Не може да се отвори източник на данни по време на сливането. Използване на Excel като източник на данни за процеса на сливане. Примери за работа с полета

Процедурата по сливане се състои от няколко етапа.

Етап 1. Подготовка на данни от електронни таблици

Таблица, която ще бъде обединена, трябва да отговаря на определени изисквания:

• В таблицата не трябва да има обединени клетки. По-точно би било да се каже следното: АКО има обединени клетки в таблицата, тогава трябва да сте подготвени за факта, че по време на експортирането сливането ще бъде отменено и съответно ще се образуват допълнителни празни редове и/или колони, което може да наруши структурата на таблицата. По принцип обединените клетки са зло :)
• всички колони трябва да имат уникални имена, които да се използват при сливане. Ако в таблицата липсва първият ред с имената на колоните, тя ще бъде заменена от първия ред с данни, което означава, че няма да участва в разпределението.

Като пример, нека вземем таблица със списък на клиентите на фитнес клуб Excellent.

Етап 2. Подготовка на шаблон на Word документ

На този етап се създава документ в текстовия редактор на Word, в който данните от електронната таблица ще бъдат вградени в бъдеще. Текстът на този документ е обща част за всички пощенски пратки.

Да предположим, че планираме да изпратим уведомителни писма до всички клиенти, чиято клубна карта изтича следващия месец.

Текстът на писмото ще бъде същият с изключение на адреса, номера на клубната карта и срока на валидност. Тези данни ще бъдат импортирани от електронна таблица на Excel (маркирана в синьо)

Така на този етап общият за всички букви текст се отпечатва в Word документ.

За по-удобна по-нататъшна работа по време на сливането се препоръчва да зададете параметъра Засенчване на полетона позиция Винагиза разграничаване на вмъкнати полета за сливане от обикновен текст. Когато е активирано, полетата се показват на сив фон. Естествено, този фон не се отпечатва.

Етап 3. MS Word Merge Wizard на работа

Отворете файла с буквите в MS Word.

Най-лесният начин за обединяване на данни е да следвате съветника за обединяване. Във версиислед Word2003 Стартира съветникът за сливанечрез бутонЗапочнете сливанетона раздела Бюлетини

Във версии преди Word2007 трябва да изпълните командата от менютоУслуга - Писма и пощенски пратки - Сливане.Освен това за по-удобна работаверсии преди Word2007 можете да покажете лентата с инструменти за циркулярни документи

Още веднъж, имайте предвид, че формулярът на писмото съдържа само текст, общ за всички писма, така че обжалването изглежда така Уважаваме те!, а номерът и датата на картата липсват.

Съветникът за обединяване работи в 6 стъпки.

