Δεν ήταν δυνατό το άνοιγμα της πηγής δεδομένων κατά τη συγχώνευση. Χρήση του Excel ως προέλευσης δεδομένων για τη διαδικασία συγχώνευσης. Παραδείγματα εργασίας με πεδία

Η διαδικασία συγχώνευσης αποτελείται από διάφορα στάδια.

Στάδιο 1. Προετοιμασία δεδομένων υπολογιστικού φύλλου

Ένας πίνακας που πρόκειται να συγχωνευτεί πρέπει να πληροί ορισμένες απαιτήσεις:

• Δεν πρέπει να υπάρχουν συγχωνευμένα κελιά στον πίνακα. Θα ήταν πιο ακριβές να πούμε αυτό: ΑΝ υπάρχουν συγχωνευμένα κελιά στον πίνακα, τότε πρέπει να είστε προετοιμασμένοι για το γεγονός ότι κατά την εξαγωγή η συγχώνευση θα ακυρωθεί και, κατά συνέπεια, θα δημιουργηθούν επιπλέον κενές σειρές ή/και στήλες, που μπορεί να διαταράξει τη δομή του πίνακα. Γενικά, τα συγχωνευμένα κελιά είναι κακά :)
• Όλες οι στήλες πρέπει να έχουν μοναδικά ονόματα που θα χρησιμοποιούνται κατά τη συγχώνευση. Εάν από τον πίνακα λείπει η πρώτη γραμμή με τα ονόματα στηλών, τότε θα αντικατασταθεί από την πρώτη σειρά δεδομένων, πράγμα που σημαίνει ότι δεν θα συμμετέχει στη διανομή.

Για παράδειγμα, ας πάρουμε έναν πίνακα με μια λίστα πελατών του Excellent fitness club.

Στάδιο 2. Προετοιμασία ενός προτύπου εγγράφου Word

Σε αυτό το στάδιο, δημιουργείται ένα έγγραφο στο πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου του Word στο οποίο θα ενσωματωθούν τα δεδομένα υπολογιστικού φύλλου στο μέλλον. Το κείμενο αυτού του εγγράφου είναι ένα μέρος κοινό για όλες τις αποστολές.

Ας υποθέσουμε ότι σκοπεύουμε να στείλουμε ειδοποιητικές επιστολές σε όλους τους πελάτες των οποίων η κάρτα club λήγει τον επόμενο μήνα.

Το κείμενο της επιστολής θα είναι το ίδιο εκτός από τη διεύθυνση, τον αριθμό της κάρτας του συλλόγου και την ημερομηνία λήξης. Αυτά τα δεδομένα θα εισαχθούν από ένα υπολογιστικό φύλλο Excel (επισημαίνεται με μπλε χρώμα)

Έτσι, σε αυτό το στάδιο, το κείμενο που είναι κοινό για όλα τα γράμματα εκτυπώνεται σε ένα έγγραφο του Word.

Για πιο βολική περαιτέρω εργασία κατά τη συγχώνευση, συνιστάται να ρυθμίσετε την παράμετρο Σκίαση πεδίουστη θέση Πάνταγια να διακρίνουν τα εισαγόμενα πεδία συγχώνευσης από το απλό κείμενο. Όταν είναι ενεργοποιημένο, τα πεδία εμφανίζονται με γκρι φόντο. Φυσικά, αυτό το φόντο δεν τυπώνεται.

Στάδιο 3. MS Word Merge Wizard στην εργασία

Ανοίξτε το αρχείο letter στο MS Word.

Ο ευκολότερος τρόπος συγχώνευσης δεδομένων είναι να ακολουθήσετε τον Οδηγό συγχώνευσης. Σε εκδόσειςμετά το Word2003 Ξεκινά ο Οδηγός συγχώνευσηςμέσω κουμπιούΈναρξη συγχώνευσηςστην καρτέλα Ενημερωτικά δελτία

Σε εκδόσεις πριν από το Word2007 θα πρέπει να εκτελέσετε την εντολή μενούΥπηρεσία - Επιστολές και αποστολές - Συγχώνευση.Επιπλέον, για πιο άνετη λειτουργίαεκδόσεις πριν από το Word2007, μπορείτε να εμφανίσετε τη γραμμή εργαλείων συγχώνευσης αλληλογραφίας

Για άλλη μια φορά, σημειώστε ότι η φόρμα επιστολής περιέχει μόνο κείμενο κοινό για όλα τα γράμματα, επομένως η ένσταση μοιάζει Σας σεβόμαστε!, και λείπουν ο αριθμός και η ημερομηνία της κάρτας.

Ο Οδηγός συγχώνευσης λειτουργεί σε 6 βήματα.

