Počas zlúčenia sa nepodarilo otvoriť zdroj údajov. Použitie Excelu ako zdroja údajov pre proces zlúčenia. Príklady práce s poľami

Postup zlúčenia pozostáva z niekoľkých etáp.

1. fáza Príprava údajov tabuľky

Tabuľka, ktorá sa má zlúčiť, musí spĺňať určité požiadavky:

• V tabuľke by nemali byť žiadne zlúčené bunky. Presnejšie by bolo povedať toto: AK sú v tabuľke zlúčené bunky, potom sa musíte pripraviť na to, že pri exporte sa zlúčenie zruší, a preto sa vytvoria ďalšie prázdne riadky a/alebo stĺpce, čo môže narušiť štruktúru tabuľky. Vo všeobecnosti sú spojené bunky zlé :)
• všetky stĺpce musia mať jedinečné názvy, ktoré sa majú použiť pri zlučovaní. Ak v tabuľke chýba prvý riadok s názvami stĺpcov, bude nahradený prvým riadkom údajov, čo znamená, že sa nebude podieľať na distribúcii.

Ako príklad si uveďme tabuľku so zoznamom klientov klubu Excellent fitness.

2. fáza Príprava šablóny dokumentu programu Word

V tejto fáze sa v textovom editore Word vytvorí dokument, do ktorého budú v budúcnosti vložené údaje z tabuľky. Text tohto dokumentu je spoločnou časťou pre všetky korešpondencie.

Predpokladajme, že plánujeme poslať oznamovacie listy všetkým zákazníkom, ktorých platnosť klubovej karty vyprší budúci mesiac.

Text listu bude rovnaký okrem adresy, čísla klubovej karty a dátumu expirácie. Tieto údaje budú importované z tabuľky programu Excel (zvýraznené modrou farbou)

V tejto fáze je teda text spoločný pre všetky písmená vytlačený v dokumente programu Word.

Pre pohodlnejšiu ďalšiu prácu pri zlučovaní sa odporúča nastaviť parameter Tienenie poľa do polohy Vždy na rozlíšenie vložených zlučovacích polí od obyčajného textu. Keď je táto možnosť povolená, polia sa zobrazia so sivým pozadím. Prirodzene, toto pozadie nie je vytlačené.

3. fáza Sprievodca zlúčením MS Word v práci

Otvorte listový súbor v MS Word.

Najjednoduchší spôsob zlúčenia údajov je postupovať podľa sprievodcu zlúčením. Vo verziách po Word2003 Spustí sa sprievodca zlúčenímcez tlačidloSpustiť zlúčenie na karte Bulletiny

Vo verziách pred Word2007 by ste mali spustiť príkaz ponukySlužba - Listy a korešpondencia - Fúzia.Navyše pre pohodlnejšie ovládanie verzií pred Word2007 môžete zobraziť panel s nástrojmi Hromadná korešpondencia

Ešte raz upozorňujeme, že listová forma obsahuje iba text spoločný pre všetky písmená, takže odvolanie vyzerá Vážime si vás! a chýba číslo a dátum karty.

Sprievodca zlúčením funguje v 6 krokoch.

