməyə imkan verir. Tapşırıq panelini qrupda istifadə etmək üçün Birləşməyə başlayın nişanda Xəbərlər elementi seçin Birləşməyə başlayın, sonra işarə edin Addım-addım Birləşdirmə Sihirbazı.

Əsas sənədin qurulması

Word proqramını işə salın.

Varsayılan olaraq, boş bir sənəd açılır. Qoy açıq qalsın. Onu bağlasanız, növbəti addımda yerinə yetirməli olduğunuz əmrlər artıq mövcud olmayacaq.

Nişanda Poçt Qrupda Birləşmə komanda seçin Birləşməyə başlayın.

Yaratmaq istədiyiniz sənəd növünü vurun.

Məsələn, aşağıdakı sənəd növlərini yarada bilərsiniz.

Zərflər dəsti Bütün zərflərin qaytarılma ünvanları eynidir, lakin hər bir halda alıcının ünvanı unikaldır. Bir element seçin Zərflər və tabda Zərf seçimləri dialoq qutusu Zərf seçimləri Zəhmət olmasa zərfin ölçüsü və mətn formatı ilə bağlı seçimlərinizi qeyd edin.

Ünvan stikerləri dəsti Hər bir stiker unikal ad və ünvandan ibarətdir. Bir element seçin stikerlər və dialoq qutusunda Stiker seçimləri sizə lazım olan stiker növünü göstərin.

Antetli kağızda və ya e-poçt mesajlarında sənədlər toplusu Bütün məktubların və ya mesajların əsas məzmunu eynidir, lakin onların hər birində müəyyən bir alıcı üçün nəzərdə tutulmuş məlumatlar, məsələn, ad, ünvan və ya bəzi digər məlumatlar var. Bu cür sənədləri yaratmaq üçün seçin məktublar və ya e-poçtlar.

Kataloq və ya qovluq Hər bir element ad və ya təsvir kimi eyni tipli məlumatları göstərir, lakin hər bir element üçün unikaldır. klikləyin kataloq bu növ sənəd yaratmaq üçün.

Birləşmənin bərpası

Birləşmə işinizi dayandırmaq lazımdırsa, əsas sənədi saxlaya və sonra birləşməni davam etdirə bilərsiniz. Microsoft Office Word məlumat mənbəyini və sahə məlumatlarını saxlayır. Əgər tapşırıq panelini istifadə etmisinizsə Birləşmə, Word birləşməni davam etdirmək istədiyiniz yerə qayıdacaq.

Birləşməni davam etdirməyə hazır olduğunuzda sənədi açın.

Word, SQL əmrini işlədəcək sənədi açmaq üçün sizdən təsdiq tələb edəcək.

Bu sənəd məlumat mənbəyinə qoşulduğu üçün üzərinə klikləyin Bəli. Sənədin mətni bütün daxil edilmiş sahələrlə birlikdə görünür.

Sənədin məlumat mənbəyinə qoşulması

Əsas sənəddə məlumatların birləşməsini həyata keçirmək üçün sənədi məlumat mənbəyinə və ya məlumat faylına qoşmalısınız.

Məlumat faylının seçilməsi

Nişanda Poçt Qrupda Birləşmə komanda seçin Qəbul edənləri seçin.

Bu addımları izləyin:

Microsoft Word sənədini açın. Bu sənəddə bir cədvəl olmalıdır. Cədvəlin birinci sətirində başlıqlar, qalan sətirlərdə isə mürəkkəb sənədə daxil edilməli olan qeydlər olmalıdır. Siz həmçinin məlumat mənbəyi kimi başlıq məlumat mənbəyindən istifadə edə bilərsiniz (Başlıq məlumat mənbəyi. Göstərilən məlumat mənbəyini əsas birləşmə sənədi ilə birləşdirmək üçün istifadə olunan başlıq sətirindən (və ya qeyddən) ibarət sənəd.).

Qəbul edənlərin və ya əşyaların siyahısını dəqiqləşdirmək

Müəyyən bir məlumat faylına qoşulursunuzsa, bütün məlumat faylı qeydlərinin məlumatlarını əsas sənədə köçürmək istəməyə bilərsiniz.