Βήμα 1:επιλέξτε τον τύπο του εγγράφου που θα σταλεί, στην περίπτωσή μας είναι Γράμματα
	Βήμα 2:επιλέξτε το έγγραφο βάσει του οποίου θα δημιουργηθούν οι αποστολές μπορεί να είναι ένα ανοιχτό τρέχον έγγραφο, ένα πρότυπο ή ένα υπάρχον έγγραφο. Όταν επιλέγετε μια επιλογή Δείγμαή Υπάρχον έγγραφοκαθίσταται δυνατός ο καθορισμός του επιθυμητού αρχείου στον Explorer. Εμείς διαλέγουμε Τρέχον έγγραφο
Βήμα 3:επιλέξτε παραλήπτες. Στην περίπτωσή μας, η πηγή δεδομένων θα είναι ένας πίνακας Excel, γι' αυτό ελέγξτε την επιλογή Χρήση λίστας. Στη συνέχεια, χρησιμοποιώντας το κουμπί Ανασκόπηση...επιλέξτε το επιθυμητό αρχείο στον Explorer
		Αφού επιλέξετε ένα αρχείο, ανοίγει ένα πλαίσιο διαλόγου με τον επιλεγμένο πίνακα. Εάν χρειαζόμαστε όλες τις εγγραφές, κάντε αμέσως κλικ στο OK. Εάν είναι απαραίτητο, μπορείτε να ταξινομήσετε τη λίστα, να φιλτράρετε τις απαιτούμενες εγγραφές ή να τις βρείτε χρησιμοποιώντας τις κατάλληλες εντολές. Οι δυνατότητες φιλτραρίσματος και αναζήτησης εδώ, φυσικά, είναι πολύ πιο φτωχές από ό,τι στο Excel, αλλά μπορείτε να κάνετε μια απλή επιλογή χρησιμοποιώντας τιμές κειμένου ή αριθμητικές τιμές. Επιπλέον, είναι δυνατή η μη αυτόματη επιλογή αναρτήσεων για διανομή χρησιμοποιώντας πλαίσια ελέγχου :) Στην περίπτωσή μας, πρέπει να ορίσουμε ένα φίλτρο ανά πεδίο Ενημερωτικό δελτίομε τιμή "ναι" (η τιμή "ναι" εμφανίζεται στον πίνακα εάν η κάρτα συλλόγου λήξει τον επόμενο μήνα). Το φίλτρο μπορεί να οριστεί κάνοντας κλικ στο όνομα του πεδίου και επιλέγοντας «ναι» ή χρησιμοποιώντας το σύνδεσμο Φίλτρο στο ίδιο πλαίσιο διαλόγου
Βήμα 4:εισάγετε τα απαιτούμενα πεδία στο έγγραφο. Πριν επιλέξετε μία από τις επιλογές που προσφέρει ο Οδηγός, θα πρέπει να τοποθετήσετε τον κέρσορα στο κείμενο όπου θέλετε να εισαγάγετε δεδομένα. Εάν ξεχάσατε να το κάνετε αυτό, δεν πειράζει, τα πεδία μπορούν να εισαχθούν οπουδήποτε στο έγγραφο και στη συνέχεια να μετακινηθούν. Στην περίπτωσή μας, τοποθετούμε τον κέρσορα μετά τη λέξη «Σεβασμός» πριν από το θαυμαστικό. Επειδή χρειαζόμαστε ξεχωριστά πεδία, επιλέγουμε Άλλα στοιχεία...
		Ανοίγει ένα παράθυρο διαλόγου που σας επιτρέπει να επιλέξετε συγχώνευση πεδίων. Επιλέξτε ένα πεδίο Ονομα, πατήστε Εισάγετε, το ίδιο και για το γήπεδο Επώνυμο. Κλείσιμο του παραθύρου Εισαγωγή πεδίων συγχώνευσηςκαι προσθέστε κενά μεταξύ των εισαγόμενων πεδίων. Εάν η παράμετρος Σκίαση πεδίουστη θέση Πάντα, τα εισαγόμενα πεδία θα είναι καθαρά ορατά στο γκρι φόντο. Τοποθετήστε τον κέρσορα μετά τον αριθμό, κάντε ξανά κλικ στον σύνδεσμο Άλλα στοιχεία..., επιλέξτε Αριθμός κάρτας συλλόγου - Εισάγετε. Εισαγάγετε το πεδίο με τον ίδιο τρόπο Ημερομηνία λήξης της κάρτας Εκτός από τα παραπάνω πεδία, πρέπει να εισαγάγετε το τέλος του αιτήματος ου, το οποίο εξαρτάται από την τιμή του πεδίου Πάτωμα. Για να γίνει αυτό, θα χρησιμοποιήσουμε ένα ειδικό πεδίο που σας επιτρέπει να εισαγάγετε μία από τις δύο τιμές ανάλογα με τα δεδομένα. Τοποθετήστε τον κέρσορα αμέσως μετά τη λέξη "Respect" και πατήστε το κουμπί Κανόνεςστην καρτέλα Ενημερωτικά δελτίακαι επιλέξτε την επιλογή ΑΝ...ΤΟΤΕ...ΑΛΛΙΩΣ. Σε εκδόσεις πριν από το Word2007, ονομάζεται ένα παρόμοιο κουμπί Προσθέστε ένα πεδίο Wordκαι βρίσκεται στη γραμμή εργαλείων Συγχώνευση Στο παράθυρο διαλόγου που ανοίγει, ορίστε τις παραμέτρους Αφού κάνουμε κλικ στο OK, έχουμε το αποτέλεσμα
Βήμα 5:Βλέπουμε τα γράμματα που προκύπτουν χρησιμοποιώντας τα κουμπιά πλοήγησης. Σε αυτό το βήμα, μπορείτε επίσης να αλλάξετε τη λίστα παραληπτών εφαρμόζοντας ένα φίλτρο ή καθαρίζοντας τα πλαίσια ελέγχου. Εφόσον εφαρμόσαμε το φίλτρο νωρίτερα, απομένουν 3 παραλήπτες.
		Εξετάζοντας προσεκτικότερα το αποτέλεσμα που ελήφθη, βλέπουμε ότι δεν ανταποκρίνεται πλήρως στις προσδοκίες μας Αντ' αυτού, αριθμός κάρτας συλλόγου 001768 εμφανίζεται ως 1768 , και η ημερομηνία δεν μοιάζει καθόλου με τη δική μας: πρώτα ο μήνας και μετά η ημέρα, αν και όλα ήταν εντάξει στον πίνακα του Excel. Τα ίδια προβλήματα μπορεί να προκύψουν κατά την εισαγωγή κελιών με δεκαδικούς αριθμούς, μορφή νομίσματος κ.λπ. Το συμπέρασμα είναι απογοητευτικό: κατά τη συγχώνευση, η μορφοποίηση αριθμών και ημερομηνιών δεν διατηρείται. Υπάρχει όμως διέξοδος! Τα πεδία του εγγράφου του Word στο οποίο εισάγονται τα δεδομένα μας είναι κώδικας που, πρώτον, μπορεί να προβληθεί και, δεύτερον, να αλλάξει. Για να δείτε τον κωδικό πεδίου, για παράδειγμα, με τον αριθμό της κάρτας του συλλόγου, θα πρέπει να κάνετε δεξί κλικ πάνω του (RMB) και να επιλέξετε την εντολή Κωδικοί/Τιμές Πεδίου. Παίρνουμε το εξής (MERGEFIELD "M__club_card" } Δεν θα αλλάξουμε τον ίδιο τον κωδικό, αλλά θα προσθέσουμε στη μορφή. Η αρχή της προσθήκης μιας μορφής θα είναι σαφής σε οποιονδήποτε είναι έστω και λίγο εξοικειωμένος με τη δημιουργία μιας προσαρμοσμένης μορφής στο Excel. Για να διασφαλιστεί ότι ένας αριθμός περιέχει πάντα έξι ψηφία, η μορφή πρέπει να αποτελείται από έξι μηδενικά: (MERGEFIELD "M__club_card"\# "000000" ). Τώρα κάνουμε ξανά δεξί κλικ στο πεδίο - Ενημέρωση πεδίου και βλέπουμε τον αριθμό στην απαιτούμενη μορφή. Το ίδιο κάνουμε και με την ημερομηνία.( MERGEFIELD "card_expiration_date" \@ "Δ.Δ. ΜΜ. ΕΕΕΕ") Και έχουμε την τελική έκδοση Μπορείτε να διαβάσετε περισσότερα σχετικά με τους κωδικούς πεδίων του Word στη βοήθεια του Word ή στη διεύθυνση

Πρόσφατα είδα μια άγρια ​​εικόνα σε έναν οργανισμό :)

Η εταιρεία μετακόμισε σε ένα νέο κτίριο - από την περιοχή της Μόσχας στη Μόσχα. Μιλάμε, κατά συνέπεια, για αλλαγή των ουσιαστικών όρων της σύμβασης εργασίας για όλους τους εργαζόμενους. Σύμφωνα με τη διαδικασία, οι εργαζόμενοι πρέπει να ειδοποιηθούν για την υπογραφή της επικείμενης κίνησης και στη συνέχεια να συναφθούν πρόσθετες συμφωνίες στις συμβάσεις εργασίας τους με όλους. Ο οργανισμός απασχολεί περίπου 1,5 χιλιάδες άτομα, το τμήμα HR πρέπει επειγόντως να προετοιμάσει έγγραφα.

Τι συμβαίνει μετά?
Ο επικεφαλής του τμήματος HR στέλνει ένα αίτημα στο τμήμα τεχνολογίας πληροφοριών για την οριστικοποίηση του συστήματος προσωπικού: πρέπει να δημιουργήσετε έντυπες φόρμες - μια ειδοποίηση και μια πρόσθετη συμφωνία. Το ΙΤ απαντά ότι μια τέτοια βελτίωση θα κοστίσει τόσες χιλιάδες ευρώ και το κόστος δεν περιλαμβάνεται στον προϋπολογισμό και, μεταξύ άλλων, η υλοποίηση είναι δυνατή όχι νωρίτερα από δύο μήνες.

Στέλνοντας κατάρες στο τμήμα πληροφορικής, οι αξιωματικοί ανθρώπινου δυναμικού πηγαίνουν στη δουλειά τα Σαββατοκύριακα, αφήνοντας μικρά παιδιά στο σπίτι. Ένα αθάνατο εργατικό κατόρθωμα: 3.000 έγγραφα δημιουργήθηκαν σε δύο ημέρες! Το όνομα και τα στοιχεία διαβατηρίου κάθε υπαλλήλου προστέθηκαν χειροκίνητα στο πρότυπο και ούτω καθεξής 3000 φορές!

Θα μπορέσουν να συγχωρήσουν τον εαυτό τους που σπατάλησαν τον χρόνο τους τόσο μέτρια όταν ανακαλύψουν ότι χρησιμοποιούν Συγχώνευση αλληλογραφίαςπρότυπο στο Word με έναν πίνακα Excel που περιέχει προσωπικά δεδομένα, αυτό θα μπορούσε να γίνει σε περίπου είκοσι λεπτά :)

ΒΗΜΑ 1. Δημιουργήστε ένα πρότυπο εγγράφου στο Word.

Τα δεδομένα που θα αλλάξουν επισημαίνονται με κόκκινο χρώμα: επίθετο, όνομα, πατρώνυμο, αριθμός, ημερομηνία σύμβασης εργασίας, θέση, τμήμα και καταλήξεις στις λέξεις σεβαστή και λήψη ανάλογα με το φύλο.

ΒΗΜΑ 2. Δημιουργήστε μια προέλευση δεδομένων στο Excel.

Αφού ρυθμίσουμε το Merge, το πρόγραμμα θα αντικαταστήσει τα δεδομένα από την πηγή στο πρότυπο. Κάθε γραμμή είναι ένα ξεχωριστό έγγραφο.

ΒΗΜΑ 3. Επιστρέψτε στο πρότυπο εγγράφου που δημιουργήσαμε στο Word. Πρέπει να δουλέψουμε με την καρτέλα "Mailouts", να τη μελετήσουμε προσεκτικά.