1. krok: vyberte typ dokumentu, ktorý sa má odoslať, v našom prípade je Listy
	Krok 2: vyberte dokument, na základe ktorého sa vytvorí korešpondencia, môže to byť otvorený aktuálny dokument, šablóna alebo existujúci dokument. Pri výbere možnosti Ukážka alebo Existujúci dokument v Prieskumníkovi bude možné zadať požadovaný súbor. Vyberáme Aktuálny dokument
Krok 3: vyberte príjemcov. V našom prípade bude zdrojom údajov excelová tabuľka, preto zaškrtnite túto možnosť Pomocou zoznamu. Potom pomocou tlačidla Preskúmanie... vyberte požadovaný súbor v Prieskumníkovi
		Po výbere súboru sa otvorí dialógové okno s vybranou tabuľkou. Ak potrebujeme všetky záznamy, okamžite kliknite na tlačidlo OK. V prípade potreby môžete zoznam triediť, filtrovať požadované záznamy alebo ich nájsť pomocou príslušných príkazov. Možnosti filtrovania a vyhľadávania sú tu samozrejme oveľa horšie ako v Exceli, ale môžete urobiť jednoduchý výber pomocou textových alebo číselných hodnôt. Príspevky na distribúciu je navyše možné vybrať manuálne pomocou začiarkavacích políčok :) V našom prípade musíme nastaviť filter podľa poľa Newsletter hodnotou „áno“ (hodnota „áno“ sa v tabuľke zobrazí, ak platnosť klubovej karty skončí budúci mesiac). Filter je možné nastaviť kliknutím na názov poľa a výberom „áno“ alebo použitím odkazu Filter v rovnakom dialógovom okne
Krok 4: vložte požadované polia do dokumentu. Pred výberom jednej z možností, ktoré ponúka Sprievodca, by ste mali umiestniť kurzor do textu, kam chcete vložiť údaje. Ak ste to zabudli urobiť, nevadí, polia je možné vložiť kamkoľvek do dokumentu a potom presunúť. V našom prípade umiestnime kurzor za slovo „Rešpekt“ pred výkričník. Keďže potrebujeme samostatné polia, vyberáme Ďalšie prvky...
		Otvorí sa dialógové okno, ktoré vám umožní vybrať zlučovacie polia. Vyberte pole názov, stlačte Vložiť, to isté pre ihrisko Priezvisko. Zatvorenie okna Vkladanie zlučovacích polí a medzi vložené polia pridajte medzery. Ak je parameter Tienenie poľa nastaviť do polohy Vždy, vložené polia budú jasne viditeľné na sivom pozadí. Umiestnite kurzor za číslo a znova kliknite na odkaz Ďalšie prvky..., vyberte Číslo klubovej karty - Vložiť. Rovnakým spôsobom vložte pole Dátum vypršania platnosti karty Okrem vyššie uvedených polí musíte zadať koniec požiadavky th, ktorá závisí od hodnoty poľa Poschodie. Na tento účel použijeme špeciálne pole, ktoré vám umožní vložiť jednu z dvoch hodnôt v závislosti od údajov. Umiestnite kurzor hneď za slovo „Rešpektovať“ a stlačte tlačidlo pravidlá na karte Bulletiny a vyberte možnosť AK...POTOM...INAK. Vo verziách pred Word2007 sa nazýva podobné tlačidlo Pridajte pole Word a nachádza sa na paneli nástrojov zlúčenie V dialógovom okne, ktoré sa otvorí, nastavte parametre Po kliknutí na OK dostaneme výsledok
Krok 5: Výsledné písmená si prezeráme pomocou navigačných tlačidiel. V tomto kroku môžete zmeniť aj zoznam príjemcov použitím filtra alebo zrušením začiarknutia políčok. Keďže sme filter aplikovali skôr, zostávajú 3 príjemcovia.
		Pri bližšom pohľade na získaný výsledok vidíme, že celkom nespĺňa naše očakávania Namiesto toho číslo klubovej karty 001768 zobrazené ako 1768 a dátum sa vôbec nepodobá nášmu: najskôr mesiac a potom deň, hoci v tabuľke Excel bolo všetko v poriadku. Rovnaké problémy môžu nastať pri importe buniek s desatinnými číslami, formátom meny atď. Záver je sklamaním: pri zlučovaní sa nezachová formátovanie čísel a dátumov. Ale existuje cesta von! Polia dokumentu programu Word, do ktorých sú vložené naše údaje, sú kód, ktorý je možné po prvé prezerať a po druhé zmeniť. Ak chcete zobraziť kód poľa, napríklad s číslom klubovej karty, kliknite naň pravým tlačidlom myši (RMB) a vyberte príkaz Kódy/hodnoty polí. Dostávame nasledovné ( MERGEFIELD "M__club_card" } Samotný kód nezmeníme, ale doplníme do formátu. Princíp pridávania formátu bude jasný každému, kto čo i len trochu pozná vytváranie vlastného formátu v Exceli. Aby číslo vždy obsahovalo šesť číslic, formát musí pozostávať zo šiestich núl: ( MERGEFIELD "M__club_card"\# "000000") ). Teraz znova kliknite pravým tlačidlom myši na pole - Aktualizovať pole a číslo sa zobrazí v požadovanom formáte. To isté robíme s dátumom.( MERGEFIELD "card_expiration_date" \@ " D.D. MM. YYYY") A dostávame finálnu verziu Viac o kódoch polí programu Word si môžete prečítať v pomocníkovi programu Word alebo na adrese

Nedávno som videl divoký obrázok v jednej organizácii :)

Spoločnosť sa presťahovala do novej budovy - z Moskovskej oblasti do Moskvy. Hovoríme teda o zmene základných podmienok pracovnej zmluvy pre všetkých zamestnancov. Podľa postupu musia byť zamestnanci upozornení proti podpisu na pripravovaný krok a následne musia byť so všetkými uzatvorené dodatočné dohody k ich pracovným zmluvám. Organizácia zamestnáva asi 1,5 tisíca ľudí, HR oddelenie musí urgentne pripraviť podklady.

Čo bude ďalej?
Vedúci HR oddelenia posiela na oddelenie informačných technológií požiadavku na dopracovanie personálneho systému: je potrebné vytvoriť tlačené formuláre - oznámenie a dodatočná dohoda. IT odpovedá, že takéto zlepšenie bude stáť toľko tisíc eur, pričom náklady nie sú zahrnuté v rozpočte a okrem iného je realizácia možná najskôr o dva mesiace.

Posielajú nadávky na IT oddelenie, personalisti chodia cez víkendy do práce a malé deti nechávajú doma. Nesmrteľný pracovný výkon: 3000 dokumentov bolo vytvorených za dva dni! Meno a údaje o pase každého zamestnanca boli manuálne pridané do šablóny a tak ďalej 3000-krát!

Dokážu si odpustiť, že tak priemerne mrhali časom, keď zistia, že to využívajú Hromadná korešpondenciašablónu vo Worde s excelovou tabuľkou s osobnými údajmi, to by sa dalo zvládnuť za približne dvadsať minút :)

KROK 1. Vytvorte šablónu dokumentu vo Worde.

Údaje, ktoré sa zmenia, sú zvýraznené červenou farbou: priezvisko, meno, priezvisko, číslo, dátum pracovnej zmluvy, funkcia, oddelenie a koncovky v slovách rešpektovaný a prijatý v závislosti od pohlavia.

KROK 2. Vytvorte zdroj údajov v Exceli.

Keď nastavíme zlúčenie, program nahradí dáta zo zdroja do šablóny. Každý riadok je samostatný dokument.

KROK 3. Vráťte sa k šablóne dokumentu, ktorú sme vytvorili vo Worde. Musíme pracovať so záložkou „Mailouts“, pozorne si ju preštudujte.