Qəbul edənlərin siyahısını məhdudlaşdırmaq və ya məlumat faylı elementlərinin alt dəstindən istifadə etmək üçün bu addımları yerinə yetirin:

Nişanda Poçt Qrupda Birləşmə komanda seçin Siyahını redaktə et.

Dialoq qutusunda Təyinatları birləşdirin

Fərdi qeydlərin seçilməsi Siyahı qısa olduqda bu üsul ən faydalıdır. Siyahıya daxil edilməli olan alıcıların yanındakı onay qutularını seçin və siyahıdan çıxarılmalı olan alıcıların yanındakı onay qutularını silin.

Əsas sənədə yalnız bir neçə qeyd daxil etmək istədiyinizi bilirsinizsə, başlıq çubuğundakı qeyd qutusunu silə və sonra yalnız istədiyiniz qeydləri seçə bilərsiniz. Eyni şəkildə, siyahının çoxunu sənədinizə daxil etmək istəyirsinizsə, başlıq çubuğundakı qeyd qutusunu seçin və sonra daxil etmək istəmədiyiniz qeydlərin işarəsini çıxarın.

Girişlərin çeşidlənməsiÇeşidləmək istədiyiniz elementin sütun başlığına klikləyin. Siyahı əlifba sırası ilə artan qaydada (A-dan Z-yə) sıralanır.

Girişlərin filtrlənməsi Siyahıda görmək və ya əsas sənədə daxil etmək istəmədiyiniz qeydlər varsa, bu funksiya faydalıdır.

Sənədə mətn yerləri əlavə edin (sahələri birləşdirin).

Əsas sənədi məlumat faylına qoşduqdan sonra, sənədin mətnini daxil edə və sənədin hər bir nüsxəsində unikal məlumatların harada görünəcəyini göstərmək üçün mətn yer tutanları əlavə edə bilərsiniz.

Ünvan və ya salam kimi mətn yer tutucuları birləşmə sahələri adlanır. Word-də sahələr məlumat faylında vurğulanan sütun başlıqlarına uyğundur.

Məlumat faylı sütunları məlumat kateqoriyalarını təmsil edir. Əsas sənədə əlavə edilən sahələr bu kateqoriyalar üçün mətn yer tutucularıdır.

Məlumat faylı xətləri məlumat qeydlərini təmsil edir. Poçt birləşməsini həyata keçirdiyiniz zaman Word hər bir qeyd üçün əsas sənədin surətini yaradır.

Əsas sənəddə bir sahə yerləşdirərkən, onun yerində soyad və ya ünvan kimi müəyyən bir məlumat kateqoriyasının görünməsi nəzərdə tutulur.

Qeyd.Əsas sənədə birləşmə sahəsi daxil etdiyiniz zaman sahə adı həmişə ikiqat bucaqlı mötərizədə ("") alınır. Mürəkkəb sənədlərdə bu mötərizələr vurğu üçün istifadə edilmir. Onlar yalnız əsas sənəddəki sahələri adi mətndən ayırmağa imkan verir.

Birləşmə zamanı nə baş verir

Birləşən zaman verilənlər faylının birinci cərgəsindəki məlumatlar əsas sənəddəki sahələri əvəz edir və bununla da ilk kompozit sənədi əmələ gətirir. Məlumat faylının ikinci cərgəsindəki məlumatlar ikinci mürəkkəb sənəd yaratmaq üçün sahələri əvəz edir və s.

Sahələrlə işləmək nümunələri

Siz verilənlər faylından istənilən sütun başlığını sahə kimi əsas sənədə əlavə edə bilərsiniz. Bu, blanklar, etiketlər, e-poçtlar və digər mürəkkəb sənədlər yaratarkən sizə müəyyən rahatlıq verir.

Siz sahələri birləşdirə və durğu işarələrindən istifadə edərək ayıra bilərsiniz. Məsələn, dəqiq ünvan yaratmaq üçün əsas sənədə aşağıdakı sahələri daxil etməlisiniz:

"Ad Soyad"

"Ev və Küçə"

"Şəhər", "Rayon", "Poçt Kodu"

Ünvan blokları və ya salamlama xətləri kimi ümumi istifadə halları üçün Word mürəkkəb sahələr - çoxsaylı sahələrin birləşməsini təmin edir. Nümunələr aşağıda verilmişdir.