Етап 1:изберете вида на документа, който да изпратите, в нашия случай е такъв Писма
	Стъпка 2:изберете документа, на базата на който ще се създават съобщения; той може да бъде отворен текущ документ, шаблон или съществуващ документ. При избора на опция пробаили Съществуващ документстава възможно да посочите желания файл в Explorer. Ние избираме Актуален документ
Стъпка 3:изберете получатели. В нашия случай източникът на данни ще бъде таблица на Excel, така че проверете опцията Използване на списък. След това с помощта на бутона преглед...изберете желания файл в Explorer
		След като изберете файл, се отваря диалогов прозорец с избраната таблица. Ако имаме нужда от всички записи, веднага щракнете върху OK. Ако е необходимо, можете да сортирате списъка, да филтрирате необходимите записи или да ги намерите с помощта на подходящите команди. Възможностите за филтриране и търсене тук, разбира се, са много по-бедни, отколкото в Excel, но можете да направите прост избор, като използвате текстови или цифрови стойности. Освен това е възможно да изберете публикации за разпространение ръчно с помощта на квадратчета за отметка :) В нашия случай трябва да зададем филтър по поле Бюлетинпо стойност "да" (стойността "да" се появява в таблицата, ако клубната карта изтича следващия месец). Филтърът може да бъде зададен, като щракнете върху името на полето и изберете „да“ или използвате връзката Филтър в същия диалогов прозорец
Стъпка 4:поставете необходимите полета в документа. Преди да изберете една от опциите, предлагани от съветника, трябва да поставите курсора в текста, където искате да вмъкнете данни. Ако сте забравили да направите това, няма проблем, полетата могат да се вмъкнат навсякъде в документа и след това да се преместят. В нашия случай поставяме курсора след думата „Уважение“ преди удивителния знак. Тъй като имаме нужда от отделни полета, ние избираме Други елементи...
		Отваря се диалогов прозорец, който ви позволява да изберете полета за сливане. Изберете поле Име, Натиснете Поставете, същото и за полето Фамилия. Затваряне на прозореца Вмъкване на обединени полетаи добавете интервали между вмъкнатите полета. Ако параметърът Засенчване на полетонастроен на позиция Винаги, вмъкнатите полета ще бъдат ясно видими на сивия фон. Поставете курсора след числото, щракнете отново върху връзката Други елементи..., изберете Номер на клубна карта - Поставете. Поставете полето по същия начин Дата на изтичане на картата В допълнение към горните полета трябва да въведете края на заявката th, което зависи от стойността на полето Етаж. За да направите това, ще използваме специално поле, което ви позволява да вмъкнете една от двете стойности в зависимост от данните. Поставете курсора непосредствено след думата „Уважение“ и натиснете бутона правилана раздела Бюлетинии изберете опцията АКО...ТОГАВА...ИНАЧЕ. Във версии преди Word2007 се извиква подобен бутон Добавете поле на Wordи се намира на лентата с инструменти Сливане В диалоговия прозорец, който се отваря, задайте параметрите След като щракнете върху OK, получаваме резултата
Стъпка 5:Преглеждаме получените букви с помощта на бутоните за навигация. На тази стъпка можете също да промените списъка с получатели, като приложите филтър или изчистите квадратчетата за отметка. Тъй като приложихме филтъра по-рано, остават 3 получателя.
		Като разгледаме по-отблизо получения резултат, виждаме, че той не отговаря съвсем на нашите очаквания Вместо това номер на клубна карта 001768 показва се като 1768 , а датата изобщо не е като нашата: първо месеца, а след това деня, въпреки че в таблицата на Excel всичко беше наред. Същите проблеми могат да възникнат при импортиране на клетки с десетични числа, валутен формат и др. Заключението е разочароващо: при сливане форматирането на числата и датите не се запазва. Но има изход! Полетата на документа на Word, в които се въвеждат нашите данни, са код, който, първо, може да се разглежда и второ, да се променя. За да видите кода на полето, например с номера на клубната карта, трябва да щракнете с десния бутон върху него (RMB) и да изберете командата Кодове/Стойности на полета. Получаваме следното (ОБЛИВАНЕ "M__клубна_карта" } Няма да променяме самия код, но ще добавим към формата. Принципът на добавяне на формат ще бъде ясен за всеки, който е дори малко запознат със създаването на персонализиран формат в Excel. За да се гарантира, че числото винаги съдържа шест цифри, форматът трябва да се състои от шест нули: (ОБЛИВАНЕ "M__клубна_карта"\# "000000" ). Сега отново щракнете с десния бутон върху полето - Актуализиране на полето и виждаме номера в необходимия формат. Правим същото и с датата.( MERGEFIELD "card_expiration_date" \@ "Д.Д. ММ. YYYY " ) И получаваме окончателната версия Можете да прочетете повече за кодовете на полетата на Word в помощта на Word или на

Наскоро видях дива снимка в една организация :)

Компанията се преместваше в нова сграда - от Московска област в Москва. Съответно говорим за промяна на съществените условия на трудовия договор за всички служители. По ред служителите трябва да бъдат уведомени срещу подпис за предстоящото преместване, след което с всички да се сключат допълнителни споразумения към трудовите им договори. В организацията работят около 1,5 хиляди души, отделът по човешки ресурси трябва спешно да подготви документи.

Какво се случва след това?
Ръководителят на отдела за човешки ресурси изпраща заявка до отдела за информационни технологии за финализиране на системата за персонал: трябва да създадете печатни формуляри - известие и допълнително споразумение. От ИТ отговарят, че подобна модификация ще струва толкова хиляди евро, като разходите не са включени в бюджета и между другото изпълнението е възможно не по-рано от два месеца.

Отправяйки ругатни към ИТ отдела, HR служителите ходят на работа през уикендите, оставяйки малки деца вкъщи. Безсмъртен трудов подвиг: 3000 документа са създадени за два дни! Името и паспортните данни на всеки служител бяха добавени ръчно към шаблона и така 3000 пъти!

Ще могат ли да си простят, че са си губили времето толкова посредствено, когато разберат, че използват Обединяване на пощашаблон в Word с Excel таблица, съдържаща лични данни, това може да стане за около двадесет минути :)

СТЪПКА 1. Създайте шаблон на документ в Word.

Данните, които ще се променят, са маркирани в червено: фамилно име, собствено име, бащино име, номер, дата на трудовия договор, длъжност, отдел и окончания в думите уважени и получени в зависимост от пола.

СТЪПКА 2. Създайте източник на данни в Excel.

След като настроим Merge, програмата ще замени данни от източника в шаблона. Всеки ред е отделен документ.