Kliknite na tlačidlo „Vybrať príjemcov“, vyberte možnosť „Použiť existujúci zoznam“ a otvorte zdroj údajov (súbor programu Excel s informáciami o zamestnancoch).

V ďalšom okne vyberte hárok súboru, ktorý obsahuje potrebné údaje.

KROK 4. Umiestnite kurzor na miesto v texte šablóny, kam chcete vložiť údaje zo zdroja, kliknite na tlačidlo „Vložiť zlučovacie pole“ a vyberte požadované pole.

Takto vyzerá moja šablóna po vložení všetkých zlučovacích polí:

KROK 5. Vytvorte pravidlá, ktoré zmenia koncovky slov „drahý“ a „prijatý“ v závislosti od pohlavia zamestnanca.

Umiestnite kurzor za koniec slova. Kliknite na tlačidlo "Pravidlá" a v rozbaľovacom zozname vyberte možnosť "AK...POTOM...ELSE".

Zapíšeme si pravidlo: ak je pohlavie ženské - potom..., inak...

KROK 6. Naformátujte dátumy.

Ak ste už predtým používali korešpondenciu (zlúčenie), určite ste sa stretli s tým, že dátumy prenesené z Excelu vyzerajú vo Worde úplne inak. Napríklad namiesto 19. 6. 2012 s najväčšou pravdepodobnosťou uvidíte 19. 6. 2012, tento výsledok vám pravdepodobne nebude vyhovovať.

Existujú rôzne spôsoby riešenia tohto problému, my použijeme ten najjednoduchší a najpohodlnejší.

Stlačíme kombináciu kláves Alt+F9, teraz vidíme kódy zlučovacích polí.

Do kódu poľa Dátum_zmluvy vložíme pred záverečnú zloženú zátvorku spätnú lomku a za ňou kľúč formátovania:
( MERGEFIELD "Dátum_zmluvy" \@ "DD.MM.RRRR" }
@ - označenie dátumu, "DD.MM.RRRR" - kľúč formátu dátumu formulára 19.06.2012 .
Môžete použiť akýkoľvek iný formát. Napríklad tak, aby dátum vyzeral 19. júna 2012, použite kľúč \@ "DD MMMM RRRR".

Ak chcete ukončiť režim úpravy kódu, znova stlačte kombináciu klávesov Alt + F9.

KROK 7. Kliknite na tlačidlo „Zobraziť výsledky“ a skontrolujte, čo sa stalo.

KROK 8. Úprava zoznamu zamestnancov.

Kliknutím na tlačidlo „Upraviť zoznam príjemcov“ môžete jednotlivé záznamy zo zoznamu vylúčiť, skontrolovať duplicity, nastaviť triedenie či filtre.

Osobitnú pozornosť by ste mali venovať triedeniu, aby ste nemuseli strácať čas triedením dokumentov po ich vytlačení. Najpohodlnejšie je triediť podľa mien zamestnancov alebo názvov oddelení.

KROK 8. Dokončite zlúčenie.

Kliknite na tlačidlo „Nájsť a zlúčiť“. Ak vyberiete možnosť Tlačiť dokumenty, dokumenty sa odošlú priamo do tlačiarne. Ak potrebujete skontrolovať dokumenty a vykonať úpravy pred tlačou, vyberte možnosť „Upraviť jednotlivé dokumenty“.

S výsledkami zlúčenia sa vygeneruje samostatný súbor programu Word.

Pripravený! Užite si ušetrený čas!

AKTUALIZÁCIA v reakcii na komentár alexey_lao :
Pomocou jednoduchého makra môžete uložiť každý dokument ako samostatný súbor.

Našu šablónu uložíme ako súbor s príponou .docm (súbor Word s podporou makier).

Stlačte kombináciu klávesov Alt+F8 (vyvolanie okna Makro).

V okne, ktoré sa otvorí, nastavte „Názov“ makra (napríklad SaveFiles) a v rozbaľovacom zozname „Makrá z“ vyberte náš súbor so šablónou (radšej vytváram makrá priamo v súbore, aby pracovať, aj keď je súbor otvorený na inom počítači). Kliknite na tlačidlo "Vytvoriť".

Na miesto, kde bliká kurzor, napíšte kód makra:

Dim DocNum ako Integer
Pre DocNum = 1 To ActiveDocument.MailMerge.DataSource.Reco rdCount
ActiveDocument.MailMerge.DataSource.Acti veRecord = DocNum
S ActiveDocument.MailMerge
.Cieľ = wdSendToNewDocument
.SuppressBlankLines = Pravda
S .DataSource
.FirstRecord = ActiveDocument.MailMerge.DataSource.Acti veRecord
.LastRecord = ActiveDocument.MailMerge.DataSource.Acti veRecord
Koniec s
.Execute Pause:=False
Koniec s
S ActiveDocument
.SaveAs Názov súboru:="C://Test/" & Číslo dokumentu, FileFormat:=wdFormatXMLDocument
.Zavrieť
Koniec s

Namiesto C://Test/ zadajte adresu priečinka, do ktorého chcete dokumenty uložiť.
Zatvoríme okno editora Visual Basic a vrátime sa do nášho dokumentu so šablónou.

Znova stlačte Alt+F8, v zozname vyberte makro SaveFiles a kliknite na tlačidlo „Spustiť“.

Kým počítač postupne vytvára a ukladá každý dokument, vy si môžete dať šálku kávy a koláčik. Alebo choďte domov spať, ak máte viac ako pár stoviek dokumentov :)

Súbory s príkladmi si môžete stiahnuť tu:
http://hrexcel.ru/download/excel4hr_istochnik_dannyh.xlsx
http://hrexcel.ru/download/excel4hr_shablon.docx

Experimentujte!