Κάντε κλικ στο κουμπί "Επιλογή παραληπτών", επιλέξτε "Χρήση υπάρχουσας λίστας" και ανοίξτε την πηγή δεδομένων (ένα αρχείο Excel με πληροφορίες για τους υπαλλήλους).

Στο επόμενο παράθυρο, επιλέξτε το φύλλο αρχείου που περιέχει τα απαραίτητα δεδομένα.

ΒΗΜΑ 4. Τοποθετήστε τον κέρσορα στη θέση του κειμένου προτύπου όπου θέλετε να εισαγάγετε δεδομένα από την πηγή, κάντε κλικ στο κουμπί «Εισαγωγή πεδίου συγχώνευσης» και επιλέξτε το πεδίο που θέλετε.

Έτσι φαίνεται το πρότυπό μου μετά την εισαγωγή όλων των πεδίων συγχώνευσης:

ΒΗΜΑ 5. Δημιουργήστε κανόνες που αλλάζουν τις καταλήξεις των λέξεων "αγαπητός" και "ειλημμένος" ανάλογα με το φύλο του υπαλλήλου.

Τοποθετήστε τον κέρσορα μετά το τέλος της λέξης. Κάντε κλικ στο κουμπί "Κανόνες" και επιλέξτε "IF...THEN...ALSE" στην αναπτυσσόμενη λίστα.

Γράφουμε τον κανόνα: αν το φύλο είναι θηλυκό - τότε..., αλλιώς...

ΒΗΜΑ 6. Μορφοποιήστε τις ημερομηνίες.

Εάν έχετε χρησιμοποιήσει στο παρελθόν Mailings (Merge), πιθανότατα έχετε αντιμετωπίσει το γεγονός ότι οι ημερομηνίες που μεταφέρονται από το Excel φαίνονται εντελώς διαφορετικές στο Word. Για παράδειγμα, αντί για 19/06/2012 πιθανότατα θα δείτε 19/6/2012 αυτό το αποτέλεσμα είναι απίθανο να σας ταιριάζει.

Υπάρχουν διάφοροι τρόποι επίλυσης αυτού του προβλήματος, θα χρησιμοποιήσουμε τον απλούστερο και πιο βολικό.

Ας πατήσουμε τον συνδυασμό πλήκτρων Alt+F9, τώρα μπορούμε να δούμε τους κωδικούς των πεδίων συγχώνευσης.

Μέσα στον κωδικό του πεδίου Contract_Date, βάζουμε μια ανάστροφη κάθετο πριν από το κλείσιμο του σγουρού άγκιστρου και μετά από αυτό ένα κλειδί μορφοποίησης:
( MERGEFIELD "Contract_date" \@ "ΗΗ.ΜΜ.ΕΕΕΕ" }
@ - προσδιορισμός ημερομηνίας, "ΗΗ.ΜΜ.ΕΕΕΕ" - κλειδί μορφής ημερομηνίας της φόρμας 19.06.2012 .
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε οποιαδήποτε άλλη μορφή. Για παράδειγμα, έτσι ώστε να μοιάζει η ημερομηνία 19 Ιουνίου 2012, χρησιμοποιήστε το κλειδί \@ "ΗΗ ΜΜΜΜ ΕΕΕΕ".

Για έξοδο από τη λειτουργία επεξεργασίας κώδικα, πατήστε ξανά Alt+F9.

ΒΗΜΑ 7. Κάντε κλικ στο κουμπί «Προβολή αποτελεσμάτων» για να ελέγξετε τι συνέβη.

ΒΗΜΑ 8. Επεξεργασία της λίστας των εργαζομένων.

Κάνοντας κλικ στο κουμπί "Επεξεργασία λίστας παραληπτών", μπορείτε να εξαιρέσετε μεμονωμένες καταχωρίσεις από τη λίστα, να ελέγξετε για διπλότυπα, να ορίσετε ταξινόμηση ή φίλτρα.

Θα πρέπει να δώσετε ιδιαίτερη προσοχή στην ταξινόμηση, ώστε να μην χρειάζεται να χάνετε χρόνο ταξινομώντας έγγραφα μετά την εκτύπωσή τους. Είναι πιο βολικό να ταξινομήσετε κατά ονόματα υπαλλήλων ή ονόματα τμημάτων.

ΒΗΜΑ 8. Ολοκληρώστε τη συγχώνευση.

Κάντε κλικ στο κουμπί "Εύρεση και συγχώνευση". Εάν επιλέξετε την επιλογή Εκτύπωση εγγράφων, τα έγγραφα θα σταλούν απευθείας στον εκτυπωτή. Εάν χρειάζεται να ελέγξετε έγγραφα και να κάνετε αλλαγές πριν από την εκτύπωση, επιλέξτε «Επεξεργασία μεμονωμένων εγγράφων».

Θα δημιουργηθεί ένα ξεχωριστό αρχείο Word με τα αποτελέσματα συγχώνευσης.

Ετοιμος! Απολαύστε τον χρόνο που εξοικονομείτε!

ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ ως απάντηση σε σχόλιο alexey_lao :
Χρησιμοποιώντας μια απλή μακροεντολή, μπορείτε να αποθηκεύσετε κάθε έγγραφο ως ξεχωριστό αρχείο.

Αποθηκεύουμε το πρότυπό μας ως αρχείο με την κατάληξη .docm (αρχείο Word με υποστήριξη μακροεντολών).

Πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Alt+F8 (ανακαλώντας το παράθυρο Μακροεντολή).

Στο παράθυρο που ανοίγει, ορίστε το "Όνομα" της μακροεντολής (για παράδειγμα, SaveFiles) και επιλέξτε το αρχείο μας με το πρότυπο στην αναπτυσσόμενη λίστα "Μακροεντολές από" (προτιμώ να δημιουργήσω μακροεντολές απευθείας στο αρχείο, ώστε να λειτουργούν ακόμη και όταν το αρχείο είναι ανοιχτό σε άλλον υπολογιστή). Κάντε κλικ στο κουμπί "Δημιουργία".

Στο σημείο που αναβοσβήνει ο κέρσορας, γράψτε τον κωδικό μακροεντολής:

Dim DocNum ως ακέραιος αριθμός
Για DocNum = 1 To ActiveDocument.MailMerge.DataSource.Reco rdCount
ActiveDocument.MailMerge.DataSource.Acti veRecord = DocNum
Με το ActiveDocument.MailMerge
.Προορισμός = wdSendToNewDocument
.SuppressBlankLines = Αληθές
Με .DataSource
.FirstRecord = ActiveDocument.MailMerge.DataSource.Acti veRecord
.LastRecord = ActiveDocument.MailMerge.DataSource.Acti veRecord
Τέλος με
.Εκτέλεση Παύση:=Λάθος
Τέλος με
Με το ActiveDocument
.SaveAs FileName:="C://Test/" & DocNum, Μορφή αρχείου:=wdFormatXMLDocument
.Κλείσε
Τέλος με

Αντί για C://Test/, πληκτρολογήστε τη διεύθυνση του φακέλου στον οποίο θέλετε να αποθηκεύσετε τα έγγραφα.
Κλείνουμε το παράθυρο του επεξεργαστή Visial Basic και επιστρέφουμε στο έγγραφό μας με το πρότυπο.

Πατήστε ξανά Alt+F8, επιλέξτε τη μακροεντολή SaveFiles στη λίστα και κάντε κλικ στο κουμπί "Εκτέλεση".

Ενώ ο υπολογιστής δημιουργεί και αποθηκεύει κάθε έγγραφο με τη σειρά του, μπορείτε να πιείτε ένα φλιτζάνι καφέ και ένα cookie. Ή πηγαίνετε σπίτι για ύπνο αν υπάρχουν περισσότερα από μερικές εκατοντάδες έγγραφα :)

Μπορείτε να κατεβάσετε αρχεία με παραδείγματα εδώ:
http://hrexcel.ru/download/excel4hr_istochnik_dannyh.xlsx
http://hrexcel.ru/download/excel4hr_shablon.docx

Πείραμα!

Τώρα πρέπει να δημιουργήσετε μια πηγή δεδομένων συγχώνευσης (διευθύνσεις και επώνυμα παραληπτών email).