СТЪПКА 3. Върнете се към шаблона на документа, който създадохме в Word. Трябва да работим с раздела „Изпращания“, проучете го внимателно.

Щракнете върху бутона „Избор на получатели“, изберете опцията „Използване на съществуващ списък“ и отворете източника на данни (файл в Excel с информация за служителите).

В следващия прозорец изберете файловия лист, който съдържа необходимите данни.

СТЪПКА 4. Поставете курсора на мястото в текста на шаблона, където искате да вмъкнете данни от източника, щракнете върху бутона „Вмъкване на поле за обединяване“ и изберете желаното поле.

Ето как изглежда моят шаблон, след като всички полета за сливане са вмъкнати:

СТЪПКА 5. Създайте правила, които променят окончанията на думите „скъпи“ и „получени“ в зависимост от пола на служителя.

Поставете курсора след края на думата. Щракнете върху бутона „Правила“ и изберете „АКО...ТОГДА...ИНАЧЕ“ от падащия списък.

Записваме правилото: ако полът е женски - то..., в противен случай...

СТЪПКА 6. Форматирайте датите.

Ако сте използвали Mailings (Merge) преди, вероятно сте се сблъсквали с факта, че датите, прехвърлени от Excel, изглеждат напълно различно в Word. Например, вместо 06/19/2012 най-вероятно ще видите 6/19/2012; този резултат едва ли ще ви устройва.

Има различни начини за решаване на този проблем, ние ще използваме най-простия и удобен.

Нека натиснете клавишната комбинация Alt+F9, сега можем да видим кодовете на полетата за сливане.

Вътре в кода на полето Contract_Date поставяме обратна наклонена черта преди затварящата фигурна скоба и след нея ключ за форматиране:
( MERGEFIELD „Дата_на_договора“ \@ "ДД.ММ.ГГГГ" }
@ - обозначение на дата, "ДД.ММ.ГГГГ" - ключ за формат на дата на формуляра 19.06.2012 .
Можете да използвате всеки друг формат. Например, така че датата да изглежда така 19 юни 2012 г, използвайте ключа \@ "ДД ММММ ГГГГ".

За да излезете от режима за редактиране на код, натиснете отново Alt+F9.

СТЪПКА 7. Щракнете върху бутона „Преглед на резултатите“, за да проверите какво се е случило.

СТЪПКА 8. Редактиране на списъка на служителите.

Като щракнете върху бутона „Редактиране на списък с получатели“, можете да изключите отделни записи от списъка, да проверите за дубликати, да зададете сортиране или филтри.

Трябва да обърнете специално внимание на сортирането, за да не се налага да губите време в сортиране на документи, след като бъдат отпечатани. Най-удобно е да сортирате по имена на служители или имена на отдели.

СТЪПКА 8. Завършете сливането.

Щракнете върху бутона „Намиране и обединяване“. Ако изберете опцията Печат на документи, документите ще бъдат изпратени директно на принтера. Ако трябва да прегледате документи и да направите редакции преди отпечатване, изберете „Редактиране на отделни документи“.

Ще бъде генериран отделен Word файл с резултатите от сливането.

Готов! Насладете се на времето, което спестявате!

АКТУАЛИЗАЦИЯ в отговор на коментар алексей_лао :
С помощта на прост макрос можете да запишете всеки документ като отделен файл.

Записваме нашия шаблон като файл с разширение .docm (файл на Word с поддръжка на макроси).

Натиснете клавишната комбинация Alt+F8 (извикване на Macro прозореца).

В прозореца, който се отваря, задайте „Име“ на макроса (например SaveFiles) и изберете нашия файл с шаблона в падащия списък „Макроси от“ (предпочитам да създавам макроси директно във файла, така че работи дори когато файлът е отворен на друг компютър). Кликнете върху бутона "Създаване".

На мястото, където курсорът мига, напишете кода на макроса:

Dim DocNum като цяло число
За DocNum = 1 Към ActiveDocument.MailMerge.DataSource.Reco rdCount
ActiveDocument.MailMerge.DataSource.Acti veRecord = DocNum
С ActiveDocument.MailMerge
.Destination = wdSendToNewDocument
.SuppressBlankLines = Вярно
С .DataSource
.FirstRecord = ActiveDocument.MailMerge.DataSource.Acti veRecord
.LastRecord = ActiveDocument.MailMerge.DataSource.Acti veRecord
Край с
.Execute Pause:=False
Край с
С ActiveDocument
.SaveAs FileName:="C://Test/" & DocNum, FileFormat:=wdFormatXMLDocument
.Близо
Край с

Вместо C://Test/ въведете адреса на папката, в която искате да запишете документите.
Затваряме прозореца на редактора на Visial Basic и се връщаме към нашия документ с шаблона.