Teraz musíte vytvoriť zdroj údajov zlúčenia (adresy a priezviská príjemcov e-mailu).

1. V sekcii Výber príjemcov okno zlúčenie panel úloh, vyberte Vytvorenie zoznamu(obr. 8.6).

Ryža. 8.6. okno Výber príjemcov majstrov zlúčenie

2. Kliknite na príkaz Vytvorte V kapitole Vytvorenie zoznamu. Otvorí sa dialógové okno zobrazené na obr. 8.7.

Zdroj údajov zlúčenia je databáza pozostávajúca zo záznamov, na základe ktorých sa pomocou hlavného dokumentu vygeneruje konkrétna kópia listu. Všetky záznamy majú rovnaké dátové polia.

Niektoré z najbežnejších polí sú vopred uvedené v okne vytvorenia zdroja údajov. Z databázy môžete odstrániť nepotrebné polia a pridať svoje vlastné.

Ryža. 8.7. Vytvorenie zdroja údajov

Ostatné položky sekcie Výber príjemcov vám umožňujú vybrať existujúcu databázu, predtým vytvorenú vo Worde alebo v aplikácii, ako je Access, alebo adresár ako zdroj údajov.

Poznámka Prítomnosť dodatočných polí v zdroji údajov žiadnym spôsobom neovplyvňuje výsledok zlúčenia, ale spomaľuje program.

3. Kliknite na tlačidlo nastavenie. Otvorí sa dialógové okno zobrazené na obr. 8.8.

4. Zvýraznite položku Príťažlivosť.

5. Kliknite na tlačidlo Odstrániť vymažte zvýraznené pole.

Ryža. 8.8. Nastavenie polí zdroja údajov

Ryža. 8.9. Dialógové okno Zlúčiť príjemcov

6. Opakovaním krokov 4 a 5 odstráňte všetky polia okrem Name. Priezvisko, Organizácia, Adresa 1 A Index.

7. Kliknite na tlačidlo OK.

8. Kliknite na tlačidlo Zavrieť dialógové okná.

9. V dialógovom okne na uloženie dokumentu, ktoré sa otvorí, zadajte názov Hostia a kliknite na tlačidlo Uložiť. Obrázok zobrazený na obr. 8.9 dialógové okno Zlúčiť príjemcov, ktorá momentálne nemá žiadne záznamy.

10. Určite budete musieť v určitom okamihu zadať informácie do zdroja údajov. Kliknite na tlačidlo Zmeniť... urobiť to teraz. Otvorí sa formulár na zadanie údajov. Pridajme niekoľko záznamov. Neskôr zlúčenie vygeneruje presne toľko kópií hlavného dokumentu, koľko je záznamov v zdroji údajov.

11. Vyplňte polia formulára.

12. Ak chcete pridať ďalšiu položku, kliknite na tlačidlo Vytvorte záznam.

13. Zadajte niekoľko ďalších záznamov a preneste do nich informácie uvedené v tabuľke. 8.1.

TABUĽKA 8.1. Zlúčiť zdroj údajov

14. Kliknite na tlačidlo Zavrieť na uloženie databázy a potom na tlačidlo OK okno Príjemcovia.

Poznámka Ak chcete zmeniť informácie o zdroji údajov, kliknite na na paneli nástrojov zlúčenie na tlačidle Príjemcovia a potom v dialógovom okne, ktoré sa otvorí - na tlačidlo Zmeniť. Otvorí sa formulár zdroja údajov. Na navigáciu v zdrojových záznamoch použite tlačidlá najprv, späť, Vpred, Posledný v spodnej časti formulára.

Ryža. 8.10. Panel s nástrojmi zlúčenie

7 Prednáška č.8

Zlúčenie dokumentov.

Hromadná korešpondencia sa používa, keď potrebujete vytvoriť súbor dokumentov, ako sú adresné štítky alebo písmená na hlavičkovom papieri, ktoré sa odosielajú veľkému počtu zákazníkov. Každý list alebo nálepka obsahuje všeobecné aj individuálne informácie. Napríklad list by mal zákazníka osloviť priezviskom. Jednotlivé informácie pre každé písmeno alebo nálepku pochádzajú zo zdroja údajov.

Proces zlúčenia pozostáva z niekoľkých všeobecných krokov.

Nastavenie hlavného dokumentu. Hlavný dokument obsahuje text a grafiku, ktoré sú spoločné pre všetky verzie hlavného dokumentu, ako je spiatočná adresa alebo pozdrav na hlavičkovom papieri.

Pripojenie dokumentu k zdroju údajov. Zdroj údajov je súbor obsahujúci informácie, ktoré je potrebné vložiť do dokumentu, napríklad mená a adresy príjemcov listu.

Upravte zoznam príjemcov alebo položiek. Microsoft Office Word vytvorí kópiu hlavného dokumentu pre každú položku alebo záznam v dátovom súbore.

Pridanie textových zástupných symbolov (zlučovacích polí) do dokumentu Pri zlučovaní sa zlučovacie polia naplnia údajmi z dátového súboru.

Zobrazenie ukážky a dokončenie zlúčenia Pred tlačou celej sady kópií dokumentu si môžete prezrieť každú kópiu.

Príkazy tabulátora sa používajú na zlúčenie s poštou Bulletiny.