1. Στην ενότητα Επιλογή παραληπτώνπαράθυρο Συγχώνευσηπαράθυρο εργασιών, επιλέξτε Δημιουργία λίστας(Εικ. 8.6).

Ρύζι. 8.6. Παράθυρο Επιλογή παραληπτώνκυρίους Συγχώνευση

2. Κάντε κλικ στην εντολή ΔημιουργώΣτο κεφάλαιο Δημιουργία λίστας. Θα ανοίξει ένα πλαίσιο διαλόγου, που φαίνεται στην Εικ. 8.7.

Η πηγή δεδομένων συγχώνευσης είναι μια βάση δεδομένων που αποτελείται από εγγραφές, με βάση καθεμία από τις οποίες θα δημιουργηθεί ένα συγκεκριμένο αντίγραφο της επιστολής χρησιμοποιώντας το κύριο έγγραφο. Όλες οι εγγραφές έχουν τα ίδια πεδία δεδομένων.

Μερικά από τα πιο κοινά πεδία παρατίθενται εκ των προτέρων στο παράθυρο δημιουργίας προέλευσης δεδομένων. Μπορείτε να αφαιρέσετε τα περιττά πεδία από τη βάση δεδομένων και να προσθέσετε τα δικά σας.

Ρύζι. 8.7. Δημιουργία πηγής δεδομένων

Άλλα στοιχεία ενότητας Επιλογή παραληπτώνσας επιτρέπει να επιλέξετε μια υπάρχουσα βάση δεδομένων, που δημιουργήθηκε προηγουμένως στο Word ή σε μια εφαρμογή όπως η Access, ή ένα βιβλίο διευθύνσεων ως πηγή δεδομένων.

ΣημείωσηΗ παρουσία επιπλέον πεδίων στην προέλευση δεδομένων δεν επηρεάζει σε καμία περίπτωση το αποτέλεσμα της συγχώνευσης, αλλά επιβραδύνει το πρόγραμμα.

3. Κάντε κλικ στο κουμπί Ρυθμίσεις. Θα ανοίξει ένα πλαίσιο διαλόγου, που φαίνεται στην Εικ. 8.8.

4. Επισημάνετε ένα στοιχείο Εφεση.

5. Κάντε κλικ στο κουμπί Διαγράφωδιαγράψτε το επισημασμένο πεδίο.

Ρύζι. 8.8. Ρύθμιση πεδίων προέλευσης δεδομένων

Ρύζι. 8.9. Παράθυρο διαλόγου Συγχώνευση παραληπτών

6. Επαναλαμβάνοντας τα βήματα 4 και 5, αφαιρέστε όλα τα πεδία εκτός από το Όνομα. Επώνυμο, Οργάνωση, Διεύθυνση 1Και Δείκτης.

7. Κάντε κλικ στο κουμπί Εντάξει.

8. Κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσεπαράθυρα διαλόγου.

9. Στο παράθυρο διαλόγου για την αποθήκευση του εγγράφου που ανοίγει, πληκτρολογήστε το όνομα Guests και κάντε κλικ στο κουμπί Αποθηκεύσετε. Η εικόνα που φαίνεται στο Σχ. 8.9 Παράθυρο διαλόγου Συγχώνευση παραληπτών, το οποίο προς το παρόν δεν έχει καταχωρήσεις.

10. Σίγουρα θα πρέπει να εισάγετε πληροφορίες σε μια πηγή δεδομένων κάποια στιγμή. Κάντε κλικ στο κουμπί Αλλαγή...να το κάνω τώρα. Θα ανοίξει μια φόρμα εισαγωγής δεδομένων. Ας προσθέσουμε μερικές καταχωρήσεις. Αργότερα, η συγχώνευση θα δημιουργήσει ακριβώς τόσα αντίγραφα του κύριου εγγράφου όσα υπάρχουν στην προέλευση δεδομένων.

11. Συμπληρώστε τα πεδία της φόρμας.

12. Για να προσθέσετε άλλη καταχώρηση, κάντε κλικ στο κουμπί Δημιουργήστε μια καταχώρηση.

13. Εισαγάγετε μερικές ακόμη εγγραφές, μεταφέροντας σε αυτές τις πληροφορίες που παρουσιάζονται στον πίνακα. 8.1.

ΠΙΝΑΚΑΣ 8.1. Πηγή δεδομένων συγχώνευσης

14. Κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσεγια να αποθηκεύσετε τη βάση δεδομένων και μετά στο κουμπί Εντάξειπαράθυρο Παραλήπτες.

ΣημείωσηΓια να αλλάξετε τις πληροφορίες πηγής δεδομένων, κάντε κλικ στη γραμμή εργαλείων Συγχώνευσηστο κουμπί Παραλήπτεςκαι, στη συνέχεια, στο παράθυρο διαλόγου που ανοίγει - στο κουμπί Αλλαγή. Θα ανοίξει η φόρμα προέλευσης δεδομένων. Για πλοήγηση στις εγγραφές πηγής, χρησιμοποιήστε τα κουμπιά Πρώτα, Πίσω, Προς τα εμπρός, τελευταίοςστο κάτω μέρος της φόρμας.

Ρύζι. 8.10. Γραμμή εργαλείων Συγχώνευση

7 Διάλεξη αρ. 8

Συγχώνευση εγγράφων.

Η συγχώνευση αλληλογραφίας χρησιμοποιείται όταν χρειάζεται να δημιουργήσετε ένα σύνολο εγγράφων, όπως ετικέτες διευθύνσεων ή γράμματα σε επιστολόχαρτα, που αποστέλλονται σε μεγάλο αριθμό πελατών. Κάθε γράμμα ή αυτοκόλλητο περιέχει γενικές και ατομικές πληροφορίες. Για παράδειγμα, η επιστολή πρέπει να απευθύνεται στον πελάτη με το επώνυμο. Οι μεμονωμένες πληροφορίες για κάθε γράμμα ή αυτοκόλλητο προέρχονται από μια πηγή δεδομένων.

Η διαδικασία συγχώνευσης αποτελείται από πολλά γενικά βήματα.

Ρύθμιση του κύριου εγγράφου. Το κύριο έγγραφο περιέχει κείμενο και γραφικά που είναι κοινά σε όλες τις εκδόσεις του κύριου εγγράφου, όπως μια διεύθυνση επιστροφής ή έναν χαιρετισμό σε επιστολόχαρτο.

Σύνδεση εγγράφου σε πηγή δεδομένων. Η προέλευση δεδομένων είναι ένα αρχείο που περιέχει πληροφορίες που πρέπει να εισαχθούν στο έγγραφο, για παράδειγμα, τα ονόματα και οι διευθύνσεις των παραληπτών της επιστολής.

Κάντε πιο συγκεκριμένη τη λίστα παραληπτών ή αντικειμένων. Το Microsoft Office Word δημιουργεί ένα αντίγραφο του κύριου εγγράφου για κάθε στοιχείο ή εγγραφή στο αρχείο δεδομένων.

Προσθήκη συμβόλων κράτησης θέσης κειμένου (πεδία συγχώνευσης) σε ένα έγγραφο Κατά τη συγχώνευση, τα πεδία συγχώνευσης συμπληρώνονται με δεδομένα από το αρχείο δεδομένων.

Προεπισκόπηση και ολοκλήρωση συγχώνευσης Μπορείτε να κάνετε προεπισκόπηση κάθε αντιγράφου πριν εκτυπώσετε ολόκληρο το σετ αντιγράφων ενός εγγράφου.

Οι εντολές καρτελών χρησιμοποιούνται για τη συγχώνευση με την αλληλογραφία Ενημερωτικά δελτία.

Μπορείτε επίσης να συγχωνεύσετε χρησιμοποιώντας το παράθυρο εργασιών Συγχώνευση, το οποίο σας επιτρέπει να εκτελέσετε ολόκληρη τη διαδικασία βήμα προς βήμα. Για να χρησιμοποιήσετε το παράθυρο εργασιών, σε μια ομάδα Έναρξη συγχώνευσηςστην καρτέλα Ενημερωτικά δελτίαεπιλέξτε αντικείμενο Έναρξη συγχώνευσης, και μετά το σημείο Βήμα προς βήμα Οδηγός συγχώνευσης.

Ρύθμιση του κύριου εγγράφου

Εκκινήστε την εφαρμογή Word.