Натиснете отново Alt+F8, изберете макроса SaveFiles от списъка и щракнете върху бутона "Изпълни".

Докато компютърът създава и записва всеки документ на свой ред, можете да изпиете чаша кафе и бисквитка. Или се приберете вкъщи да спите, ако има повече от няколкостотин документа :)

Тук можете да изтеглите файлове с примери:
http://hrexcel.ru/download/excel4hr_istochnik_dannyh.xlsx
http://hrexcel.ru/download/excel4hr_shablon.docx

Експериментирайте!

Сега трябва да създадете източник на данни за сливане (адреси и фамилни имена на получатели на имейл).

1. В раздел Изберете Получателипрозорец Сливанепрозорец на задачите, изберете Създаване на списък(фиг. 8.6).

Ориз. 8.6. прозорец Изберете Получателимайстори Сливане

2. Щракнете върху командата СъздавайтеВ глава Създаване на списък. Ще се отвори диалогов прозорец, показан на фиг. 8.7.

Източникът на данни за сливане е база данни, състояща се от записи, въз основа на всеки от които ще бъде генерирано конкретно копие на писмото с помощта на основния документ. Всички записи имат еднакви полета с данни.

Някои от най-често срещаните полета са предварително изброени в прозореца за създаване на източник на данни. Можете да премахнете ненужните полета от базата данни и да добавите свои собствени.

Ориз. 8.7. Създаване на източник на данни

Други елементи в раздела Изберете Получателиви позволяват да изберете съществуваща база данни, създадена преди това в Word или в приложение като Access, или адресна книга като източник на данни.

ЗабележкаНаличието на допълнителни полета в източника на данни не влияе по никакъв начин на резултата от сливането, но забавя програмата.

3. Щракнете върху бутона Настройки. Ще се отвори диалогов прозорец, показан на фиг. 8.8.

4. Маркирайте елемент Обжалване.

5. Щракнете върху бутона Изтрийизтрийте маркираното поле.

Ориз. 8.8. Настройка на полета за източник на данни

Ориз. 8.9. Диалогов прозорец Обединяване на получатели

6. Повтаряйки стъпки 4 и 5, премахнете всички полета с изключение на Име. Фамилия, Организация, Адрес 1И Индекс.

7. Щракнете върху бутона Добре.

8. Щракнете върху бутона Близодиалогови прозорци.

9. В отворилия се диалогов прозорец за запис на документа въведете името Гости и натиснете бутона Запазване. Изображението, показано на фиг. 8.9 диалогов прозорец Обединяване на получатели, който в момента няма записи.

10. Определено ще трябва да въведете информация в източник на данни в даден момент. Щракнете върху бутона промяна...да го направя сега. Ще се отвори форма за въвеждане на данни. Нека добавим някои записи. По-късно сливането ще генерира точно толкова копия на основния документ, колкото има записи в източника на данни.

11. Попълнете полетата на формуляра.

12. За да добавите друг запис, щракнете върху бутона Създайте запис.

13. Въведете още няколко записа, прехвърляйки в тях информацията, представена в таблицата. 8.1.

ТАБЛИЦА 8.1. Обединяване на източник на данни

14. Щракнете върху бутона Близоза да запазите базата данни и след това върху бутона Добрепрозорец Получатели.

ЗабележкаЗа да промените информацията за източника на данни, щракнете в лентата с инструменти Сливанена бутона Получатели, а след това в диалоговия прозорец, който се отваря - на бутона промяна. Ще се отвори формулярът за източник на данни. За навигация в изходните записи използвайте бутоните Първо, обратно, Напред, Последнов долната част на формата.

Ориз. 8.10. Лента с инструменти Сливане

7 Лекция № 8

Обединяване на документи.

Обединяването на поща се използва, когато трябва да създадете набор от документи, като адресни етикети или писма на бланки, които се изпращат до голям брой клиенти. Всяка буква или стикер съдържа както обща, така и индивидуална информация. Например, писмото трябва да адресира клиента по фамилия. Индивидуалната информация за всяка буква или стикер идва от източник на данни.

Процесът на сливане се състои от няколко общи стъпки.

Настройка на основния документ. Основният документ съдържа текст и графики, които са общи за всички версии на основния документ, като обратен адрес или поздрав на бланка.

Свързване на документ към източник на данни. Източникът на данни е файл, съдържащ информация, която трябва да бъде вмъкната в документа, като имената и адресите на получателите на писмото.

Прецизирайте списъка с получатели или елементи. Microsoft Office Word създава копие на основния документ за всеки елемент или запис във файла с данни.