Zlúčiť môžete aj pomocou panela úloh zlúčenie, ktorá vám umožní vykonať celý proces krok za krokom. Ak chcete použiť panel úloh, v skupine Spustiť zlúčenie na karte Bulletiny vybrať položku Spustiť zlúčenie a potom ukážte Sprievodca zlúčením krok za krokom.

Nastavenie hlavného dokumentu

Spustite aplikáciu Word.

V predvolenom nastavení sa otvorí prázdny dokument. Nechajte to otvorené. Ak ho zatvoríte, príkazy, ktoré musíte vykonať v ďalšom kroku, už nebudú k dispozícii.

Na karte Mail v skupine zlúčenie vybrať tím Spustiť zlúčenie.

Kliknite na typ dokumentu, ktorý chcete vytvoriť.

Môžete napríklad vytvoriť nasledujúce typy dokumentov.

Sada obálok Spätné adresy na všetkých obálkach sú rovnaké, ale adresa príjemcu je v každom prípade jedinečná. Vyberte si položku Obálky a na karte Možnosti obálok dialógové okno Možnosti obálok Uveďte svoje preferencie týkajúce sa veľkosti obálky a formátovania textu.

Sada nálepiek s adresou Každá nálepka obsahuje meno a adresu, ktoré sú jedinečné. Vyberte si položku nálepky a v dialógovom okne Možnosti nálepky uveďte typ nálepky, ktorú potrebujete.

Sada dokumentov na hlavičkovom papieri alebo e-mailových správach Základný obsah všetkých listov alebo správ je rovnaký, ale každý z nich obsahuje informácie určené konkrétnemu príjemcovi, napríklad meno, adresu alebo iné informácie. Ak chcete vytvoriť tieto typy dokumentov, vyberte písmená alebo e-maily.

Adresár alebo priečinok Každá položka zobrazuje rovnaký typ informácií, ako je názov alebo popis, ale je jedinečný pre každú položku. Kliknite katalóg na vytvorenie tohto typu dokumentu.

Obnovenie fúzie

Ak potrebujete prerušiť prácu na zlučovaní, môžete uložiť hlavný dokument a pokračovať v zlučovaní neskôr. Microsoft Office Word uloží zdroj údajov a údaje polí. Ak ste použili panel úloh zlúčenie, Word sa vráti do bodu, v ktorom chcete obnoviť zlúčenie.

Keď ste pripravení pokračovať v zlučovaní, otvorte dokument.

Word požiada o potvrdenie otvorenia dokumentu, čím sa spustí príkaz SQL.

Keďže tento dokument je pripojený k zdroju údajov, kliknite Áno. Zobrazí sa text dokumentu spolu so všetkými vloženými poľami.

Pripojenie dokumentu k zdroju údajov

Ak chcete vykonať zlúčenie údajov v hlavnom dokumente, musíte dokument pripojiť k zdroju údajov alebo údajovému súboru.

Výber dátového súboru

Na karte Mail v skupine zlúčenie vybrať tím Vyberte príjemcov.

Nasleduj tieto kroky:

Otvorte dokument programu Microsoft Word. Tento dokument musí obsahovať jednu tabuľku. Prvý riadok tabuľky by mal obsahovať nadpisy a zvyšné riadky by mali obsahovať položky, ktoré by mali byť zahrnuté v zloženom dokumente. Zdroj údajov hlavičky môžete použiť aj ako zdroj údajov (Zdroj údajov hlavičky. Dokument obsahujúci riadok hlavičky (alebo záznam), ktorý sa používa na zlúčenie zadaného zdroja údajov s hlavným zlučovacím dokumentom.).

Spresnenie zoznamu príjemcov alebo položiek

Ak sa pripájate ku konkrétnemu súboru údajov, možno nebudete chcieť preniesť údaje všetkých záznamov súboru údajov do hlavného dokumentu.

Ak chcete obmedziť zoznam príjemcov alebo použiť podmnožinu položiek dátového súboru, postupujte takto:

Na karte Mail v skupine zlúčenie vybrať tím Upraviť zoznam.

V dialógovom okne Zlúčiť destinácie

Výber jednotlivých záznamov Táto metóda je najužitočnejšia, ak je zoznam krátky. Začiarknite políčka vedľa tých príjemcov, ktorí by mali byť zahrnutí do zoznamu, a zrušte začiarknutie políčok vedľa tých príjemcov, ktorí by mali byť zo zoznamu vylúčení.

Ak viete, že do hlavného dokumentu chcete zahrnúť len niekoľko záznamov, môžete zrušiť začiarknutie políčka v záhlaví a potom vybrať iba požadované záznamy. Podobne, ak chcete do dokumentu zahrnúť väčšinu zoznamu, začiarknite políčko v záhlaví a potom zrušte začiarknutie položiek, ktoré nechcete zahrnúť.

Triedenie záznamov Kliknite na hlavičku stĺpca položky, podľa ktorej chcete zoradiť. Zoznam je zoradený abecedne vo vzostupnom poradí (A až Z).

Filtrovanie záznamov Táto funkcia je užitočná, ak zoznam obsahuje položky, ktoré nechcete vidieť alebo zahrnúť do hlavného dokumentu.

Pridajte do dokumentu textové zástupné symboly (zlučovacie polia).

Po pripojení hlavného dokumentu k súboru s údajmi môžete zadať text dokumentu a pridať textové zástupné symboly, aby ste označili, kde sa majú v každej kópii dokumentu objaviť jedinečné údaje.

Textové zástupné symboly, ako napríklad adresa alebo pozdrav, sa nazývajú zlučovacie polia. Polia vo Worde zodpovedajú zvýrazneným hlavičkám stĺpcov v dátovom súbore.