Ünvan Bloku sahəsi ad, soyad, ev və küçə, şəhər və poçt kodu daxil olmaqla bir neçə sahənin birləşməsidir.

Salamlama xətti sahəsi istifadə olunan salamlama sözlərindən asılı olaraq bir və ya bir neçə ad sahəsini əhatə edə bilər.

Kompleks sahələrin hər birinin məzmunu müvafiq olaraq fərdiləşdirilə bilər. Məsələn, siz ünvan üçün rəsmi ad seçə bilərsiniz (Cənab Andrey Alfiroviç Jr.) və ünvanınızda “Əziz” əvəzinə “Üçün” istifadə edə bilərsiniz.

Birləşdirmə Sahələrini Məlumat Faylına Xəritəçəkmə

Word-ün məlumat faylında hər bir ünvana və ya salamlama elementinə uyğun bir sütun tapmasını təmin etmək üçün Word-də məktubların birləşdirilməsi sahələrini məlumat faylındakı sütunlara uyğunlaşdırmalısınız.

Sahələri uyğunlaşdırmaq üçün seçin Sahə seçimi Qrupda Sənəd yaradın və sahələri daxil edin nişanda Xəbərlər.

Dialoq qutusu açılacaq Sahə seçimi.

Ünvan və salamlama elementləri solda görünür. Məlumat faylından sütun başlıqları sağda görünür.

Word hər bir element üçün uyğun sütun axtarır. Təsvir göstərir ki, Word avtomatik olaraq sütun üçün uyğunluq tapıb soyad məlumat faylı sahəsi soyad. Lakin o, digər elementləri bir-birinə qarşı qoya bilmədi. Xüsusilə, bu məlumat faylından Word sahəyə uyğunluq tapmadı ad.

Sağdakı siyahıda, soldakı elementə uyğun olan məlumat faylı sütununu vurğulaya bilərsiniz. İndi illüstrasiya sütunun olduğunu göstərir ad sahəyə uyğun gəlir ad. Sahələrdə heç bir problem yoxdur Apellyasiya, Unikal identifikator Və soyad heç bir uyğunluq tapılmadı. Əsas sənədin hər sahəni istifadə etməsi lazım deyil. Məlumat faylında heç bir məlumat olmayan sahə əlavə etsəniz, o, əsas sənəddə boş mətn yer tutucusu kimi görünəcək - adətən boş sətir və ya gizli sahə.

Məzmunun daxil edilməsi və sahələrin əlavə edilməsi

Əsas sənəddə sahəni daxil etmək istədiyiniz yerə klikləyin.

Qrupdan istifadə edin Sənəd yaradın və sahələri daxil edin nişanda Xəbərlər.

Aşağıdakı elementlərdən hər hansı birini əlavə edin.

Ad, poçt ünvanı və digər məlumatlar olan ünvan bloku

Bir element seçin Ünvan bloku.

Dialoq qutusunda Ünvan blokunun daxil edilməsi istədiyiniz ünvan elementlərini və ekran formatlarını seçin və sonra klikləyin tamam.

Sahə seçimi, sonra Word ünvan bloku üçün lazım olan bəzi məlumatları tapa bilmədi. Yanındakı oxu klikləyin (uyğunluğu yoxdur)

Xoş gəldiniz xətti

Bir element seçin Xoş gəldiniz xətti.

Salamlama, ad və addan sonra gələn durğu işarəsini ehtiva edən salamlama xətti formatını seçin.

Alıcının adının mövcud olmadığı hallar üçün salamlama xətti mətnini seçin, məsələn, məlumat mənbəyində alıcının adı və ya soyadı yox, yalnız şirkət adı var.

düyməni basın tamam.

Dialoq qutusu görünsə Sahə seçimi, sonra Word salamlama xətti üçün lazım olan bəzi məlumatları tapa bilmədi. Yanındakı oxu klikləyin (uyğunluğu yoxdur), və sonra birləşdirmək istədiyiniz məlumat mənbəyində müvafiq sahəni vurğulayın.