Добавяне на текстови контейнери (полета за сливане) към документ Когато обединявате, полетата за сливане се попълват с данни от файла с данни.

Преглед и завършване на сливане Можете да прегледате всяко копие, преди да отпечатате целия набор от копия на документ.

Командите на раздела се използват за сливане с поща Бюлетини.

Можете също да обедините, като използвате прозореца на задачите Сливане, което ви позволява да извършите целия процес стъпка по стъпка. За да използвате прозореца на задачите, в група Започнете сливанетона раздела БюлетиниИзбери предмет Започнете сливането, и след това точка Съветник за сливане стъпка по стъпка.

Настройка на основния документ

Стартирайте приложението Word.

По подразбиране се отваря празен документ. Нека остане отворено. Ако го затворите, командите, които трябва да изпълните в следващата стъпка, вече няма да са налични.

В раздела пощав група Сливанеизберете отбор Започнете сливането.

Щракнете върху типа документ, който искате да създадете.

Например, можете да създадете следните типове документи.

Комплект пликовеАдресите за връщане на всички пликове са еднакви, но адресът на получателя е уникален във всеки случай. Изберете предмет Пликовеи на раздела Опции за пликоведиалогов прозорец Опции за пликовеМоля, посочете вашите предпочитания относно размера на плика и форматирането на текста.

Комплект адресни стикериВсеки стикер съдържа име и адрес, които са уникални. Изберете предмет стикерии в диалоговия прозорец Опции за стикерипосочете типа стикер, от който се нуждаете.

Комплект документи на бланки или имейл съобщенияОсновното съдържание на всички писма или съобщения е едно и също, но всяко от тях съдържа информация, предназначена за конкретен получател, например име, адрес или някаква друга информация. За да създадете тези типове документи, изберете писмаили имейли.

Директория или папкаВсеки елемент показва същия тип информация, като име или описание, но тя е уникална за всеки елемент. Кликнете каталогза създаване на този вид документ.

Възобновяване на сливането

Ако трябва да прекъснете работата си по сливането, можете да запишете основния документ и да възобновите сливането по-късно. Microsoft Office Word запазва източника на данни и данните на полето. Ако сте използвали прозореца на задачите Сливане, Word ще се върне до точката, в която искате да възобновите сливането.

Когато сте готови да възобновите сливането, отворете документа.

Word ще ви помоли за потвърждение за отваряне на документа, който ще изпълни SQL командата.

Тъй като този документ е свързан с източник на данни, щракнете да. Текстът на документа се появява заедно с всички вмъкнати полета.

Свързване на документ към източник на данни

За да извършите обединяване на данни в основен документ, трябва да свържете документа към източник на данни или файл с данни.

Избор на файл с данни

В раздела пощав група Сливанеизберете отбор Изберете получатели.

Следвай тези стъпки:

Отворете документ на Microsoft Word. Този документ трябва да съдържа една таблица. Първият ред на таблицата трябва да съдържа заглавията, а останалите редове трябва да съдържат записите, които трябва да бъдат включени в съставния документ. Можете също да използвате източник на заглавни данни като източник на данни (Източник на заглавни данни. Документ, съдържащ заглавен ред (или запис), който се използва за обединяване на посочения източник на данни с основния документ за сливане.).

Прецизиране на списъка с получатели или елементи

Ако се свързвате към конкретен файл с данни, може да не искате да прехвърлите данните от всички записи на файл с данни към основния документ.

За да ограничите списъка с получатели или да използвате подмножество от елементи на файл с данни, изпълнете следните стъпки:

В раздела пощав група Сливанеизберете отбор Редактиране на списък.

В диалоговия прозорец Обединяване на дестинации

Избиране на отделни записиТози метод е най-полезен, ако списъкът е кратък. Поставете отметки в квадратчетата до онези получатели, които трябва да бъдат включени в списъка, и изчистете отметките в квадратчетата до онези получатели, които трябва да бъдат изключени от списъка.

Ако знаете, че искате да включите само няколко записа в основния документ, можете да изчистите квадратчето за отметка в заглавната лента и след това да изберете само записите, които искате. По същия начин, ако искате да включите по-голямата част от списъка във вашия документ, поставете отметка в квадратчето в заглавната лента и след това премахнете отметката от записите, които не искате да включите.

Сортиране на записиЩракнете върху заглавката на колоната на елемента, по който искате да сортирате. Списъкът е сортиран по азбучен ред във възходящ ред (А до Я).

Филтриране на записиТази функция е полезна, ако списъкът съдържа записи, които не искате да видите или включите в основния документ.