Από προεπιλογή, ανοίγει ένα κενό έγγραφο. Αφήστε το να παραμείνει ανοιχτό. Εάν το κλείσετε, οι εντολές που πρέπει να εκτελέσετε στο επόμενο βήμα δεν θα είναι πλέον διαθέσιμες.

Στην καρτέλα Ταχυδρομείοστην Ομάδα Συγχώνευσηεπιλέξτε ομάδα Έναρξη συγχώνευσης.

Κάντε κλικ στον τύπο εγγράφου που θέλετε να δημιουργήσετε.

Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε τους ακόλουθους τύπους εγγράφων.

Σετ φακέλωνΟι διευθύνσεις επιστροφής σε όλους τους φακέλους είναι ίδιες, αλλά η διεύθυνση του παραλήπτη είναι μοναδική σε κάθε περίπτωση. ΕΠΕΛΕΞΕ ΕΝΑ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ Φάκελοικαι στην καρτέλα Επιλογές φακέλωνκουτί διαλόγου Επιλογές φακέλωνΥποδείξτε τις προτιμήσεις σας σχετικά με το μέγεθος του φακέλου και τη μορφοποίηση του κειμένου.

Σετ αυτοκόλλητων διευθύνσεωνΚάθε αυτοκόλλητο περιέχει ένα όνομα και μια διεύθυνση που είναι μοναδικά. ΕΠΕΛΕΞΕ ΕΝΑ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ αυτοκόλλητακαι στο πλαίσιο διαλόγου Επιλογές αυτοκόλλητωνυποδείξτε τον τύπο του αυτοκόλλητου που χρειάζεστε.

Σύνολο εγγράφων σε επιστολόχαρτα ή μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείουΤο βασικό περιεχόμενο όλων των επιστολών ή μηνυμάτων είναι το ίδιο, αλλά καθένα από αυτά περιέχει πληροφορίες που προορίζονται για έναν συγκεκριμένο παραλήπτη, για παράδειγμα, όνομα, διεύθυνση ή κάποιες άλλες πληροφορίες. Για να δημιουργήσετε αυτούς τους τύπους εγγράφων, επιλέξτε γράμματαή emails.

Κατάλογος ή φάκελοςΚάθε στοιχείο εμφανίζει τον ίδιο τύπο πληροφοριών, όπως όνομα ή περιγραφή, αλλά είναι μοναδικό για κάθε στοιχείο. Κάντε κλικ κατάλογοςγια τη δημιουργία αυτού του τύπου εγγράφου.

Επανάληψη της συγχώνευσης

Εάν πρέπει να διακόψετε την εργασία συγχώνευσης, μπορείτε να αποθηκεύσετε το κύριο έγγραφο και να συνεχίσετε τη συγχώνευση αργότερα. Το Microsoft Office Word αποθηκεύει την πηγή δεδομένων και τα δεδομένα πεδίου. Εάν χρησιμοποιήσατε το παράθυρο εργασιών Συγχώνευση, το Word θα επιστρέψει στο σημείο όπου θέλετε να συνεχίσετε τη συγχώνευση.

Όταν είστε έτοιμοι να συνεχίσετε τη συγχώνευση, ανοίξτε το έγγραφο.

Το Word θα ζητήσει επιβεβαίωση για να ανοίξει το έγγραφο, το οποίο θα εκτελέσει την εντολή SQL.

Εφόσον αυτό το έγγραφο είναι συνδεδεμένο με μια πηγή δεδομένων, κάντε κλικ Ναί. Το κείμενο του εγγράφου εμφανίζεται μαζί με όλα τα πεδία που έχουν εισαχθεί.

Σύνδεση εγγράφου σε πηγή δεδομένων

Για να πραγματοποιήσετε συγχώνευση δεδομένων σε ένα κύριο έγγραφο, πρέπει να συνδέσετε το έγγραφο σε μια πηγή δεδομένων ή ένα αρχείο δεδομένων.

Επιλογή αρχείου δεδομένων

Στην καρτέλα Ταχυδρομείοστην Ομάδα Συγχώνευσηεπιλέξτε ομάδα Επιλέξτε παραλήπτες.

Ακολουθήστε αυτά τα βήματα:

Ανοίξτε ένα έγγραφο του Microsoft Word. Αυτό το έγγραφο πρέπει να περιέχει έναν πίνακα. Η πρώτη σειρά του πίνακα πρέπει να περιέχει τις επικεφαλίδες και οι υπόλοιπες σειρές πρέπει να περιέχουν τις εγγραφές που πρέπει να περιλαμβάνονται στο σύνθετο έγγραφο. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε μια προέλευση δεδομένων κεφαλίδας ως προέλευση δεδομένων (Πηγή δεδομένων κεφαλίδας. Ένα έγγραφο που περιέχει μια σειρά κεφαλίδας (ή εγγραφή) που χρησιμοποιείται για τη συγχώνευση της καθορισμένης προέλευσης δεδομένων με το κύριο έγγραφο συγχώνευσης.).

Βελτιώνοντας τη λίστα παραληπτών ή αντικειμένων

Εάν συνδέεστε σε ένα συγκεκριμένο αρχείο δεδομένων, ενδέχεται να μην θέλετε να μεταφέρετε τα δεδομένα όλων των εγγραφών αρχείων δεδομένων στο κύριο έγγραφο.

Για να περιορίσετε τη λίστα των παραληπτών ή να χρησιμοποιήσετε ένα υποσύνολο στοιχείων αρχείων δεδομένων, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

Στην καρτέλα Ταχυδρομείοστην Ομάδα Συγχώνευσηεπιλέξτε ομάδα Επεξεργασία λίστας.

Στο πλαίσιο διαλόγου Συγχώνευση προορισμών

Επιλογή μεμονωμένων εγγραφώνΑυτή η μέθοδος είναι πιο χρήσιμη εάν η λίστα είναι σύντομη. Επιλέξτε τα πλαίσια ελέγχου δίπλα σε αυτούς τους παραλήπτες που πρέπει να συμπεριληφθούν στη λίστα και καταργήστε την επιλογή των πλαισίων ελέγχου δίπλα σε αυτούς τους παραλήπτες που θα πρέπει να εξαιρεθούν από τη λίστα.

Εάν γνωρίζετε ότι θέλετε να συμπεριλάβετε μόνο μερικές εγγραφές στο κύριο έγγραφο, μπορείτε να καταργήσετε την επιλογή του πλαισίου ελέγχου στη γραμμή τίτλου και, στη συνέχεια, να επιλέξετε μόνο τις εγγραφές που θέλετε. Ομοίως, εάν θέλετε να συμπεριλάβετε το μεγαλύτερο μέρος της λίστας στο έγγραφό σας, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου στη γραμμή τίτλου και, στη συνέχεια, καταργήστε την επιλογή των εγγραφών που δεν θέλετε να συμπεριλάβετε.

Ταξινόμηση καταχωρήσεωνΚάντε κλικ στην κεφαλίδα στήλης του στοιχείου με βάση το οποίο θέλετε να ταξινομήσετε. Η λίστα ταξινομείται αλφαβητικά με αύξουσα σειρά (Α έως Ω).

Φιλτράρισμα καταχωρήσεωνΑυτή η δυνατότητα είναι χρήσιμη εάν η λίστα περιέχει καταχωρήσεις που δεν θέλετε να δείτε ή να συμπεριλάβετε στο κύριο έγγραφο.

Προσθέστε σύμβολα κράτησης θέσης κειμένου (πεδία συγχώνευσης) σε ένα έγγραφο

Αφού συνδέσετε το κύριο έγγραφο στο αρχείο δεδομένων, μπορείτε να εισαγάγετε κείμενο εγγράφου και να προσθέσετε σύμβολα κράτησης θέσης κειμένου για να υποδείξετε πού πρέπει να εμφανίζονται μοναδικά δεδομένα σε κάθε αντίγραφο του εγγράφου.

Τα σύμβολα κράτησης θέσης κειμένου, όπως μια διεύθυνση ή ο χαιρετισμός, ονομάζονται πεδία συγχώνευσης. Τα πεδία στο Word αντιστοιχούν στις επισημασμένες επικεφαλίδες στηλών στο αρχείο δεδομένων.

Οι στήλες του αρχείου δεδομένων αντιπροσωπεύουν κατηγορίες δεδομένων. Τα πεδία που προστέθηκαν στο κύριο έγγραφο είναι σύμβολα κράτησης θέσης κειμένου για αυτές τις κατηγορίες.