Fərdi sahələr

Soyad, telefon nömrəsi və ya donor töhfəsinin məbləği kimi fərdi sahələrdən məlumat daxil edilə bilər. Məlumat faylından sahəni əsas sənədə tez əlavə etmək üçün siyahının yanındakı oxu klikləyin Məlumat sahəsinin daxil edilməsi, və sonra sahə adını seçin.

Sənədə ayrı-ayrı sahələr daxil edərkən daha çox seçimdən istifadə etmək üçün bu addımları yerinə yetirin:

Nişanda Poçt Qrupda Sahələrin qeyd edilməsi və əlavə edilməsi komanda seçin Birləşmə sahəsini daxil edin.

Dialoq qutusunda Məlumat sahəsinin daxil edilməsi Aşağıdakı hərəkətlərdən birini yerinə yetirin.

Məlumat mənbəyi sahələrinin fərqli adları olsa belə, avtomatik olaraq məlumat mənbəyi sahələrinə uyğun gələn ünvan sahələrini seçmək üçün seçin Ünvan sahələri.

Həmişə məlumat faylı sütunundan birbaşa məlumat istifadə edən sahələri vurğulamaq üçün seçin Verilənlər bazası sahələri.

Siyahıda Sahələr Tələb olunan sahəyə klikləyin.

düyməni basın Daxil et, daha sonra Yaxın.

Dialoq qutusu görünsə Sahə seçimi, sonra Word sahəni daxil etmək üçün lazım olan bəzi məlumatları tapa bilmədi. Yanındakı oxu klikləyin (uyğunluğu yoxdur), və sonra birləşdirmək istədiyiniz məlumat mənbəyində müvafiq sahəni vurğulayın.

• Outlook əlaqə siyahısından xüsusi sahələr

Əsas sənədə fərdi əlaqə siyahısı sahələrini daxil etməyin yeganə yolu Outlook-dan məktubların birləşməsinə başlamaqdır. Əvvəlcə birləşmə zamanı istifadə edilməli olan sahələrdən istifadə edərək əlaqə siyahısının ekranını konfiqurasiya etməlisiniz. Bundan sonra birləşməyə başlaya bilərsiniz. Bütün lazımi parametrlər edildikdən sonra Word avtomatik olaraq açılacaq və siz məktubların birləşməsini tamamlaya bilərsiniz.

Birləşmə nəticələrinin formatlanması

Sənəddə olan məlumatları formatlaşdırmaq üçün məktubların birləşdirilməsi sahəsini seçin və onu hər hansı digər mətni formatladığınız şəkildə formatlaşdırın. Seçimdə ikiqat şevron sitatları olmalıdır ( « » ) sahəni əhatə edir.

Öncədən baxın və birləşməni tamamlayın

Bütün sahələr əsas sənədə əlavə edildikdən sonra birləşmənin nəticələrinə əvvəlcədən baxa bilərsiniz. Birləşmə həqiqətən tamamlanmazdan əvvəl, birləşdirilmiş sənədləri nəzərdən keçirə və lazım olduqda müvafiq dəyişikliklər edə bilərsiniz.

Baxmaq üçün qrupda aşağıdakılardan birini edin Nəticələrə baxın nişanlar Xəbərlər :

klikləyin Nəticələrə baxın.

Düymələrdən istifadə edərək hər bir mürəkkəb sənəd səhifəsini vərəqləyin Növbəti giriş Və Əvvəlki yazı Qrupda Nəticələrə baxın.

Komandadan istifadə edərək müəyyən bir sənədə baxın Alıcı tapın.

Birləşmənin tamamlanması

Bir neçə sənəd ayrıca çap edilə və ya redaktə edilə bilər. Bu, bütün sənədlər və ya sənədlərin bir hissəsi üçün edilə bilər.

Bütün sənədlər dəstini, sadəcə olaraq hazırda göstərilən nüsxəni və ya müəyyən qeyd nömrəsi ilə müəyyən edilmiş sənədlərin alt dəstini redaktə etməyi seçin. Word redaktə etmək istədiyiniz nüsxələri səhifə fasilələri ilə ayrılmış tək fayl kimi saxlayır.