Добавете текстови контейнери (обединени полета) към документ

След като свържете основния документ към файла с данни, можете да въведете текст на документа и да добавите контейнери за текст, за да посочите къде трябва да се показват уникални данни във всяко копие на документа.

Текстови контейнери, като например адрес или поздрав, се наричат ​​полета за сливане. Полетата в Word съответстват на маркираните заглавия на колони във файла с данни.

Колоните на файла с данни представляват категории данни. Полетата, добавени към основния документ, са текстови контейнери за тези категории.

Редовете на файла с данни представляват записи на данни. Когато извършвате циркулярна поща, Word създава копие на основния документ за всеки запис.

При поставянето на поле в основния документ се подразбира, че определена категория данни, като фамилно име или адрес, трябва да се появи на мястото му.

Забележка.Когато вмъкнете поле за сливане в основния документ, името на полето винаги е затворено в двойни ъглови скоби (""). В сложни документи тези скоби не се използват за подчертаване. Те ви позволяват само да разграничите полетата в основния документ от нормалния текст.

Какво се случва по време на сливане

При сливане данните в първия ред на файла с данни заместват полетата в основния документ, като по този начин образуват първия съставен документ. Данните във втория ред на файла с данни заместват полетата, за да образуват втори съставен документ и т.н.

Примери за работа с полета

Можете да добавите всяко заглавие на колона от файла с данни към основния документ като поле. Това ви дава известна гъвкавост при създаване на бланки, етикети, имейли и други съставни документи.

Можете да комбинирате полета и да ги разделяте с помощта на препинателни знаци. Например, за да генерирате точен адрес, трябва да вмъкнете следните полета в основния документ:

"Име, фамилия"

"Къща и улица"

"Град", "Регион", "Пощенски код"

За обичайни случаи на употреба, като адресни блокове или поздравителни редове, Word предоставя сложни полета - комбинация от множество полета. Примерите са изброени по-долу.

Полето Address Block е комбинация от няколко полета, включително име, фамилия, къща и улица, град и пощенски код.

Полето Greeting Line може да включва едно или повече полета за име, в зависимост от използваните поздравителни думи.

Съдържанието на всяко от сложните полета може да бъде съответно персонализирано. Например, можете да изберете официално име за адреса (г-н Андрей Алфирович младши) и да използвате „За“ вместо „Уважаеми“ във вашия адрес.

Съпоставяне на обединени полета към файл с данни

За да сте сигурни, че Word ще намери колона във файла с данни, която съответства на всеки адрес или поздравителен елемент, трябва да съпоставите полетата за циркулярни документи в Word към колоните във файла с данни.

За да съпоставите полетата, изберете Избор на полев група Съставете документ и вмъкнете полетана раздела Бюлетини.

Ще се отвори диалогов прозорец Избор на поле.

Елементите на адреса и поздрава се появяват отляво. Заглавията на колоните от файла с данни се появяват вдясно.

Word търси подходящата колона за всеки елемент. Илюстрацията показва, че Word автоматично намери съвпадение за колоната Фамилияполе за файл с данни Фамилия. Но той не успя да противопостави другите елементи един на друг. По-конкретно, от този файл с данни Word не намери съвпадение за полето Име.

В списъка отдясно можете да маркирате колоната на файла с данни, съответстваща на елемента отляво. Сега илюстрацията показва, че колоната Имесъвпада с полето Име. Няма нищо лошо в нивите Обжалване, Уникален идентификаторИ Фамилияне е намерено съответствие. Не е необходимо главният документ да използва всяко поле. Ако добавите поле, за което няма данни във файла с данни, то ще се появи в основния документ като празен текстов контейнер - обикновено празен низ или скрито поле.

Въвеждане на съдържание и добавяне на полета

В основния документ щракнете върху мястото, където искате да вмъкнете полето.

Използвайте групата Съставете документ и вмъкнете полетана раздела Бюлетини.

Добавете някой от следните елементи.

Адресен блок с име, пощенски адрес и друга информация

Изберете предмет Адресен блок.

В диалоговия прозорец Вмъкване на адресен блокизберете желаните адресни елементи и формати за показване и след това щракнете Добре.

Избор на поле, тогава Word не можа да намери информация, необходима за адресния блок. Щракнете върху стрелката до (няма съвпадение)

линия за добре дошли

Изберете предмет линия за добре дошли.

Изберете формат на реда за поздрав, който включва поздрава, името и препинателния знак, който следва името.

Изберете текст на поздравителен ред за случаите, когато името на получателя не е налично, например, когато източникът на данни не съдържа собственото или фамилното име на получателя, а само името на компанията.

Щракнете върху бутона Добре.