Οι γραμμές αρχείων δεδομένων αντιπροσωπεύουν εγγραφές δεδομένων. Όταν εκτελείτε μια συγχώνευση αλληλογραφίας, το Word δημιουργεί ένα αντίγραφο του κύριου εγγράφου για κάθε εγγραφή.

Όταν τοποθετείτε ένα πεδίο στο κύριο έγγραφο, υπονοείται ότι μια συγκεκριμένη κατηγορία δεδομένων, όπως ένα επώνυμο ή διεύθυνση, θα πρέπει να εμφανίζεται στη θέση του.

Σημείωση.Όταν εισάγετε ένα πεδίο συγχώνευσης στο κύριο έγγραφο, το όνομα του πεδίου περικλείεται πάντα σε διπλές γωνιακές αγκύλες (""). Σε σύνθετα έγγραφα, αυτές οι αγκύλες δεν χρησιμοποιούνται για έμφαση. Σας επιτρέπουν μόνο να διακρίνετε τα πεδία στο κύριο έγγραφο από το κανονικό κείμενο.

Τι συμβαίνει κατά τη συγχώνευση

Κατά τη συγχώνευση, τα δεδομένα στην πρώτη σειρά του αρχείου δεδομένων αντικαθιστούν τα πεδία στο κύριο έγγραφο, σχηματίζοντας έτσι το πρώτο σύνθετο έγγραφο. Τα δεδομένα στη δεύτερη σειρά του αρχείου δεδομένων αντικαθιστούν τα πεδία για να σχηματίσουν ένα δεύτερο σύνθετο έγγραφο και ούτω καθεξής.

Παραδείγματα εργασίας με πεδία

Μπορείτε να προσθέσετε οποιαδήποτε επικεφαλίδα στήλης από το αρχείο δεδομένων στο κύριο έγγραφο ως πεδίο. Αυτό σας δίνει κάποια ευελιξία όταν σχεδιάζετε επιστολόχαρτα, ετικέτες, email και άλλα σύνθετα έγγραφα.

Μπορείτε να συνδυάσετε πεδία και να τα διαχωρίσετε χρησιμοποιώντας σημεία στίξης. Για παράδειγμα, για να δημιουργήσετε μια ακριβή διεύθυνση, πρέπει να εισαγάγετε τα ακόλουθα πεδία στο κύριο έγγραφο:

"Ονομα επίθετο"

"Σπίτι και δρόμος"

"Πόλη", "Περιφέρεια", "Ταχυδρομικός Κώδικας"

Για περιπτώσεις κοινής χρήσης, όπως μπλοκ διευθύνσεων ή γραμμές χαιρετισμού, το Word παρέχει σύνθετα πεδία — συνδυασμό πολλών πεδίων. Παραδείγματα παρατίθενται παρακάτω.

Το πεδίο Address Block είναι ένας συνδυασμός πολλών πεδίων, όπως το όνομα, το επώνυμο, το σπίτι και η οδός, η πόλη και ο ταχυδρομικός κώδικας.

Το πεδίο Γραμμή χαιρετισμού μπορεί να περιλαμβάνει ένα ή περισσότερα πεδία ονόματος, ανάλογα με τις λέξεις χαιρετισμού που χρησιμοποιούνται.

Το περιεχόμενο καθενός από τα σύνθετα πεδία μπορεί να προσαρμοστεί ανάλογα. Για παράδειγμα, μπορείτε να επιλέξετε ένα επίσημο όνομα για τη διεύθυνση (κ. Andrey Alfirovich Jr.) και να χρησιμοποιήσετε το "For" αντί για το "Dear" στη διεύθυνσή σας.

Αντιστοίχιση συγχώνευσης πεδίων σε αρχείο δεδομένων

Για να διασφαλίσετε ότι το Word θα βρει μια στήλη στο αρχείο δεδομένων που αντιστοιχεί σε κάθε διεύθυνση ή στοιχείο χαιρετισμού, πρέπει να αντιστοιχίσετε τα πεδία συγχώνευσης αλληλογραφίας στο Word με τις στήλες του αρχείου δεδομένων.

Για να ταιριάξετε τα πεδία, επιλέξτε Επιλογή πεδίουστην Ομάδα Συνθέστε ένα έγγραφο και εισαγάγετε πεδίαστην καρτέλα Ενημερωτικά δελτία.

Θα ανοίξει ένα πλαίσιο διαλόγου Επιλογή πεδίου.

Τα στοιχεία διεύθυνσης και χαιρετισμού εμφανίζονται στα αριστερά. Οι επικεφαλίδες στηλών από το αρχείο δεδομένων εμφανίζονται στα δεξιά.

Το Word αναζητά την κατάλληλη στήλη για κάθε στοιχείο. Η εικόνα δείχνει ότι το Word βρήκε αυτόματα μια αντιστοίχιση για τη στήλη Επώνυμοπεδίο αρχείου δεδομένων Επώνυμο. Όμως δεν μπόρεσε να αντιπαραβάλει τα άλλα στοιχεία μεταξύ τους. Συγκεκριμένα, από αυτό το αρχείο δεδομένων, το Word δεν βρήκε αντιστοιχία για το πεδίο Ονομα.

Στη λίστα στα δεξιά, μπορείτε να επισημάνετε τη στήλη αρχείου δεδομένων που αντιστοιχεί στο στοιχείο στα αριστερά. Τώρα η εικόνα δείχνει ότι η στήλη Ονοματαιριάζει με το γήπεδο Ονομα. Δεν υπάρχει τίποτα κακό με τα χωράφια Εφεση, Μοναδικό αναγνωριστικόΚαι Επώνυμοδεν βρέθηκε αντιστοιχία. Ένα κύριο έγγραφο δεν χρειάζεται να χρησιμοποιεί κάθε πεδίο. Εάν προσθέσετε ένα πεδίο για το οποίο δεν υπάρχουν δεδομένα στο αρχείο δεδομένων, θα εμφανιστεί στο κύριο έγγραφο ως ένα κενό σύμβολο κράτησης θέσης κειμένου—συνήθως μια κενή συμβολοσειρά ή ένα κρυφό πεδίο.

Εισαγωγή περιεχομένου και προσθήκη πεδίων

Στο κύριο έγγραφο, κάντε κλικ στο σημείο που θέλετε να εισαγάγετε το πεδίο.

Χρησιμοποιήστε την ομάδα Συνθέστε ένα έγγραφο και εισαγάγετε πεδίαστην καρτέλα Ενημερωτικά δελτία.

Προσθέστε οποιοδήποτε από τα παρακάτω στοιχεία.

Μπλοκ διευθύνσεων με όνομα, ταχυδρομική διεύθυνση και άλλες πληροφορίες

ΕΠΕΛΕΞΕ ΕΝΑ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ Μπλοκ διευθύνσεων.

Στο πλαίσιο διαλόγου Εισαγωγή μπλοκ διευθύνσεωνεπιλέξτε τα στοιχεία διεύθυνσης και τις μορφές εμφάνισης που θέλετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ Εντάξει.

Επιλογή πεδίου, τότε το Word δεν μπόρεσε να βρει κάποιες πληροφορίες που απαιτούνται για το μπλοκ διευθύνσεων. Κάντε κλικ στο βέλος δίπλα (δεν ταιριάζει)

Γραμμή καλωσορίσματος

ΕΠΕΛΕΞΕ ΕΝΑ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ Γραμμή καλωσορίσματος.

Επιλέξτε μια μορφή γραμμής χαιρετισμού που περιλαμβάνει τον χαιρετισμό, το όνομα και το σημείο στίξης που ακολουθεί το όνομα.

Επιλέξτε κείμενο γραμμής χαιρετισμού για περιπτώσεις όπου το όνομα του παραλήπτη δεν είναι διαθέσιμο, για παράδειγμα, όταν η πηγή δεδομένων δεν περιέχει το όνομα ή το επώνυμο του παραλήπτη αλλά μόνο το όνομα της εταιρείας.

Κάντε κλικ στο κουμπί Εντάξει.

Εάν εμφανιστεί ένα πλαίσιο διαλόγου Επιλογή πεδίου, τότε το Word δεν μπόρεσε να βρει κάποιες πληροφορίες που απαιτούνται για τη γραμμή χαιρετισμού. Κάντε κλικ στο βέλος δίπλα (δεν ταιριάζει)και, στη συνέχεια, επισημάνετε το αντίστοιχο πεδίο στην προέλευση δεδομένων που θέλετε να συγχωνεύσετε.