Stĺpce údajového súboru predstavujú kategórie údajov. Polia pridané do hlavného dokumentu sú textové zástupné symboly pre tieto kategórie.

Riadky dátového súboru predstavujú dátové záznamy. Keď vykonáte hromadnú korešpondenciu, Word vytvorí kópiu hlavného dokumentu pre každý záznam.

Pri umiestňovaní poľa do hlavného dokumentu sa predpokladá, že na jeho mieste by sa mala objaviť určitá kategória údajov, ako napríklad priezvisko alebo adresa.

Poznámka. Keď vložíte zlučovacie pole do hlavného dokumentu, názov poľa je vždy uzavretý v dvojitých hranatých zátvorkách (""). V zložených dokumentoch sa tieto zátvorky nepoužívajú na zdôraznenie. Umožňujú iba rozlíšiť polia v hlavnom dokumente od normálneho textu.

Čo sa stane počas zlúčenia

Pri zlučovaní údaje v prvom riadku dátového súboru nahradia polia v hlavnom dokumente, čím sa vytvorí prvý zložený dokument. Údaje v druhom riadku dátového súboru nahradia polia, aby vytvorili druhý zložený dokument atď.

Príklady práce s poľami

Do hlavného dokumentu môžete pridať ľubovoľný nadpis stĺpca z dátového súboru ako pole. To vám dáva určitú flexibilitu pri navrhovaní hlavičkových papierov, štítkov, e-mailov a iných zložených dokumentov.

Polia môžete kombinovať a oddeľovať pomocou interpunkčných znamienok. Ak chcete napríklad vygenerovať presnú adresu, musíte do hlavného dokumentu vložiť nasledujúce polia:

"Meno Priezvisko"

"Dom a ulica"

"Mesto", "Región", "PSČ"

Pre bežné prípady použitia, ako sú bloky adries alebo uvítacie riadky, Word poskytuje zložité polia – kombináciu viacerých polí. Príklady sú uvedené nižšie.

Pole Blok adresy je kombináciou niekoľkých polí vrátane mena, priezviska, domu a ulice, mesta a PSČ.

Pole Riadok pozdravu môže obsahovať jedno alebo viac polí s menom, v závislosti od použitých pozdravných slov.

Obsah každého z komplexných polí je možné zodpovedajúcim spôsobom prispôsobiť. Môžete si napríklad vybrať formálny názov adresy (Mr. Andrey Alfirovich Jr.) a v adrese použiť „Pre“ namiesto „Vážený“.

Mapovanie zlučovacích polí na dátový súbor

Aby ste zabezpečili, že Word nájde stĺpec v dátovom súbore, ktorý zodpovedá každej adrese alebo prvku pozdravu, musíte namapovať polia hromadnej korešpondencie vo Worde na stĺpce v dátovom súbore.

Ak chcete polia zhodovať, vyberte Výber poľa v skupine Vytvorte dokument a vložte polia na karte Bulletiny.

Otvorí sa dialógové okno Výber poľa.

Prvky adresy a pozdravu sa zobrazia vľavo. Vpravo sa zobrazia nadpisy stĺpcov z dátového súboru.

Word hľadá príslušný stĺpec pre každý prvok. Obrázok ukazuje, že Word automaticky našiel zhodu pre stĺpec Priezvisko pole dátového súboru Priezvisko. Nedokázal však dať do kontrastu ostatné prvky. Konkrétne v tomto dátovom súbore Word nenašiel zhodu pre pole názov.

V zozname vpravo môžete zvýrazniť stĺpec dátového súboru zodpovedajúci prvku vľavo. Teraz obrázok ukazuje, že stĺpec názov zodpovedá poli názov. Na poliach nie je nič zlé Príťažlivosť, Jedinečný identifikátor A Priezvisko nenašla sa žiadna zhoda. Hlavný dokument nemusí používať každé pole. Ak pridáte pole, pre ktoré nie sú v dátovom súbore žiadne údaje, zobrazí sa v hlavnom dokumente ako prázdny zástupný symbol textu – zvyčajne prázdny reťazec alebo skryté pole.

Zadávanie obsahu a pridávanie polí

V hlavnom dokumente kliknite na miesto, kam chcete pole vložiť.

Použite skupinu Vytvorte dokument a vložte polia na karte Bulletiny.

Pridajte niektorú z nasledujúcich položiek.

Blok adresy s menom, poštovou adresou a ďalšími informáciami

Vyberte si položku Blok adresy.

V dialógovom okne Vloženie bloku adresy vyberte požadované prvky adresy a formáty zobrazenia a potom kliknite OK.

Výber poľa, potom Word nemohol nájsť niektoré informácie potrebné pre blok adresy. Kliknite na šípku vedľa (žiadna zhoda)

Uvítacia linka

Vyberte si položku Uvítacia linka.

Vyberte formát riadku s pozdravom, ktorý obsahuje pozdrav, názov a interpunkčné znamienko, ktoré nasleduje za menom.

Text riadku s pozdravom vyberte pre prípady, keď meno príjemcu nie je dostupné, napríklad keď zdroj údajov neobsahuje meno alebo priezvisko príjemcu, ale iba názov spoločnosti.

Kliknite na tlačidlo OK.

Ak sa zobrazí dialógové okno Výber poľa, potom Word nemohol nájsť nejaké informácie potrebné pre uvítací riadok. Kliknite na šípku vedľa (žiadna zhoda) a potom zvýraznite zodpovedajúce pole v zdroji údajov, ktoré chcete zlúčiť.