Ако се появи диалогов прозорец Избор на поле, тогава Word не можа да намери информация, необходима за поздравителния ред. Щракнете върху стрелката до (няма съвпадение)и след това маркирайте съответното поле в източника на данни, който искате да обедините.

Индивидуални полета

Информацията може да бъде вмъкната от отделни полета, като фамилно име, телефонен номер или сума на дарителския принос. За да добавите бързо поле от файл с данни към основния документ, щракнете върху стрелката до списъка Вмъкване на поле за даннии след това изберете име на поле.

За да използвате повече опции при вмъкване на отделни полета в документ, изпълнете следните стъпки:

В раздела пощав група Записване и добавяне на полетаизберете отбор Вмъкване на поле за сливане.

В диалоговия прозорец Вмъкване на поле за данниИзвършете едно от следните действия.

За да изберете адресни полета, които автоматично ще съответстват на полетата на източника на данни, дори ако полетата на източника на данни имат различни имена, изберете Адресни полета.

За да маркирате полета, които винаги използват данни директно от колона на файл с данни, изберете Полета на база данни.

В списъка ПолетаЩракнете върху задължителното поле.

Щракнете върху бутона Поставете, и тогава Близо.

Ако се появи диалогов прозорец Избор на поле, тогава Word не можа да намери част от информацията, необходима за вмъкване на полето. Щракнете върху стрелката до (няма съвпадение)и след това маркирайте съответното поле в източника на данни, който искате да обедините.

• Персонализирани полета от списъка с контакти на Outlook

Единственият начин да включите потребителски полета на списъка с контакти в основния документ е да стартирате циркулярни документи от Outlook. Първо трябва да конфигурирате показването на списъка с контакти, като използвате точно тези полета, които трябва да се използват по време на сливането. След това можете да започнете сливането. След като бъдат направени всички необходими настройки, Word ще се отвори автоматично и можете да завършите обединяването на имейли.

Форматиране на резултатите от сливането

За да форматирате данните, съдържащи се в документ, изберете полето за циркулярни документи и го форматирайте по същия начин, по който форматирате всеки друг текст. Изборът трябва да включва двойни шевронни кавички ( « » ) около полето.

Прегледайте и завършете сливането

След като всички полета бъдат добавени към основния документ, можете да прегледате резултатите от сливането. Преди обединяването действително да завърши, можете да прегледате обединените документи и да направите подходящи промени, ако е необходимо.

За да видите, направете едно от следните в група Вижте резултатитераздели Бюлетини :

Кликнете Вижте резултатите.

Прегледайте всеки съставен документ страница по страница, като използвате бутоните Следващ записИ Предишна публикацияв група Вижте резултатите.

Вижте конкретен документ с помощта на командата Намерете получател.

Завършване на сливането

Няколко документа могат да бъдат отпечатани или редактирани поотделно. Това може да се направи за всички документи или за подгрупа от документи.

Изберете дали да редактирате целия набор от документи, само текущо показаното копие или подмножество от документи, идентифицирани с определен номер на запис. Word запазва копията, които искате да редактирате, като един файл, разделени с прекъсвания на страници.

Запазване на основния документ

Не забравяйте, че съставните документи се записват отделно от основния документ. Полезно е основният документ да се съхранява отделно, защото може да е полезно при извършване на последващи сливания.

От статията в предишния брой научихме, че методът на сливане ви позволява да създадете източник на данни с помощта на Word. В тази статия ще разгледаме как може да се получи информация за източник на данни от таблица на Excel.

Източникът на данни може да се използва във версии на Word 2000/2002/2003/2007, но процесът на създаването му е еднакъв за всички версии на Word. И така, нека опишем алгоритъма за създаване на източник на данни:

1. Отворете Excel.
2. В таблицата, която се показва, в клетка A1 въведете името на първото поле (например страна), в B1 – второто (напр. индекс) и т.н. (Фиг. 1).

Ориз. 1. Таблица с данни

Използване на масаWord 2000/2002

1. Отворете или създайте основен документ в Word.
2. Сливанебутон ( Диалогов прозорец за сливане).
3. Сливаневъв втората стъпка изберете бутона Вземете данни,и от списъка - Отворен източник на данни(фиг. 2).

Ориз. 2. Падащ списък Отворен източник на данни

1. В нов диалогов прозорец Отваряне на източник на данниот падащия списък Тип файлизберете КнигиГ-ЦАExcel.
2. Отворете избрания файл, като щракнете върху бутона Отворете.
3. В диалоговия прозорец, който се появява MicrosoftExcel(фиг. 3) задайте диапазон или име.