Μεμονωμένα πεδία

Οι πληροφορίες μπορούν να εισαχθούν από μεμονωμένα πεδία, όπως το επώνυμο, ο αριθμός τηλεφώνου ή το ποσό της συνεισφοράς του δωρητή. Για να προσθέσετε γρήγορα ένα πεδίο από ένα αρχείο δεδομένων στο κύριο έγγραφο, κάντε κλικ στο βέλος δίπλα στη λίστα Εισαγωγή πεδίου δεδομένωνκαι, στη συνέχεια, επιλέξτε ένα όνομα πεδίου.

Για να χρησιμοποιήσετε περισσότερες επιλογές κατά την εισαγωγή μεμονωμένων πεδίων σε ένα έγγραφο, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

Στην καρτέλα Ταχυδρομείοστην Ομάδα Εγγραφή και προσθήκη πεδίωνεπιλέξτε ομάδα Εισαγωγή πεδίου συγχώνευσης.

Στο πλαίσιο διαλόγου Εισαγωγή πεδίου δεδομένωνΕκτελέστε μία από τις παρακάτω ενέργειες.

Για να επιλέξετε πεδία διεύθυνσης που θα ταιριάζουν αυτόματα με τα πεδία προέλευσης δεδομένων, ακόμη και αν τα πεδία προέλευσης δεδομένων έχουν διαφορετικά ονόματα, επιλέξτε Πεδία διεύθυνσης.

Για να επισημάνετε πεδία που χρησιμοποιούν πάντα δεδομένα απευθείας από μια στήλη αρχείου δεδομένων, επιλέξτε Πεδία βάσης δεδομένων.

Στη λίστα ΠεδίαΚάντε κλικ στο απαιτούμενο πεδίο.

Κάντε κλικ στο κουμπί Εισάγετε, και μετά Κλείσε.

Εάν εμφανιστεί ένα πλαίσιο διαλόγου Επιλογή πεδίου, τότε το Word δεν μπόρεσε να βρει ορισμένες από τις πληροφορίες που χρειαζόταν για την εισαγωγή του πεδίου. Κάντε κλικ στο βέλος δίπλα (δεν ταιριάζει)και, στη συνέχεια, επισημάνετε το αντίστοιχο πεδίο στην προέλευση δεδομένων που θέλετε να συγχωνεύσετε.

• Προσαρμοσμένα πεδία από τη λίστα επαφών του Outlook

Ο μόνος τρόπος για να συμπεριλάβετε πεδία προσαρμοσμένης λίστας επαφών στο κύριο έγγραφο είναι να ξεκινήσετε μια συγχώνευση αλληλογραφίας από το Outlook. Πρώτα πρέπει να διαμορφώσετε την εμφάνιση της λίστας επαφών χρησιμοποιώντας ακριβώς εκείνα τα πεδία που θα πρέπει να χρησιμοποιηθούν κατά τη συγχώνευση. Μετά από αυτό μπορείτε να ξεκινήσετε τη συγχώνευση. Μόλις γίνουν όλες οι απαραίτητες ρυθμίσεις, το Word θα ανοίξει αυτόματα και μπορείτε να ολοκληρώσετε τη συγχώνευση αλληλογραφίας.

Μορφοποίηση αποτελεσμάτων συγχώνευσης

Για να μορφοποιήσετε τα δεδομένα που περιέχονται σε ένα έγγραφο, επιλέξτε το πεδίο συγχώνευσης αλληλογραφίας και μορφοποιήστε το με τον ίδιο τρόπο που μορφοποιείτε οποιοδήποτε άλλο κείμενο. Η επιλογή πρέπει να περιλαμβάνει διπλά εισαγωγικά chevron ( « » ) που περιβάλλει το χωράφι.

Κάντε προεπισκόπηση και ολοκληρώστε τη συγχώνευση

Αφού προστεθούν όλα τα πεδία στο κύριο έγγραφο, μπορείτε να κάνετε προεπισκόπηση των αποτελεσμάτων συγχώνευσης. Πριν ολοκληρωθεί πραγματικά η συγχώνευση, μπορείτε να ελέγξετε τα συγχωνευμένα έγγραφα και να κάνετε τις κατάλληλες αλλαγές εάν είναι απαραίτητο.

Για προβολή, κάντε ένα από τα παρακάτω σε μια ομάδα Προβολή αποτελεσμάτωνκαρτέλες Ενημερωτικά δελτία :

Κάντε κλικ Προβολή αποτελεσμάτων.

Περιηγηθείτε σε κάθε σύνθετο έγγραφο σελίδα προς σελίδα χρησιμοποιώντας τα κουμπιά Επόμενη καταχώρησηΚαι Προηγούμενη ανάρτησηστην Ομάδα Προβολή αποτελεσμάτων.

Προβάλετε ένα συγκεκριμένο έγγραφο χρησιμοποιώντας την εντολή Εύρεση παραλήπτη.

Ολοκλήρωση της συγχώνευσης

Πολλά έγγραφα μπορούν να εκτυπωθούν ή να επεξεργαστούν μεμονωμένα. Αυτό μπορεί να γίνει για όλα τα έγγραφα ή για ένα υποσύνολο εγγράφων.

Επιλέξτε εάν θα επεξεργαστείτε ολόκληρο το σύνολο εγγράφων, μόνο το αντίγραφο που εμφανίζεται αυτήν τη στιγμή ή ένα υποσύνολο εγγράφων που προσδιορίζονται από έναν καθορισμένο αριθμό εγγραφής. Το Word αποθηκεύει τα αντίγραφα που θέλετε να επεξεργαστείτε ως ένα μόνο αρχείο, χωρισμένα με αλλαγές σελίδας.

Αποθήκευση του κύριου εγγράφου

Να θυμάστε ότι τα σύνθετα έγγραφα αποθηκεύονται χωριστά από το κύριο έγγραφο. Είναι χρήσιμο να διατηρείτε το κύριο έγγραφο ξεχωριστό, επειδή μπορεί να είναι χρήσιμο κατά την εκτέλεση επόμενων συγχωνεύσεων.

Από το άρθρο στο προηγούμενο τεύχος, μάθαμε ότι η μέθοδος συγχώνευσης σάς επιτρέπει να δημιουργήσετε μια προέλευση δεδομένων χρησιμοποιώντας το Word. Σε αυτό το άρθρο, θα εξετάσουμε πώς μπορούν να ληφθούν πληροφορίες προέλευσης δεδομένων από έναν πίνακα του Excel.

Η προέλευση δεδομένων μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε εκδόσεις του Word 2000/2002/2003/2007, αλλά η διαδικασία δημιουργίας της είναι η ίδια για οποιαδήποτε έκδοση του Word. Λοιπόν, ας περιγράψουμε τον αλγόριθμο για τη δημιουργία μιας πηγής δεδομένων:

1. Ανοίξτε το Excel.
2. Στον πίνακα που εμφανίζεται, στο κελί A1, εισαγάγετε το όνομα του πρώτου πεδίου (για παράδειγμα, μια χώρα), στο Β1 – το δεύτερο (για παράδειγμα, δείκτης) και τα λοιπά. (Εικ. 1).

Ρύζι. 1. Πίνακας δεδομένων

Χρησιμοποιώντας έναν πίνακαWord 2000/2002

1. Ανοίξτε ή δημιουργήστε ένα κύριο έγγραφο στο Word.
2. Συγχώνευσηκουμπί ( Παράθυρο διαλόγου συγχώνευσης).
3. Συγχώνευσηστο δεύτερο βήμα επιλέξτε το κουμπί Παίρνω δεδομένα,και από τη λίστα - Ανοιχτή πηγή δεδομένων(Εικ. 2).

Ρύζι. 2. Αναπτυσσόμενη λίστα Ανοιχτή πηγή δεδομένων

1. Σε νέο πλαίσιο διαλόγου Άνοιγμα πηγής δεδομένωναπό την αναπτυσσόμενη λίστα Τύπος αρχείουεπιλέγω ΒιβλίαΚυρίαΠροέχω.
2. Ανοίξτε το επιλεγμένο αρχείο κάνοντας κλικ στο κουμπί Ανοιξε.
3. Στο παράθυρο διαλόγου που εμφανίζεται MicrosoftΠροέχω(Εικ. 3) καθορίστε μια περιοχή ή όνομα.