Jednotlivé polia

Informácie je možné vkladať z jednotlivých polí, ako je priezvisko, telefónne číslo alebo výška príspevku darcu. Ak chcete rýchlo pridať pole z dátového súboru do hlavného dokumentu, kliknite na šípku vedľa zoznamu Vloženie dátového poľa a potom vyberte názov poľa.

Ak chcete použiť viac možností pri vkladaní jednotlivých polí do dokumentu, postupujte takto:

Na karte Mail v skupine Nahrávanie a pridávanie polí vybrať tím Vložte zlučovacie pole.

V dialógovom okne Vloženie dátového poľa Vykonajte jednu z nasledujúcich akcií.

Ak chcete vybrať polia adresy, ktoré sa budú automaticky zhodovať s poliami zdroja údajov, aj keď polia zdroja údajov majú rôzne názvy, vyberte Polia adresy.

Ak chcete zvýrazniť polia, ktoré vždy používajú údaje priamo zo stĺpca dátového súboru, vyberte Databázové polia.

Na zozname Polia Kliknite na požadované pole.

Kliknite na tlačidlo Vložiť, a potom Zavrieť.

Ak sa zobrazí dialógové okno Výber poľa, potom Word nemohol nájsť niektoré informácie potrebné na vloženie poľa. Kliknite na šípku vedľa (žiadna zhoda) a potom zvýraznite zodpovedajúce pole v zdroji údajov, ktoré chcete zlúčiť.

• Vlastné polia zo zoznamu kontaktov programu Outlook

Jediný spôsob, ako zahrnúť vlastné polia zoznamu kontaktov do hlavného dokumentu, je spustiť hromadnú korešpondenciu z programu Outlook. Najprv musíte nakonfigurovať zobrazenie zoznamu kontaktov pomocou presne tých polí, ktoré by sa mali použiť počas zlučovania. Potom môžete začať spájať. Po vykonaní všetkých potrebných nastavení sa Word automaticky otvorí a môžete dokončiť hromadnú korešpondenciu.

Formátovanie výsledkov zlúčenia

Ak chcete formátovať údaje obsiahnuté v dokumente, vyberte pole hromadnej korešpondencie a naformátujte ho rovnakým spôsobom, ako formátujete akýkoľvek iný text. Výber musí obsahovať dvojité úvodzovky ( « » ) okolo poľa.

Ukážka a dokončite zlúčenie

Po pridaní všetkých polí do hlavného dokumentu si môžete zobraziť ukážku výsledkov zlúčenia. Pred skutočným dokončením zlúčenia môžete skontrolovať zlúčené dokumenty a v prípade potreby vykonať príslušné zmeny.

Ak chcete zobraziť, vykonajte v skupine jeden z nasledujúcich krokov Zobraziť výsledky karty Bulletiny :

Kliknite Zobraziť výsledky.

Prechádzajte každým zloženým dokumentom stránku po strane pomocou tlačidiel Ďalší záznam A Predchádzajúci príspevok v skupine Zobraziť výsledky.

Zobrazte konkrétny dokument pomocou príkazu Nájdite príjemcu.

Dokončenie zlúčenia

Je možné vytlačiť alebo upraviť viacero dokumentov jednotlivo. Dá sa to urobiť pre všetky dokumenty alebo pre podskupinu dokumentov.

Vyberte, či chcete upraviť celú množinu dokumentov, len aktuálne zobrazenú kópiu alebo podmnožinu dokumentov označenú zadaným číslom záznamu. Word uloží kópie, ktoré chcete upraviť, ako jeden súbor oddelený zlommi strán.

Uloženie hlavného dokumentu

Pamätajte, že zložené dokumenty sa ukladajú oddelene od hlavného dokumentu. Je užitočné ponechať hlavný dokument oddelený, pretože to môže byť užitočné pri vykonávaní následných zlúčení.

Z článku v predchádzajúcom čísle sme sa dozvedeli, že metóda zlúčenia umožňuje vytvárať zdroj údajov pomocou Wordu. V tomto článku sa pozrieme na to, ako možno získať informácie o zdroji údajov z tabuľky programu Excel.

Zdroj údajov je možné použiť vo verziách Wordu 2000/2002/2003/2007, ale proces jeho vytvorenia je rovnaký pre akúkoľvek verziu Wordu. Poďme si teda popísať algoritmus na vytvorenie zdroja údajov:

1. Otvorte Excel.
2. V tabuľke, ktorá sa zobrazí, v bunke A1 zadajte názov prvého poľa (napr. krajina), v B1 – druhý (napr. index) atď. (obr. 1).

Ryža. 1. Tabuľka údajov

Pomocou tabuľkyWord 2000/2002

1. Otvorte alebo vytvorte hlavný dokument v programe Word.
2. zlúčenie tlačidlo ( Dialógové okno Zlúčiť).
3. zlúčenie v druhom kroku vyberte tlačidlo Získajte údaje, a zo zoznamu - Otvorený zdroj údajov(obr. 2).

Ryža. 2. Rozbaľovací zoznam Otvorený zdroj údajov

1. V novom dialógovom okne Otvorenie zdroja údajov z rozbaľovacieho zoznamu Typ súboru vyberte knihyPANIExcel.
2. Otvorte vybraný súbor kliknutím na tlačidlo OTVORENÉ.
3. V zobrazenom dialógovom okne MicrosoftExcel(obr. 3) zadajte rozsah alebo názov.