Ориз. 3. Прозорец MicrosoftExcel

Полученият файл Excelе станал, така да се каже, „свързан“ като източник на данни, така че сега можете да вмъкнете полета за сливане в основния документ и също да обедините източника на данни с основния документ, както е обяснено в предишната статия.

Правило за избор на записи за включване в процеса на сливане с основния документ

Записи, които отговарят на определени определени критерии, могат да бъдат включени в процеса на сливане. Връзките се използват за избор на записи ИЛИ, И.

За да зададете критерии за избор:

1. Отворете основния документ.
2. Изберете от лентата с инструменти Сливанебутон ( Диалогов прозорец за сливане).
3. В диалоговия прозорец Сливанев третата стъпка изберете бутона Избор записи.

В резултат на това ще се появи диалогов прозорец Избор на записи.

1. В раздела Избор на записидиалогов прозорец Избор на записив колона ПолеОт падащия списък изберете името на полето, върху чиято стойност ще се прилага условието.
2. В колона Операторизберете операция за сравнение.
3. В колона ЗначениеВъведете стойността, с която да сравните.
4. След като зададете всички критерии, затворете прозореца Избор на записичрез натискане на бутона Добре(фиг. 4) .

Ориз. 4. Прозорец Избор на записи

1. В диалоговия прозорец Сливанещракнете върху бутона Обединяванеили на лентата с инструменти СливанеНатисни бутона ( Обединяване в нов документ).

Използване на масаExcel като източник на данни вWord 2003

1. В менюто Обслужванеизберете отбор Писма и пощенски пратки, а след това командата Сливане.
2. В прозореца на задачите, който се отваря сливане,с помощта на бутона Освен това,отидете на третия етап на съветника Избор на получател,след това щракнете върху командата
3. Намерете необходимия файл с електронна таблица на Excel и го отворете, като щракнете двукратно върху него.
4. Уверете се, че първият ред с данни съдържа заглавките на колоните (това са полетата за сливане) (Фигура 5).

Ориз. 5. Прозорец Изберете таблица

Забележка. В прозореца Обединяване на получателиможете да редактирате записите.

1. Преминавайки към четвъртата стъпка, изберете командата
2. В диалоговия прозорец, който се появява Добавете поле за сливане(фиг. 6) изберете поле от списъка, като първо поставите курсора на мишката на мястото в основния документ, където трябва да се намира полето за обединяване.

Ориз. 6. Диалогов прозорец Добавете поле за сливане

Да се ​​ангажират около Избирането на записи за включване в процеса на сливане с основния документ в Word 2003 е необходимо,отивайки на третия етап, изберете командата и в диалоговия прозорец Обединяване на получатели(Фиг. 7) премахнете отметката от квадратчето R за записа, към който не трябва да се изпраща текстът на основния документ.

Ориз. 7. Диалогов прозорец Обединяване на получатели

Използване на масаExcel като източник на данни вWord 2007

1. В раздела Бюлетинв група Сливанеизберете отбор Изберете получатели.
2. Изберете (фиг. 8), намерете желания файл в диалоговия прозорец Избор на източник на даннии го отвори.

Ориз. 8. Избор на екип Използвайте съществуващ списък

Забележка. След като изберете файл, командите на раздела ще станат активни

1. Кликнете върху Промяна на списъка с полетакогато списъкът се промени.
2. Кликнете върху Вмъкване на поле за сливанеи изберете поле от списъка, като първо поставите курсора на мишката на мястото в основния документ, където трябва да се намира полето за сливане.

Избиране на записи за включване в процеса на циркулярни документи в Word 2007

1. В раздела Бюлетинив група Започнете сливанетоНатиснете Изберете получателии изберете от падащия списък на менюто Използвайте съществуващ списък.
2. Намерете необходимия файл с електронна таблица на Excel и го отворете, като щракнете двукратно върху него.
3. Потвърдете, че първият ред с данни съдържа заглавките на колоните (това са полетата за сливане).
4. В раздела Бюлетинив група Започнете сливанетоизберете Променете списъка с получатели.

5. В диалоговия прозорец Обединяване на получатели (фиг. 9) премахнете отметката от квадратчето R за записа, на който не искате да изпращате текста на основния документ.

Ориз. 9. Прозорец Обединяване на получатели

Основни предимства от използването на Excel като източник на данни за процеса на сливане

1. Спестяване на време, т.к няма нужда да извършвате една и съща работа многократно.

2. Автоматизиране на работния процес чрез създаване на множество копия на шаблон на документ с различни детайли.

3. Удобство и лекота на извършване на работата, която се състои само от три етапа: създаване на основния документ, създаване на източник на данни и директното им обединяване.

Г.А. Серова, проф. RSUH