Əsas sənədin saxlanması

Unutmayın ki, mürəkkəb sənədlər əsas sənəddən ayrı saxlanılır. Əsas sənədi ayrı saxlamaq faydalıdır, çünki sonrakı birləşmələri yerinə yetirərkən faydalı ola bilər.

Əvvəlki saydakı məqalədən öyrəndik ki, birləşmə metodu Word proqramından istifadə edərək məlumat mənbəyi yaratmağa imkan verir. Bu yazıda Excel cədvəlindən verilənlər mənbəyi məlumatının necə əldə oluna biləcəyinə baxacağıq.

Məlumat mənbəyi Word 2000/2002/2003/2007 versiyalarında istifadə edilə bilər, lakin onun yaradılması prosesi Word-ün bütün versiyaları üçün eynidir. Beləliklə, məlumat mənbəyi yaratmaq alqoritmini təsvir edək:

1. Excel-i açın.
2. Görünən cədvəldə A1 xanasına birinci sahənin adını daxil edin (məsələn, bir ölkə), B1-də - ikinci (məsələn, indeks) və s. (Şəkil 1).

düyü. 1. Məlumat cədvəli

Cədvəldən istifadəWord 2000/2002

1. Word-də əsas sənədi açın və ya yaradın.
2. Birləşmə düyməsi ( Birləşdirmə dialoq qutusu).
3. Birləşmə ikinci addımda düyməni seçin alın məlumat, və siyahıdan - Açıq məlumat mənbəyi(Şəkil 2).

düyü. 2. Açılan siyahı Açıq məlumat mənbəyi

1. Yeni dialoq qutusunda Məlumat mənbəyinin açılması açılan siyahıdan Fayl növü seçin KitablarXanımExcel.
2. Düyməni klikləməklə seçilmiş faylı açın Açıq.
3. Görünən dialoq qutusunda MicrosoftExcel(Şəkil 3) diapazonu və ya adı göstərin.

düyü. 3. Pəncərə MicrosoftExcel

Nəticə faylı Excel bir məlumat mənbəyi kimi sanki "bağlı" oldu, buna görə də indi siz əsas sənədə birləşmə sahələrini daxil edə, həmçinin əvvəlki məqalədə izah edildiyi kimi məlumat mənbəyini əsas sənədlə birləşdirə bilərsiniz.

Əsas sənədlə birləşmə prosesinə daxil edilmək üçün qeydlərin seçilməsi qaydası

Müəyyən müəyyən edilmiş meyarlara cavab verən qeydlər birləşmə prosesinə daxil edilə bilər. Bağlantılar qeydləri seçmək üçün istifadə olunur YA, VƏ.

Seçim meyarlarını təyin etmək üçün:

1. Əsas sənədi açın.
2. Alətlər panelindən seçin Birləşmə düyməsi ( Birləşdirmə dialoq qutusu).
3. Dialoq qutusunda Birləşməüçüncü addımda düyməni seçin Seçim qeydlər.

Nəticədə dialoq qutusu görünəcək Qeydlərin seçilməsi.

1. Nişanda Qeydlərin seçilməsi dialoq qutusu Qeydlərin seçilməsi sütunda Sahə Açılan siyahıdan şərtin tətbiq ediləcəyi dəyər üzrə sahənin adını seçin.
2. Sütunda Operator müqayisə əməliyyatını seçin.
3. Sütunda Məna Müqayisə üçün dəyəri daxil edin.
4. Bütün meyarları təyin etdikdən sonra pəncərəni bağlayın Qeydlərin seçilməsi düyməsini basaraq tamam(Şəkil 4) .

düyü. 4. Pəncərə Qeydlərin seçilməsi

1. Dialoq qutusunda Birləşmə düyməsini basın Birləşdirin və ya alətlər panelində Birləşmə Düyməyə bas ( Yeni sənəddə birləşmə).