Ryža. 3. Okno MicrosoftExcel

Výsledný súbor Excel sa stal akoby „zviazaný“ ako zdroj údajov, takže teraz môžete do hlavného dokumentu vložiť zlučovacie polia a tiež zlúčiť zdroj údajov s hlavným dokumentom, ako je vysvetlené v predchádzajúcom článku.

Pravidlo na výber záznamov na zahrnutie do procesu zlúčenia s hlavným dokumentom

Záznamy, ktoré spĺňajú určité špecifikované kritériá, môžu byť zahrnuté do procesu zlúčenia. Odkazy sa používajú na výber záznamov ALEBO, A.

Ak chcete nastaviť kritériá výberu:

1. Otvorte hlavný dokument.
2. Vyberte z panela nástrojov zlúčenie tlačidlo ( Dialógové okno Zlúčiť).
3. V dialógovom okne zlúčenie v treťom kroku vyberte tlačidlo Výber záznamy.

V dôsledku toho sa zobrazí dialógové okno Výber záznamov.

1. V záložke Výber záznamov dialógové okno Výber záznamov v stĺpci Lúka Z rozbaľovacieho zoznamu vyberte názov poľa, na hodnotu ktorého sa podmienka použije.
2. V stĺpci Operátor vyberte operáciu porovnávania.
3. V stĺpci Význam Zadajte hodnotu na porovnanie.
4. Po nastavení všetkých kritérií zatvorte okno Výber záznamov stlačením tlačidla OK(obr. 4) .

Ryža. 4. Okno Výber záznamov

1. V dialógovom okne zlúčenie kliknite na tlačidlo Zlúčiť alebo na paneli nástrojov zlúčenie stlač tlačidlo ( Zlúčenie do nového dokumentu).

Pomocou tabuľkyExcel ako zdroj údajov vWord 2003

1. Na jedálnom lístku servis vybrať tím Listy a korešpondencie a potom príkaz zlúčenie.
2. Na paneli úloh, ktorý sa otvorí zlúčenie, pomocou tlačidla ďalej prejdite do tretej fázy sprievodcu Výber príjemcu, potom kliknite na príkaz
3. Nájdite požadovaný excelovský tabuľkový súbor a otvorte ho dvojitým kliknutím naň.
4. Potvrďte, že prvý riadok údajov obsahuje hlavičky stĺpcov (toto sú zlučovacie polia) (obrázok 5).

Ryža. 5. Okno Vyberte tabuľku

Poznámka. V okne Zlúčiť príjemcov záznamy môžete upravovať.

1. Prejdite na štvrtý krok a vyberte príkaz
2. V zobrazenom dialógovom okne Pridajte zlučovacie pole(Obr. 6) vyberte pole zo zoznamu, pričom najprv umiestnite kurzor myši na miesto v hlavnom dokumente, kde sa má nachádzať zlučovacie pole.

Ryža. 6. Dialógové okno Pridajte zlučovacie pole

Zaviazať sa o Je potrebné vybrať záznamy, ktoré sa majú zahrnúť do procesu zlučovania s hlavným dokumentom v programe Word 2003, prejdite do tretej fázy, vyberte príkaz av dialógovom okne Zlúčiť príjemcov(obr. 7) zrušte začiarknutie políčka R pri položke, na ktorú sa nemá posielať text hlavného dokumentu.

Ryža. 7. Dialógové okno Zlúčiť príjemcov

Pomocou tabuľkyExcel ako zdroj údajov vWord 2007

1. Na karte Newsletter v skupine zlúčenie vybrať tím Vyberte príjemcov.
2. Vyberte (obr. 8), v dialógovom okne nájdite požadovaný súbor Výber zdroja údajov a otvorte ho.

Ryža. 8. Výber tímu Použiť existujúci zoznam

Poznámka. Po výbere súboru sa aktivujú príkazy karty

1. Kliknite na Zmeniť zoznam polí keď sa zoznam zmení.
2. Kliknite na Vložte zlučovacie pole a vyberte pole zo zoznamu, pričom najprv umiestnite kurzor myši na miesto v hlavnom dokumente, kde by sa malo nachádzať zlučovacie pole.

Výber záznamov, ktoré sa majú zahrnúť do procesu hromadnej korešpondencie v programe Word 2007

1. V záložke Bulletiny v skupine Spustiť zlúčenie Stlačte tlačidlo Vyberte príjemcov a vyberte z rozbaľovacieho zoznamu ponuky Použiť existujúci zoznam.
2. Nájdite požadovaný excelovský tabuľkový súbor a otvorte ho dvojitým kliknutím naň.
3. Potvrďte, že prvý riadok údajov obsahuje hlavičky stĺpcov (toto sú zlučovacie polia).
4. V záložke Bulletiny v skupine Spustiť zlúčenie vyberte Zmeňte zoznam príjemcov.

5. V dialógovom okne Zlúčiť príjemcov (obr. 9) zrušte začiarknutie políčka R pri položke, do ktorej nechcete poslať text hlavného dokumentu.

Ryža. 9. Okno Zlúčiť príjemcov

Kľúčové výhody používania Excelu ako zdroja údajov pre proces zlúčenia

1. Úspora času, pretože nie je potrebné vykonávať tú istú prácu opakovane.

2. Automatizácia pracovného postupu vytvorením viacerých kópií šablóny dokumentu s rôznymi detailmi.

3. Pohodlie a jednoduchosť vykonávania práce, ktorá pozostáva len z troch etáp: vytvorenie hlavného dokumentu, vytvorenie zdroja údajov a ich priame spojenie.

G.A. Šerová, prof. RSUH