Ρύζι. 3. Παράθυρο MicrosoftΠροέχω

Το αρχείο που προκύπτει Προέχωέχει γίνει, όπως λέγαμε, «δεμένο» ως πηγή δεδομένων, επομένως τώρα μπορείτε να εισαγάγετε πεδία συγχώνευσης στο κύριο έγγραφο και επίσης να συγχωνεύσετε την πηγή δεδομένων με το κύριο έγγραφο, όπως εξηγήθηκε στο προηγούμενο άρθρο.

Κανόνας για την επιλογή εγγραφών για συμπερίληψη στη διαδικασία συγχώνευσης με το κύριο έγγραφο

Οι εγγραφές που πληρούν ορισμένα καθορισμένα κριτήρια μπορούν να συμπεριληφθούν στη διαδικασία συγχώνευσης. Οι σύνδεσμοι χρησιμοποιούνται για την επιλογή εγγραφών Ή, ΚΑΙ.

Για να ορίσετε κριτήρια επιλογής:

1. Ανοίξτε το κύριο έγγραφο.
2. Επιλέξτε από τη γραμμή εργαλείων Συγχώνευσηκουμπί ( Παράθυρο διαλόγου συγχώνευσης).
3. Στο πλαίσιο διαλόγου Συγχώνευσηστο τρίτο βήμα επιλέξτε το κουμπί Επιλογή εγγραφές.

Ως αποτέλεσμα, θα εμφανιστεί ένα πλαίσιο διαλόγου Επιλογή εγγραφών.

1. Στην καρτέλα Επιλογή εγγραφώνκουτί διαλόγου Επιλογή εγγραφώνστη στήλη ΠεδίοΑπό την αναπτυσσόμενη λίστα, επιλέξτε το όνομα του πεδίου στην τιμή του οποίου θα εφαρμοστεί η συνθήκη.
2. Στη στήλη Χειριστήςεπιλέξτε λειτουργία σύγκρισης.
3. Στη στήλη ΕννοιαΕισαγάγετε την τιμή για σύγκριση.
4. Αφού ορίσετε όλα τα κριτήρια, κλείστε το παράθυρο Επιλογή εγγραφώνπατώντας το κουμπί Εντάξει(Εικ. 4) .

Ρύζι. 4. Παράθυρο Επιλογή εγγραφών

1. Στο πλαίσιο διαλόγου Συγχώνευσηκάντε κλικ στο κουμπί Συγχώνευσηή στη γραμμή εργαλείων Συγχώνευσηπάτα το κουμπί ( Συγχώνευση σε νέο έγγραφο).

Χρησιμοποιώντας έναν πίνακαΤο Excel ως πηγή δεδομένων στοWord 2003

1. Στο μενού Υπηρεσίαεπιλέξτε ομάδα Επιστολές και αποστολέςκαι μετά την εντολή Συγχώνευση.
2. Στο παράθυρο εργασιών που ανοίγει Συγχώνευση,χρησιμοποιώντας το κουμπί Περαιτέρω,μεταβείτε στο τρίτο στάδιο του οδηγού Επιλογή παραλήπτη,μετά κάντε κλικ στην εντολή
3. Βρείτε το απαιτούμενο αρχείο υπολογιστικού φύλλου Excel και ανοίξτε το κάνοντας διπλό κλικ πάνω του.
4. Επιβεβαιώστε ότι η πρώτη σειρά δεδομένων περιέχει τις κεφαλίδες στηλών (αυτά είναι τα πεδία συγχώνευσης) (Εικόνα 5).

Ρύζι. 5. Παράθυρο Επιλέξτε πίνακα

Σημείωση. Στο παράθυρο Συγχώνευση παραληπτώνμπορείτε να επεξεργαστείτε τις καταχωρήσεις.

1. Προχωρώντας στο τέταρτο βήμα, επιλέξτε την εντολή
2. Στο παράθυρο διαλόγου που εμφανίζεται Προσθέστε ένα πεδίο συγχώνευσης(Εικ. 6) επιλέξτε ένα πεδίο από τη λίστα, αφού πρώτα τοποθετήσετε τον κέρσορα του ποντικιού στη θέση του κύριου εγγράφου όπου θα πρέπει να βρίσκεται το πεδίο συγχώνευσης.

Ρύζι. 6. Πλαίσιο διαλόγου Προσθέστε ένα πεδίο συγχώνευσης

Να δεσμευτούν για Η επιλογή εγγραφών που θα συμπεριληφθούν στη διαδικασία συγχώνευσης με το κύριο έγγραφο στο Word 2003 είναι απαραίτητη,πηγαίνοντας στο τρίτο στάδιο, επιλέξτε την εντολή και στο πλαίσιο διαλόγου Συγχώνευση παραληπτών(Εικ. 7) καταργήστε την επιλογή του πλαισίου R για την καταχώρηση στην οποία δεν πρέπει να σταλεί το κείμενο του κύριου εγγράφου.

Ρύζι. 7. Πλαίσιο διαλόγου Συγχώνευση παραληπτών

Χρησιμοποιώντας έναν πίνακαΤο Excel ως πηγή δεδομένων στοWord 2007

1. Στην καρτέλα Ενημερωτικό δελτίοστην Ομάδα Συγχώνευσηεπιλέξτε ομάδα Επιλέξτε παραλήπτες.
2. Επιλέξτε (Εικ. 8), βρείτε το επιθυμητό αρχείο στο πλαίσιο διαλόγου Επιλογή πηγής δεδομένωνκαι ανοίξτε το.

Ρύζι. 8. Επιλογή ομάδας Χρησιμοποιήστε την υπάρχουσα λίστα

Σημείωση. Αφού επιλέξετε ένα αρχείο, οι εντολές της καρτέλας θα ενεργοποιηθούν

1. Κάντε κλικ στο Αλλαγή λίστας πεδίωνόταν αλλάξει η λίστα.
2. Κάντε κλικ στο Εισαγάγετε το πεδίο συγχώνευσηςκαι επιλέξτε ένα πεδίο από τη λίστα, αφού πρώτα τοποθετήσετε τον κέρσορα του ποντικιού στη θέση του κύριου εγγράφου όπου θα πρέπει να βρίσκεται το πεδίο συγχώνευσης.

Επιλογή εγγραφών για συμπερίληψη στη διαδικασία συγχώνευσης αλληλογραφίας στο Word 2007

1. Στην καρτέλα Ενημερωτικά δελτίαστην Ομάδα Έναρξη συγχώνευσηςΤύπος Επιλέξτε παραλήπτεςκαι επιλέξτε από την αναπτυσσόμενη λίστα μενού Χρησιμοποιήστε την υπάρχουσα λίστα.
2. Βρείτε το απαιτούμενο αρχείο υπολογιστικού φύλλου Excel και ανοίξτε το κάνοντας διπλό κλικ πάνω του.
3. Επιβεβαιώστε ότι η πρώτη σειρά δεδομένων περιέχει τις κεφαλίδες στηλών (αυτά είναι τα πεδία συγχώνευσης).
4. Στην καρτέλα Ενημερωτικά δελτίαστην Ομάδα Έναρξη συγχώνευσηςεπιλέγω Αλλάξτε τη λίστα των παραληπτών.

5.Στο πλαίσιο διαλόγου Συγχώνευση παραληπτών (Εικ. 9), καταργήστε την επιλογή του πλαισίου R για την καταχώρηση στην οποία δεν θέλετε να στείλετε το κείμενο του κύριου εγγράφου.

Ρύζι. 9. Παράθυρο Συγχώνευση παραληπτών

Βασικά πλεονεκτήματα της χρήσης του Excel ως πηγής δεδομένων για τη διαδικασία συγχώνευσης

1. Εξοικονόμηση χρόνου, γιατί δεν χρειάζεται να εκτελείτε την ίδια εργασία επανειλημμένα.

2. Αυτοματοποίηση της ροής εργασιών με τη δημιουργία πολλαπλών αντιγράφων ενός προτύπου εγγράφου με διάφορες λεπτομέρειες.

3. Ευκολία και ευκολία εκτέλεσης της εργασίας, η οποία αποτελείται από τρία μόνο στάδια: δημιουργία του κύριου εγγράφου, δημιουργία πηγής δεδομένων και άμεση συγχώνευσή τους.

Γ.Α. Serova, καθ. RSUH