Cədvəldən istifadəExcel məlumat mənbəyi kimiWord 2003

1. Menyuda Xidmət komanda seçin Məktublar və poçt göndərişləri, və sonra əmr Birləşmə.
2. Açılan tapşırıq panelində birləşmə, düyməsini istifadə edərək Daha, sehrbazın üçüncü mərhələsinə keçin Alıcı seçimi, sonra əmrin üzərinə klikləyin
3. Lazım olan Excel elektron cədvəl faylını tapın və üzərinə iki dəfə klikləməklə onu açın.
4. Məlumatların birinci sətirində sütun başlıqlarının olduğunu təsdiqləyin (bunlar birləşmə sahələridir) (Şəkil 5).

düyü. 5. Pəncərə Cədvəl seçin

Qeyd. Pəncərədə Qəbul edənləri birləşdirin yazıları redaktə edə bilərsiniz.

1. Dördüncü addıma keçərək əmri seçin
2. Görünən dialoq qutusunda Birləşmə sahəsi əlavə edin(Şəkil 6) siyahıdan bir sahə seçin, əvvəlcə siçan kursorunu əsas sənəddə birləşmə sahəsinin yerləşəcəyi yerə yerləşdirin.

düyü. 6. Dialoq qutusu Birləşmə sahəsi əlavə edin

haqqında öhdəlik götürmək Word 2003-də əsas sənədlə birləşmə prosesinə daxil ediləcək qeydləri seçmək lazımdır,üçüncü mərhələyə keçərək, əmri seçin və informasiya qutusunda Qəbul edənləri birləşdirin(Şəkil 7) əsas sənədin mətninin göndərilməməsi lazım olan giriş üçün R qutusundan işarəni çıxarın.

düyü. 7. Dialoq qutusu Qəbul edənləri birləşdirin

Cədvəldən istifadəExcel məlumat mənbəyi kimiWord 2007

1. Nişanda Xəbər bülleteni Qrupda Birləşmə komanda seçin Qəbul edənləri seçin.
2. Seçin (Şəkil 8), dialoq qutusunda istədiyiniz faylı tapın Məlumat mənbəyinin seçilməsi və açın.

düyü. 8. Komanda seçimi Mövcud siyahıdan istifadə edin

Qeyd. Fayl seçildikdən sonra nişan əmrləri aktivləşəcək

1. Basın Sahələrin siyahısını dəyişdirin siyahı dəyişdikdə.
2. Basın Birləşmə sahəsini daxil edin və əvvəlcə siçan kursorunu əsas sənəddə birləşmə sahəsinin yerləşəcəyi yerə yerləşdirərək siyahıdan bir sahə seçin.

Word 2007-də ​​məktubların birləşməsi prosesinə daxil ediləcək qeydlərin seçilməsi

1. Nişanda Xəbərlər Qrupda Birləşməyə başlayın basın Qəbul edənləri seçin və menyu açılan siyahıdan seçin Mövcud siyahıdan istifadə edin.
2. Lazım olan Excel elektron cədvəl faylını tapın və üzərinə iki dəfə klikləməklə onu açın.
3. Məlumatların birinci sətirində sütun başlıqlarının olduğunu təsdiqləyin (bunlar birləşmə sahələridir).
4. Nişanda Xəbərlər Qrupda Birləşməyə başlayın seçin Qəbul edənlərin siyahısını dəyişdirin.

5.Merge Recipients dialoq qutusunda (Şəkil 9) əsas sənədin mətnini göndərmək istəmədiyiniz giriş üçün R qutusundan işarəni çıxarın.

düyü. 9. Pəncərə Qəbul edənləri birləşdirin

Excel-in Birləşmə Prosesi üçün Məlumat Mənbəsi kimi İstifadəsinin Əsas Faydaları

1. Vaxta qənaət, çünki eyni işi dəfələrlə yerinə yetirməyə ehtiyac yoxdur.

2. Müxtəlif detallarla sənəd şablonunun çoxsaylı nüsxələrini yaratmaqla iş prosesinin avtomatlaşdırılması.

3. Yalnız üç mərhələdən ibarət olan işin yerinə yetirilməsinin rahatlığı və asanlığı: əsas sənədin yaradılması, məlumat mənbəyinin yaradılması və birbaşa onların birləşdirilməsi.

G.A. Serova, prof. RSUH